Rôle
Sous le management direct de la Directrice des Opérations et en collaboration avec les autres Départements, le/la Responsable logistique aura pour mission de mettre en place la stratégie logistique sur le volet de la chaine d’approvisionnement, notamment en effectuant les achats des MEG et Consommables de santé, des matériels et équipements et gérer de façon efficace le parc automobile en accord avec les procédures et politique de IH.
Rémunération annuelle 3 500 000 – 4 200 000 CFA.
Identité Employeur
Sante Intégrée (SI) est une organisation mondiale de santé en pleine expansion qui travaille au service des communautés défavorisées en Afrique de l’Ouest et à New York nous sommes engagés à la réalisation de l’accès universel aux soins quelle que soit la capacité financière des populations que nous servons. Ce faisant, nous sommes absolument collaboratifs des gouvernements en utilisant les données et la recherche pour concevoir et mettre en œuvre des programmes innovants, centrés sur les personnes, avec une très grande implication des femmes. Efficacité, Autonomisation, Transparence, Respect, Engagement, collaboration : telles sont les valeurs qui nous définissent à Santé
Intégrée ; pour plus d’informations sur notre organisation, veuillez consulter le site www.integratehealth.org .
Responsabilités globales
-Assurer avec la pharmacienne la mise en œuvre du système d’approvisionnement de Médicaments Essentiels Génériques (MEG) et les consommables médicaux;
-Suivre et gérer la chaine d’approvisionnement, et assurer l’achat prompt des MEG et les consommables médicaux ;
-Gérer les flux des matériels et les stocks ;
-Gestion des achats ;
-Analyser et proposer une stratégie opérationnelle pour l’importation des MEG et d’autres équipement/matériels ;
-Analyser le système d’approvisionnement actuel pour le rendre plus efficace.
Responsabilités Spécifiques :
Chaine d’approvisionnement de MEG
Maintenir et mettre en œuvre en collaboration avec la pharmacienne le système d’approvisionnement des MEG et consommables qui viennent des différents fournisseurs (au Togo et de l’extérieur du pays) :
-Respecter les procédures de commandes (choix du fournisseur sur la base d’au moins 3 factures pro-formats, études des propositions et sélection du fournisseur démontrant la meilleure proposition qualité-prix) ;
-Assurer que les quantités commandées respectent les normes et qu’il y a une priorisation dans l’achat des produits en se basant sur les raisons médicales, etc.;
-Lancer les approvisionnements en médicaments de façon a éviter les ruptures de stocks (en lien étroit avec la pharmacienne et le directeur clinique sur la base des rapports commandes des sites) ;
-Assurer la livraison des produits aux sites en respectant les délais de livraison de façon à éviter les ruptures préjudiciables ;
-Travailler avec la pharmacienne , le directeur clinique et la directrice des opérations pour déterminer les quantités de MEG à fournir aux sites;
-Assurer le respect des rapports-commandes des sites en collaboration avec la pharmacienne,
– Organiser le transport des MEG aux sites ;
-Organiser la documentation des approvisionnements (bons de commandes, bordereaux de livraison, factures) et effectuer un système d’archivage complet;
-Maintenir la base de consommation et stock de MEG;
-Gérer le budget pour les MEG avec le contrôleur Financier/ Comptable et assurer que les lignes sont respectées.
Assurer en collaboration avec la pharmacienne la liaison avec les différents fournisseurs de MEG :
-CAMEG (Centrale d’Achat des Médicaments Essentiels Génériques) du Togo ;
-Fournisseurs nationaux privés ;
-Pharmacies privées à Kara ;
-International Dispensary Association (IDA);
-Direct Relief;
-Project Cure.
Coordonner l’import des MEG, des équipements et consommables médicaux, des dons, etc en collaboration avec la logistique du bureau de SI Lomé:
-Effectuer les formalités d’importations ;
-Obtenir les autorisations ;
-Effectuer le processus de dédouanement et et archiver toute la documentation;
-Mettre en œuvre les recommandations des auditeurs des MEG;
-S’impliquer dans la rétrocession;
-Contrôler les flux de livraison en respectant les délais imposés;
– S’assurer que les biens et les produits soient livrés en temps aux programmes;
– Contrôler et faciliter les livraisons des matériels ou produits demandés par les programmes.
