Depuis 1979, nous aidons les personnes confrontées aux difficultés les plus extrêmes à survivre et à prospérer. C’est le cœur de notre approche : nous aidons les communautés à transformer la crise en opportunité. Tout au long de son histoire, Mercy Corps a fait preuve d’innovation, de rapidité et de capacité à s’adapter rapidement aux réalités changeantes.
Assistant aux opérations
L’assistant aux opérations devra :
- L’assistant aux opérations supervisera les fonctions de soutien administratif et logistique du bureau de Mercy Corps.
- Prendre des dispositions de voyage et d’hébergement pour le personnel,
- Prendre des dispositions pour toutes les formations, ateliers, réunions et l’administration générale quotidienne en termes d’entretien et de réparation des complexes et des équipements.
- Aider le directeur des opérations à gérer l’inventaire régulier et les actifs.
- Fournir des rapports mensuels sur l’utilisation du générateur, la gestion de la flotte, la gestion de la location des installations, la messagerie et l’expédition.
- Assurer le suivi auprès de l’unité financière pour s’assurer que les comptes des prestataires de services sont réglés à temps.
- Lisez et comprenez clairement la politique de gestion des actifs sur le terrain de Mercy Corps, la politique de gestion des installations et des bureaux sur le terrain et la politique de gestion des entrepôts sur le terrain.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE :
Administration:
- Lisez et comprenez clairement le manuel d’administration sur le terrain de Mercy Corps et toutes les procédures.
- Soutien à la gestion des bureaux et capacité et volonté d’intervenir en cas de besoin
- Établit et maintient des systèmes de classement appropriés pour la correspondance du bureau. Recevoir et expédier le courrier.
- Veiller à ce que le bureau soit géré de manière professionnelle et responsable, y compris l’accueil des invités, le nettoyage, les tâches de réceptionniste et les contacts généraux et la liaison avec les agences extérieures.
- Assurez-vous que le bureau dispose de suffisamment de fournitures de bureau.
- Soutenir la gestion des consommables de bureau (matériel de bureau comme la papeterie, le nettoyage et l’hygiène) : cela comprendra la collecte des demandes chaque mois, le maintien du stock et le suivi de l’utilisation.
- Effectuer les réservations d’hôtel pour tous les voyageurs, locaux et internationaux, et prendre d’autres dispositions de voyage pertinentes, y compris le partage du pack de bienvenue et du téléphone avec les visiteurs entrants.
- Assurez-vous que toutes les dispositions logistiques sont prises et communiquées aux visiteurs et au personnel du MC.
- Examinez les factures des hôtels avec lesquels Mercy Corps a un accord et préparez les paiements.
Gestion de flotte
- Conduire les véhicules MC selon les besoins des activités de MC.
- Respectez tous les protocoles de sécurité et de communication conformément aux politiques et procédures de Mercy Corps.
- Assurance (gestion, renouvellement et réclamations des contrats d’assurance automobile)
- Coordination de l’immatriculation des véhicules (immatriculation des nouveaux véhicules, équipement, suivi, marquage et renouvellement)
- Coordination de la maintenance/entretien (surveillance des contrôles quotidiens des véhicules, entretien de routine des véhicules,
- Suivi de la gestion du carburant (gestion des cartes de recharge de carburant, rapport sur la consommation de carburant, rapport mensuel sur le kilométrage privé en carburant et générateur).
- Gestion des feuilles de journal (surveillance quotidienne des feuilles de journal des véhicules, examen des feuilles de journal des véhicules, rapports mensuels sur les feuilles de journal des véhicules au financement)
- Superviser la gestion des services de location de voitures (gestion des contrats, suivi des véhicules et des chauffeurs de location de voitures conformément à la norme MCN, organisation logistique – attribution des locations de voitures selon les besoins, traitement des paiements, maintenance du mécanisme de rétroaction)
- Gestion de la documentation de la flotte : tenir des registres pour tous les véhicules
Gestion d’entrepôt
- Recevez les marchandises et vérifiez la quantité avec les notes de marchandises reçues.
- Maintenir et assurer que les fiches de stock et les fiches de bacs de l’entrepôt sont mises à jour quotidiennement.
- Maintenir et mettre à jour quotidiennement les stocks disponibles.
