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Profil du candidat
– Titulaire d’un diplôme de premier cycle en sciences sociales, y compris en économie et en comptabilité. Expérience professionnelle d’au moins deux ans requise.
– Connaissance des pratiques/procédures administratives courantes.
– Faire preuve d’excellentes compétences en matière d’organisation, de planification et de hiérarchisation des priorités.
– Veiller à un niveau élevé de précision et d’attention aux détails.
– Habile communicateur, doté de solides compétences interpersonnelles et capable d’établir des relations avec le personnel à tous les niveaux.
– Compétences informatiques approfondies dans les applications Microsoft Teams et Office, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint et SharePoint.
– Capacité à travailler de manière autonome et au sein d’une équipe, en liaison avec des parties prenantes internes et externes, à l’échelle mondiale et à distance.
– Faire preuve d’un haut niveau de discrétion, de diplomatie et de jugement dans le traitement d’informations confidentielles et sensibles.
Activités
– gérer de manière proactive le calendrier du directeur général, y compris la programmation et la hiérarchisation de toutes les demandes de réunion et de la correspondance, en veillant à ce que les réponses et les actions soient entreprises et menées à bien dans les délais impartis
– Développer et maintenir des relations de travail efficaces avec les parties prenantes internes et externes sur un éventail de sujets et de domaines d’activité.
– fournir une assistance exécutive pour la préparation, l’organisation et la planification de réunions ou de conférences officielles gérées par le bureau de la DE(SG) et auxquelles participent des parties prenantes internes et externes
– Rassembler et préparer des documents, de la correspondance, y compris des rapports (rapport sur les indicateurs clés de performance) afin de garantir la conformité avec les exigences organisationnelles.
– Répondre aux appels téléphoniques internes/externes, à la correspondance et aux demandes, les filtrer et les gérer.
– Contrôler l’approbation/la signature des contrats, des RTO, des factures et de la documentation interne, etc. dans le cadre de l’autorité déléguée, par le biais des systèmes internes applicables et conformément aux lignes directrices et aux processus internes.
– Coordonner la réunion hebdomadaire de la division financière, préparer et distribuer l’ordre du jour de la réunion et les documents justificatifs le cas échéant, rédiger le procès-verbal et assurer le suivi des points d’action avec les parties responsables par la suite.
– Organiser les déplacements professionnels et l’hébergement du directeur général (SG) conformément aux politiques de l’entreprise en matière de voyages, de dépenses et de conformité, traiter les dépenses et les demandes de remboursement au nom du directeur général (SG).
– Adopter une approche d’amélioration continue en matière de soutien et identifier les possibilités de mettre en place le modèle de soutien le plus efficace et le plus efficient, en particulier en ce qui concerne la gestion des ressources humaines.
Contexte et environnement
– Le bureau du directeur exécutif (secrétaire général) est très sensible et caractérisé par un haut niveau d’activités.
– Le titulaire du poste est rattaché au directeur exécutif (secrétaire général) mais travaille administrativement pour tous les départements de la division des finances.
– Des compétences en matière d’organisation, d’intervenants et de gestion de l’information (confidentialité et bonnes capacités d’analyse) sont essentielles pour le titulaire du poste.
Informations supplémentaires
TotalEnergies Marketing Nigeria Plc est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances.
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