Maîtriser et réduire les coûts :
-Trouver le circuit d’approvisionnement et de distribution le moins cher possible tout en respectant les délais :
– Respecter les normes de qualité et niveau administratif ;
– Gérer la base de données des fournisseurs, et maintenir à jour ;
– Établir la totalité des documents composants un dossier d’achat ;
– Chargé de l’archivage électronique des dossiers d’achat avant le transfert au département Finance ;
-Appliquer les politiques et procédures standard de IH ;
-Appuyer les équipes programmes à l’élaboration des demandes d’achats en veillant sur les descriptions techniques des matériels demandés ;
-Respecter les lignes budgétaires des MEG;
-Gérer le parc automobile (voitures et motos) de IH, pour assurer une utilisation effective et économique en mettant en place un planing de maintenance approprié et de veiller à l’utilisation des outils de gestion ;
-Assister dans l’approvisionnement des fournitures et équipements pour l’organisation en collaboration avec l’Assistant Informatique;
-Assister au réunion de planification avec l’Équipe des Opérations et avec d’autres équipes quand c’est nécessaire.
Autres fournitures
-Travailler avec la pharmacienne , le directeur clinique et la directrice des opérations pour déterminer les besoins d’achat des équipements/fournitures ;
-Achat les différentes fournitures selon les besoins définis :
-Collecter les offres/pro-formas si nécessaire ;
-Travailler avec le contrôleur Financier/ Comptable pour les demandes de décaissement ;
-Faire l’achat des fournitures/équipements.
Maintenance des véhicules
-Développer régulièrement le programme de sortie des voitures de l’organisation en lien avec tous les staffs ;
-Veiller à l’utilisation efficace des voitures et proposer le co-voiturage des différentes personnes, équipes et quand les agendas de sorties le permettent ;
–Gérer le fichier de suivi de la maintenance des véhicules (voitures et motos) et vérifier régulièrement le remplissage par les chauffeurs des fiches de suivi des voitures et d’utilisation de carburant ;
–Veiller au reporting mensuel sur le parc automobile ;
–Établir le chronogramme défini de la maintenance des véhicules et guider les équipes sur la maintenances des motos :
–Collecter des offres/pro-formas auprès des mécaniciens ;
–Établir une maintenance préventive régulière sur la base des indices des fabriquants;
–Assurer la liaison avec le contrôleur Financier/ Comptable sur la disponibilité des fonds pour les réparations ;
–Faire la demande de décaissement pour les réparations/maintenance;
–Gérer les cartes de carburants de façon approprié en tenant à jour les fiches de gestion carburant et suivant les différents utilisateurs.
Compétences et qualifications requises
–Être titulaire d’un diplôme d’une Licence ou d’un Master en Logistique ou dans un domaine connexe requis ;
–Avoir au minimum 5 ans d’expériences réussies à un poste similaire ;
–Avoir une bonne maitrise de l’élaboration du budget dans le cadre de l’approvisionnement des MEG ;
–Avoir une expérience dans l’approvisionnement des fournitures et équipement ;
–Avoir une expérience dans la gestion d’un parc automobile ;
–Disposer d’excellentes compétences en communication écrite et verbale ;
–Excellente aptitude en relations interpersonnelles et en communication pour développer de solides relations de travail;
–Capacité à travailler dans un environnement multiculturel;
–Aptitude à travailler sous pression avec efficacité et flexibilité ;
–Disposer d’excellentes compétences en organisation et en gestion du temps;
–Maîtrise de la suite Microsoft Office ou d’un logiciel similaire ;
–Avoir une maîtrise de la langue française et anglaise.
Compétences et qualités requise
Vous nous impressionnerez par ces compétences essentielles à savoir :
–Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace;
-Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts;
–Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires;
–Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux d’IH. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes;
–Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue;
–Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de IH, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
Pour postuler
Le dossier de candidature comprend les pièces suivantes :
–Une lettre de motivation à l’attention du Directeur Pays de Santé Intégrée;
–Un curriculum vitae détaillé ;
–Une copie des attestations de diplômes et de certificats obtenus ;
–Une copie d’acte de naissance ;
–Une copie d’une pièce d’identité ;
–Une copie des attestations ou certificats du travail.
Date limite de dépôt des candidatures :
Le dossier de candidature doit être envoyé par email, avec mention en objet : « Recrutement Responsable Logistique » à l’adresse ci-dessous : [email protected]
Au plus tard le 25 mai 2022 à 16 heures GMT.
Déclaration sur l’égalité des chances en matière d’emploi
Chez Sante Intégrée, nous sommes un employeur soucieux de l’égalité des chances et nous valorisons la diversité. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, le sexe, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil, le statut d’ancien combattant ou le handicap.
NB :
–Santé Intégrée se réserve le droit de demander les copies légalisées des diplômes et attestations ou certificats de travail, le casier judiciaire du/de la candidat (e) retenu(e);
–Les dossiers de candidature incomplets ou non conformes au profil recherché ne seront pas examinés;
–Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Santé intégrée n’exige aucun paiement ni aucune dépense pendant et après le processus de recrutement.
Toute demande en ce sens doit être immédiatement signalée comme contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.
