ASSISTANCE DE DIRECTION ET DE GESTION
Positionnement dans l’organisation : Sous la responsabilité directe de l’Associé-Gérant :
Profil :
- Niveau de qualification : BAC + 2/3
- Expérience professionnelle : deux (2) ans à un poste similaire de préférence dans un cabinet.
Principales missions
- Assister l’Associé Gérant afin d’optimiser la gestion de leurs activités (gestion de planning, organisation des déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ……) ;
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
- Faire la revue de tous les documents qui sortent du cabinet ;
- Participer activement à la recherche des offres et manifestations d’intérêt concernant le domaine d’activité du cabinet ;
- Veiller à ce que les offres et manifestations soient rédigées et déposées dans les délais ;
- Prendre en charge le suivi complet des dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel) ;
- Veiller à une utilisation optimale des fournitures et matériels ;
- Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau ;
- Assurer la caisse menu dépenses.
Les attributions
- Gestion de l’agenda du Gérant du cabinet ;
- Saisie et mis en forme divers documents (courriers, lettre de missions, rapports, contrats…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
- Saisie et mis à jour des bases de données utilisées au sein du cabinet (annuaire et organigramme institutionnel) ;
- Réalisation de mailing ;
- Classement et archivage (papier et numérique) des documents et informations ;
- Préparation des différentes réunions et réalisation des comptes rendus ;
- Gestion des commandes de fournitures ;
- Dépouillage des presses livrées au cabinet pour rechercher les offres et avis à manifestation d’intérêt ;
- Aller sur les sites de bailleurs et rechercher les offres et avis à manifestation d’intérêt ;
- Etablissement des fiches techniques présentant les informations nécessaires pour chaque avis de manifestation d’intérêt et appel d’offre.
Compétences et savoir-faire exigés
- Compétences & Savoir-faire opérationnel
Excellente expression orale et rédactionnelle ; Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) ; Analyse et gestion des demandes d’information ; Capacité d’organisation, polyvalence ; Maîtrise de la communication en anglais ; Gestion administrative des courriers ; Recherche d’informations sur les sites et revues; Revue de documents.
- Compétences & Savoir-faire comportementaux
Disponibilité ; Discrétion, sens de la confidentialité ; Bonne capacité relationnelle, bonne présentation ; Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode ; Aptitude à travailler en équipe ; Bonne capacité de résistance au stress.
Habiter les environs d’Agoè-Logopé, Daliko ou Legbassito serait vraiment un atout.
Dossier à fournir :
Cv, lettre de motivation, copie de carte d’identité, copie du dernier diplôme.
Les personnes intéressées peuvent déposer leur dossier ou envoyer par mail à l’adresse suivante :
Dernier von à droite avant l’agence CEET CACAVELI en venant de la Cour d’appel, au siège du cabinet GLOBALE EXPERTISE TOGO. E-mail : [email protected]; Tel : +228 79 84 90 09.
Date limite des candidatures: 08 Septembre 2021 à midi.
