Le Bureau de l’UNHCR a été créé le 14 décembre 1950 par l’Assemblée générale des Nations Unies. L’agence a pour mandat de diriger et de coordonner l’action internationale visant à protéger les réfugiés et à résoudre les problèmes des réfugiés dans le monde entier. Son objectif principal est de protéger les droits et le bien-être des réfugiés. Elle s’efforce de faire en sorte que toute personne puisse exercer son droit de demander l’asile et de trouver refuge en toute sécurité dans un autre État, avec la possibilité de rentrer chez elle volontairement, de s’intégrer localement ou de se réinstaller dans un pays tiers (www.unhcr.org).
Poste 1 : Associée administrative
Cadre organisationnel et relations de travail
L’associé administratif est responsable de la gestion du bureau et assiste le gestionnaire concerné dans la mise en œuvre des tâches administratives générales et de gestion des ressources.
L’associé administratif est normalement supervisé par un agent administratif (principal) ou un agent administratif national qui définit les objectifs généraux du travail et fournit les conseils et orientations nécessaires. Le titulaire du poste, s’il y a lieu, supervise certains membres du personnel de soutien. Entretient des contacts fréquents avec le personnel à différents niveaux du bureau et, à l’occasion, avec le personnel du même niveau dans d’autres lieux d’affectation et/ou au Siège ; avec des fournisseurs locaux et/ou des responsables et/ou des partenaires sur des sujets qui peuvent être importants pour l’Organisation.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exécution de leurs tâches telles qu’elles sont définies dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR, qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et les instructions administratives du HCR, ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences de base, fonctionnelles, inter fonctionnelles et de gestion ainsi qu’aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Fonctions
- Assister le superviseur dans la mise à disposition des ressources (humaines, matérielles et services) nécessaires pour soutenir les activités quotidiennes du personnel au bureau.
- Aider le superviseur à s’assurer que les locaux du HCR offrent un environnement de travail sain, sûr et respectueux.
- Fournir un soutien administratif dans les domaines des finances, des ressources administratives et humaines ainsi que des données et des dossiers à jour et précis dans le Cloud, l’ERP et d’autres systèmes.
- Fournir une interprétation des règles, règlements et procédures administratifs. Effectuer le travail du personnel, y compris le traitement des droits, l’émission des contrats, la tenue de divers dossiers et dossiers du personnel.
- Aider au recrutement d’agents des services généraux pour des tâches non spécialisées, y compris l’évaluation des candidatures des candidats, l’administration des examens de recrutement le cas échéant, la conduite des entretiens préliminaires des candidats ; affecter des agents des services généraux pour répondre aux besoins du travail.
- Recueillir des informations et aider à la réalisation d’enquêtes sur le coût de la vie local, les critères d’indemnité journalière de subsistance, les salaires locaux du personnel de bureau et d’entretien, la location de maisons.
- Informer le personnel international sur les questions administratives générales relatives aux visas, licences, sécurité ; Fournir des conseils et assurer un soutien administratif au besoin.
- Organiser des réunions sur des questions administratives quotidiennes et/ou y assister, participer aux discussions sur les procédures et les pratiques nouvelles ou révisées, interpréter et évaluer l’impact des changements et formuler des recommandations pour des mesures de suivi.
- Préparer, de sa propre initiative, de la correspondance, des rapports, des évaluations et des justifications, selon les besoins, sur des tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné.
- Aider à la préparation des budgets de bureau applicables aux dépenses de personnel et de service et tenir les registres de contrôle budgétaire nécessaires.
- Outre les responsabilités administratives générales, superviser, directement ou indirectement, les activités relatives à l’entretien des bureaux et des terrains, à la sécurité, aux transports et aux services similaires.
- Organiser la réquisition de fournitures et d’équipement de bureau et organiser le contrôle de la distribution et la tenue des registres d’inventaire appropriés.
- Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurer la prise de décisions en fonction des risques dans le domaine fonctionnel du travail. Soulever les risques, les problèmes et les préoccupations à l’intention d’un superviseur ou d’un ou des collègues fonctionnels concernés.
- S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.
Qualifications minimales
Années d’expérience / niveau de diplôme
Pour G6 – 3 ans d’expérience pertinente avec diplôme d’études secondaires ; ou 2 ans d’expérience de travail pertinente avec un baccalauréat ou l’équivalent ou supérieur.
Domaine(s) d’études
Sans objet.
Certificats et/ou licences
Administration des affaires, Finance, Gestion de bureau, Ressources humaines ou autres domaines connexes.
(Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)
Expérience professionnelle pertinente
Essentiel
Non spécifié.
Souhaitable
Achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou d’une formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.
Autre poste vacant à UNHCR :
