Action contre La Faim (ACF) est une organisation humanitaire internationale, non gouvernementale, privée, non politique, non confessionnelle et à but non lucratif. Action contre La Faim a été fondée en 1979 pour intervenir dans le monde entier.
L’ ACF recherche un.e ADJOINT.E COORDINATEUR TERRAIN SUPPORT/BUNIA
Contexte et mission :
Finalité du poste :
Coordonner la gestion support (logistique, financière et RH du bureau de Bunia et de la base de Drodro) dans le respect des procédures définies pour la Mission et des règles bailleurs pour assurer un soutien optimal aux programmes ; et assurer la représentation d’ACF à Bunia.
Sous la Supervision hiérarchique du CT de Drodro et en lien fonctionnel avec les Responsables des départements supports, le/la adjoint (e) coordinateur (trice) support Base a pour Missions de :
Mission 1 : Assurer la coordination des équipes support et s’assurer de la bonne interaction avec l’équipe programme sur sa Base de Drodro
- Met en place et anime les espaces de concertation et de coordination des aspects supports: réunion support, réunion DA, réunion BFU Base, autres … ;
- Suit et analyse les indicateurs logistiques, financiers et RH pour fournir les recommandations et alertes nécessaires en vue d’optimiser la réponse sur sa zone ;
- Fournit les informations logistiques, financières et RH nécessaires pour aider les Responsables de Programme dans l’évaluation de leurs besoins (construction, gestion et clôture des projets) en les accompagnant dans leurs compréhensions et appropriations ;
- Se charge du management quotidien de son équipe (animation, suivi, motivation …) ;
- Suscite la performance et le développement des compétences des membres de son équipe et assure leur évaluation périodique ;
- Définit les besoins en ressources humaines de son activité et du dimensionnement et organigramme de son équipe ;
- Participe au recrutement de ses équipes ;
- Organise et pilote les réunions d’équipe, et les points individuels, réguliers et exceptionnels ;
- Élabore et assure le suivi des plans d’actions individuels et l’évaluation annuelle des membres de l’équipe ;
- Gérer les difficultés d’équipe ;
- Assure l’intérim du CT en son absence et à sa demande.
Mission 2 : Garantir le déploiement et la mise en œuvre de la politique et des procédures de gestion RH, du respect du cadre légal et de la bonne gestion administrative
- Coordonne la mise en œuvre et l’application de la politique RH de la mission dans sa zone ;
- S’assure de la mise en œuvre des procédures RH de la mission sur le bureau de Bunia et de la base de Drodro et du contrôle de leur application ;
- Anime le dialogue social sur sa zone en lien avec le Coordinateur Terrain et le Responsable du Département RH ;
- Supervise le recueil les éléments variables de paie (suivi des temps, avances sur salaires…) à collecter au niveau du bureau de Bunia et de la base de Drodro, la transmission de toutes les informations nécessaires à la production de la paie à la capitale et s’assure du paiement des salaires ;
- Supervise la gestion et le suivi des avantages sociaux versés sur le bureau de Bunia et de la base de Drodro (maladie…) ;
- Supervise le suivi du temps de travail (congés, récupérations, heures supplémentaires), s’assure du respect des règles et alerte les Managers et le Responsable du Département RH ; • Supervise le recrutement du personnel du bureau de Bunia et de la base de Drodro selon la procédure définie au niveau de la mission ;
- S’assure de la mise en œuvre des entretiens individuels d’évaluation du personnel de la base selon le calendrier prévu ;
- Mène, en collaboration avec le CT, les procédures disciplinaires et le suivi des litiges sur la base avec la validation du Responsable du Département RH ;
- Organise et anime les relations avec les représentants du personnel (réunions, élections…) ; • Apporte un appui aux Managers dans la gestion des problématiques RH ;
- Supervise la gestion administrative générale et assure l’interface externe avec les représentations des services administratifs étatique au niveau régional.
