La Clinton Health Access Initiative, Inc. (CHAI) recrute un (e) :
Directeur adjoint, Finances et Opérations
Détails
CHAI RDC recrute un Directeur adjoint des finances et des opérations pour son bureau de Kinshasa. Sous la responsabilité du Directeur pays et en étroite collaboration avec les équipes Finance et Opérations internationales de Boston, le/la titulaire du poste est chargé(e) de la gestion financière et opérationnelle globale. Cela inclut une comptabilité rigoureuse et ponctuelle, des contrôles internes stricts, la conformité aux obligations légales et aux exigences des bailleurs de fonds, des rapports financiers pertinents et une supervision efficace des achats et des opérations. Ce rôle garantit l’intégrité des systèmes financiers, l’utilisation efficiente des ressources et un soutien opérationnel optimal pour la mise en œuvre des programmes. Le/La Directeur(trice) adjoint(e) pilotera les fonctions finance, achats, logistique et administration, en renforçant les systèmes, les processus et les capacités de l’équipe pays afin d’atteindre les objectifs programmatiques et organisationnels.
Responsabilités
Gestion financière et rapports
- Garantir l’exactitude et la saisie en temps voulu des écritures comptables ; gérer les clôtures de fin de mois et de fin d’année et les soumissions au service financier de Boston.
- Préparer les rapports financiers mensuels, les analyses de variance et les rapports de gestion pour les CD/PM.
- Maintenir l’intégrité du bilan grâce à des rapprochements mensuels (banque, trésorerie, avances, charges à payer, actifs).
- Gérer les affectations de coûts et les indemnités journalières des employés ; tenir à jour les guides d’affectation des dépenses.
Conformité, contrôles et préparation à l’audit
- Examiner et approuver les bons en s’assurant que les coûts sont raisonnables, admissibles et imputables par donateur et conformément à la politique en vigueur.
- Maintenir une documentation rigoureuse et une conservation adéquate des documents à des fins d’audit ; apporter un soutien aux audits internes et externes.
- Mettre en œuvre et surveiller les contrôles internes (correspondance à trois voies, approbations, seuils, délégation de pouvoir).
- Assurer la coordination avec le siège social en matière d’harmonisation des politiques, de correction des problèmes constatés et d’amélioration continue.
Trésorerie, paie et obligations légales
- Gérer les flux de trésorerie, les comptes bancaires et la liquidité pour les activités sur le terrain.
- Superviser le traitement et la vérification de la paie ; assurer la conformité aux obligations fiscales, de retraite, d’indemnités de départ et d’assurance.
- Déposer les déclarations légales dans les délais impartis ; tenir à jour les rapprochements justificatifs.
Budget, subventions et soutien aux partenaires
- Appuyer l’élaboration du budget, les prévisions révisées, le suivi des projets en cours et la production de rapports sur les subventions.
- Fournir des conseils financiers aux chefs de projet ; analyser les écarts et proposer des mesures correctives.
- Renforcer la surveillance financière des sous-bénéficiaires/partenaires, le cas échéant.
Approvisionnement et opérations
- Diriger la planification et l’exécution des achats conformément aux politiques de CHAI et aux exigences des donateurs.
- Garantir des processus d’approvisionnement transparents, concurrentiels et conformes (appels d’offres, soumissions, sélection des fournisseurs).
- Élaborer et tenir à jour les listes de fournisseurs, les contrats et les évaluations de performance des fournisseurs.
- Superviser la logistique et la gestion de la chaîne d’approvisionnement, y compris le contrôle des stocks, la gestion des actifs et la distribution des produits du programme.
- Gérer l’administration du bureau, les installations et les services opérationnels afin d’assurer un soutien efficace aux équipes de programme.
- Établir et suivre les indicateurs de performance opérationnels (délais de cycle d’approvisionnement, performance des fournisseurs, efficacité logistique).
- Veiller au respect des politiques de l’organisation, des règles d’approvisionnement des donateurs et des réglementations locales.
- Diriger la gestion des risques opérationnels, notamment la prévention de la fraude, la protection des données et la planification de la continuité des activités.
Systèmes et archives
- Administrer le système de gestion financière (par exemple, QuickBooks) ; garantir l’intégrité des données et les contrôles d’accès des utilisateurs.
- Tenir à jour les registres financiers et opérationnels conformément à la politique de conservation des documents, et favoriser l’amélioration des processus.
- Introduire des outils numériques et l’automatisation pour renforcer l’efficacité des achats et des opérations.
Gestion des personnes et des parties prenantes
- Superviser et développer le personnel des finances et des opérations ; renforcer les capacités en matière de politiques, de systèmes et de règles des donateurs.
- Collaborer avec les responsables de programme, le directeur de la création, le service des finances/opérations du siège et les donateurs/auditeurs pour assurer la cohérence.
- Fournir des contributions stratégiques aux dirigeants du pays en matière de viabilité financière et d’efficacité opérationnelle
Qualifications
- Licence en comptabilité, finance, administration des affaires, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou domaine connexe ; certification CPA/ACCA/CIMA préférée.
- Plus de 8 ans d’expérience progressive en gestion financière et opérationnelle, de préférence au sein d’organisations financées par des donateurs ou d’organisations à but non lucratif.
- Solide connaissance des exigences des donateurs, des réglementations en matière de marchés publics et des exigences légales locales.
Compétences techniques
- Maîtrise avancée de MS Excel et solide connaissance des systèmes d’exploitation Microsoft.
- Connaissance pratique des systèmes ERP de comptabilité et d’approvisionnement ; expérience avec QuickBooks requise. La connaissance d’Unit4/Agresso ou d’autres plateformes ERP est un atout.
- Expertise avérée en matière de planification des approvisionnements, de gestion des fournisseurs et d’opérations logistiques.
Compétences comportementales et de leadership
- Intégrité et fiabilité exemplaires, alliées à de solides qualités de leadership.
- Excellentes aptitudes relationnelles et de communication ; capacité d’influencer les cadres supérieurs et les pairs.
- Excellentes aptitudes d’analyse et de résolution de problèmes.
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement multiculturel.
- Proactifs et réactifs aux besoins urgents des programmes et des opérations.