- Expédier les marchandises depuis l’entrepôt en utilisant les procédures MC appropriées, les formulaires de libération du magasin et les lettres de voiture.
- Effectuez un empilage correct des articles dans l’entrepôt pour faciliter le comptage physique.
- Effectuer des inventaires physiques mensuels des articles dans l’entrepôt.
- Assurez-vous que l’entrepôt est propre et exempt de toute infestation.
Gestion d’actifs
- Aider le responsable des opérations à gérer, suivre, étiqueter les actifs et à effectuer l’inventaire régulier,
- Aider le responsable des opérations dans le rapprochement physique et financier de tous les actifs, la tenue précise des registres de tous les actifs, des actifs des donateurs et des éléments exceptionnels qui nécessitent un enregistrement et un suivi des mouvements.
- Aider à l’enregistrement des actifs dans les bureaux du MCN.
- Aider à l’étiquetage des actifs et à l’inventaire régulier.
- Sortie des actifs : enregistrement/retrait de l’équipement appartenant à Mercy Corps au personnel autorisé en utilisant les procédures et formulaires standard de Mercy Corps décrits dans le manuel de gestion des actifs.
- Mouvement d’actifs : accompagnement dans le remplissage des formulaires de mouvement d’actifs.
- Responsable de la préparation en temps opportun de la documentation de tout mouvement d’actifs dans les formats de Mercy Corps.
- Comptage physique : soutenir la réalisation de contrôles trimestriels aléatoires des actifs dans tous les bureaux extérieurs,
- Suivi des actifs : maintenir le stock des actifs de Mercy Corps qui ne sont pas empruntés et qui ne sont pas utilisés.
- Élimination des actifs : soutien en veillant à ce que tous les articles perdus, endommagés, vendus et volés (ou autres) soient correctement enregistrés dans un formulaire d’élimination des actifs approuvé.
Acquisition d’installations
- Recevoir une demande/information sur la sélection de propriété.
- Demande d’ouverture de bail immobilier (PLIR)
- Mémo de sélection de propriété Raise
- Traiter le paiement
- Coordination des contrats de location
- Renouvellement des contrats de location.
Puissance/Énergie
- Gestion diesel des générateurs en prenant en charge, gérant et surveillant la consommation diesel des générateurs, en garantissant l’absence de mauvaise manipulation et de stockage, de mauvais état mécanique des générateurs ou de situations de surcharge.
- Tenir à jour les feuilles de journal du générateur (journaux de fonctionnement, de réparation et de maintenance)
- Tenir à jour et suivre quotidiennement et signaler mensuellement le journal des achats de diesel et de consommables.
- Maintenir le contrat-cadre de fourniture de diesel et de réparation/maintenance de générateur
- S’assurer que le stockage du diesel est autorisé dans le cadre de la législation nationale/régionale et garantir l’atténuation des risques pour le carburant stocké contre les risques d’incendie
- Surveillez la garantie et les détails de la garantie des générateurs.
- Entretenir et garantir que les systèmes solaires sont opérationnels et signaler tout problème au superviseur.
Courrier/Expédition :
- Engager le prestataire de services pour les services de répartition.
- Recevoir des demandes d’expédition.
- Suivi des expéditions.
- Processus d’expédition Fournisseur Services Paiement.
- Examiner et surveiller le contrat des fournisseurs de services de messagerie.
Autres
- Se comporter tant sur le plan professionnel que personnel de manière à faire honneur à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire au Nigéria.
- Autres tâches assignées.
CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE :
- Un diplôme dans un domaine commercial pertinent est souhaité.
- Trois années d’expérience avérée de conduite dans une OING.
- Une année d’expérience en gestion des stocks, en opérations logistiques ou en administration de bureau.
- Solides compétences organisationnelles : capacité à interagir efficacement avec le personnel international et national.
- Compétences informatiques sur les programmes MS Excel, MS Access et MS Word.
- Expérience antérieure en gestion de flotte.
- Doit être un local avec une connaissance approfondie et une familiarité avec la zone d’intervention.
- La maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est fortement souhaitée. La maîtrise du haoussa est un atout supplémentaire.
- Une volonté de voyager dans toutes les zones du projet dans la zone de responsabilité assignée.