Mission 3 : Garantir une gestion efficace des moyens financiers dans le respect des normes généralement admises et s’assurer que les règles et procédures interne soient appliquées en permanence sur sa Base
- Diffuse et s’assure du respect des procédures comptables sur le bureau de Bunia et sur la base de Drodro ;
- S’assure de l’exhaustivité et de l’exactitude des écritures passées et de la bonne imputation budgétaire des dépenses ;
- S’assure de l’exactitude des suivis des caisses et des banques ;
- Supervise la mise en œuvre et le respect des procédures de conservation et mouvement de fonds (Cash Management) ;
- S’assure de la disponibilité des liquidités nécessaire et de la sécurité de leur stockage ;
- Se charge de l’autorisation et la mise en paiement des demandes d’achat cohérentes avec le prévisionnel mensuel de la base ;
- Apporte au Responsable du Département Financier les éléments sur le contexte de sa base susceptibles d’impacter les procédures de conservation et mouvement de fonds ;
Supervise la collecte et la compilation des prévisionnels de dépenses mensuels de chaque département
- Collecte les demandes d’avances de trésorerie sur les budgets non signés (Z2), vérifier leurs justifications par rapport aux règles ACF et transmettre les informations au Responsable du Département Financier ;
- Propose le cas échéant le choix d’un établissement bancaire, s’assure de sa solvabilité et fiabilité, maintien la relation avec l’établissement, suit les demandes d’ouverture ou fermeture de comptes et d’ajout de signatures selon les procédures ACF ;
- Valide les modalités de paiement des contrats récurrents de la base et s’assure de leur paiement à échéance ;
- Alerte le Coordinateur Terrain et le Responsable du Département Financier en cas d’incohérence entre les demandes d’achat et le prévisionnel mensuel.
Mission 4 : Fournir un soutien logistique efficace pour faciliter la mise en œuvre des opérations programmatiques sur sa Base dans le respect des règles et des procédures établies.
Supervise la fluidité de l’information et du processus d’approvisionnement afin de veiller à :
– La bonne planification des achats (Plan d’achat Projet) et au bon suivi de sa mise en œuvre (Tableau de suivi des achats) ;
– L’optimisation de la performance : en coûts, qualité et délais ;
– L’organisation périodique des réunions DA pour fournir les conseils, les informations et les alertes nécessaires aux demandeurs sur le traitement de leurs dossiers ;
– La remontée régulière des alertes au niveau du CT et du RDD Logistique ;
– La bonne connaissance et le respect systématique des règles et procédures ACF par les demandeurs et les fournisseurs ;
– La bonne tenue d’une gestion de stocks selon les normes : conditions de stockage, rapport, date d’expiration, suivi à jour des mouvements de stocks ;
– L’analyse permanente du marché : collecte des données sur le marché et les fournisseurs locaux.
Supervise la coordination et la bonne gestion des Moyens Généraux, en s’assurant :
– De la sûreté du cadre de travail et du cadre de vie ;
– De la mise à disposition et de la maintenance des équipements logistiques nécessaires ;
– De la sécurité des équipements logistiques, de la formation et de l’assistance aux utilisateurs ;
– De la maîtrise d’œuvre des constructions, réhabilitations et maintenance des structures nécessaires au fonctionnement de la base et du cadre de vie ;
– De la bonne gestion du parc de véhicules et des sources d’énergie.
Profil recherché :
PROFIL RECHERCHE :
Diplôme/Niveau d’études/Expériences :
Diplôme ou formation supérieure en Logistique et/ou Finance-RH (Minimum Bac+4) ;
Au moins 3 ans d’expérience en gestion logistique et Financière d’une base/sous base ;
Expériences confirmées sur cette position.
Compétences et connaissances requises :
Savoirs :
- Gestion d’équipe ;
- Solides Connaissances en gestion de la chaine d’approvisionnement et des outils de planification ;
- Bonne maitrise des règles de la comptabilité et de la gestion de la trésorerie ;
- Compétences avérées dans l’organisation et l’optimisation des processus administratifs ; Bonne capacité de gestion et de maitrise des procédures de gestion d’équipe ;
- Sens d’organisation ; • Diplomatie ; • Rigueur ; • Intègre ; • Autonome ; • Sens du travail en équipe ;
- Bon négociateur-Management. Informatique : maitrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
