Le Bureau de l’UNHCR a été créé le 14 décembre 1950 par l’Assemblée générale des Nations Unies. L’agence a pour mandat de diriger et de coordonner l’action internationale visant à protéger les réfugiés et à résoudre les problèmes des réfugiés dans le monde entier.
Poste 1 : Assistante principale à l’approvisionnement
Mandat
Expérience de travail antérieure d’au moins 2 ans dans un poste similaire.
- Une expérience de travail au sein d’une organisation des Nations Unies ou d’une organisation humanitaire internationale est fortement souhaitée.
- Solide expérience en matière d’approvisionnement. La connaissance de l’entreposage est un atout supplémentaire (mais secondaire à l’expérience de l’approvisionnement).
- Une capacité avérée de pensée critique et analytique est essentielle.
- Excellentes compétences dans la planification et l’organisation des activités.
- Posséder de bonnes compétences dans la collaboration avec différentes parties prenantes.
Le HCR encourage vivement les femmes qualifiées à postuler. Le HCR s’efforce de faire en sorte que les employés masculins et féminins aient des chances égales en matière de carrière.
Le HCR s’engage à atteindre la diversité de sa main-d’œuvre en termes de sexe, de handicap, de statut matrimonial ou de partenariat civil, de race, de couleur ou d’origines ethniques et nationales, de religion ou de croyance, ou d’orientation sexuelle. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.
Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats handicapés sur demande, afin de soutenir leur participation au processus de recrutement. Un test écrit peut être administré pour cette fonction.
Description de poste standard
L’adjoint principal aux approvisionnements fournit un soutien en matière d’approvisionnement à toutes les activités relatives à la fonction de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement et l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement, l’entreposage, la gestion des actifs et de la flotte et la surveillance dans la zone de responsabilité.
Le titulaire du poste est supervisé par un poste d’approvisionnement de niveau supérieur et reçoit régulièrement des conseils et des instructions du superviseur sur les étapes successives. Il/elle travaille de manière autonome sur des tâches courantes tout en suivant les instructions du superviseur sur des questions plus complexes. Le titulaire peut avoir des contacts de travail sur des questions spécifiques avec d’autres bureaux du HCR, des agences des Nations Unies, des ONG, des partenaires gouvernementaux et des entrepreneurs commerciaux dans la région afin de faciliter l’exécution de la fonction d’approvisionnement. Le titulaire a pour mission d’appuyer la gestion des ressources matérielles dans la zone géographique couverte, tout en faisant preuve d’efficacité dans l’utilisation de ces ressources.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exécution de leurs tâches telles qu’elles sont définies dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR, qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et les instructions administratives du HCR, ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière compatible avec les compétences de base, fonctionnelles, inter fonctionnelles et de gestion ainsi qu’avec les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Devoirs
- Conformément aux règles et procédures de la chaîne d’approvisionnement, soutenir les activités d’approvisionnement connexes pour faciliter les processus de bout en bout du HCR aboutissant à une livraison rapide et de qualité des biens et services aux personnes relevant de la compétence du HCR.
- Appliquer la stratégie d’approvisionnement et d’achat du HCR lors de la planification de l’achat de produits et de services importants.
- Initier le dédouanement des envois, rédiger les demandes d’exemption et assurer la liaison avec les agents locaux.
- Soutenir la gestion de l’entrepôt et aider à la planification des livraisons de biens et de services, et fournir des informations sur l’état des demandes et la disponibilité des articles dans la chaîne d’approvisionnement.
- Tenir des registres précis et complets sur les activités d’approvisionnement et fournir des rapports et des mises à jour périodiquement et sur demande.
- Examiner les demandes d’achat pour s’assurer de la conformité et assurer la liaison avec les demandeurs.
- Préparer les demandes de devis et les appels d’offres, produire les totalisations des soumissions et préparer les bons de commande pour approbation.
- Expédier les bons de commande approuvés et assurer le suivi de la livraison des marchandises et des services commandés.
- Fournir des informations sur toutes les activités d’approvisionnement dans le cadre de l’AoR.
- Produire des rapports standard sur la gestion des actifs et d’autres informations sur les actifs, périodiquement et sur demande.
- Maintenir des données précises dans tous les systèmes d’entreprise pertinents. Compiler des renseignements statistiques sur les questions liées à la chaîne d’approvisionnement qui aideront à la prise de décisions.
Dans les bureaux régionaux :
- Suivre les indicateurs clés de performance de l’approvisionnement mondial pour la région et aider à la préparation des indicateurs régionaux, au besoin.
- Surveiller tous les exercices périodiques d’approvisionnement, tels que les rapprochements mensuels., les exercices trimestriels d’inventaire physique et les procédures de clôture des comptes de fin d’année, et fournir des rapports pertinents aux cadres supérieurs.
- Aider les opérations pays dans la gestion du MSRP.
Dans les opérations pays :
- Assurer la liaison locale pour soutenir efficacement les activités d’approvisionnement.
- Aider à la gestion de l’entreposage des marchandises conformément aux « meilleures pratiques » et aux règles et règlements du HCR.
- Aider à gérer efficacement les immobilisations corporelles conformément aux règles et règlements du HCR, y compris l’enregistrement et le marquage des nouveaux EPI, la vérification physique des EPI, la préparation des accords et des formulaires d’élimination (y compris les soumissions au LAMB/AMB), et l’aide à l’élimination des EPI.
- Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités impactant les objectifs dans la zone de responsabilité. Assurer la prise de décisions en fonction des risques dans le domaine fonctionnel du travail. Soulever les risques, les problèmes et les préoccupations à l’intention d’un superviseur ou d’un ou des collègues fonctionnels concernés.
- S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.
