Humanité & Inclusion est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux. HI est présente dans plus de 55 pays.Pour plus d’information sur l’association : http://www.hi.org. Le programme Sahel-Atlantique (SAHA) de HI a comme aire géographique le Burkina Faso, le Niger, le Togo et le Bénin. Au Togo, HI intervient depuis 1997 et met en œuvre des projets dans le domaine de la santé sexuelle et reproductive, la santé mentale, l’appui aux populations des rues, l’éducation inclusive et la formation professionnelle.
Rattachement hiérarchique : Chargé des achats et approvisionnements
Durée du contrat : Un (01) an
Mission :
Assister son manager hiérarchique dans la réalisation des achats et en suivant les livraisons et paiements des fournisseurs conformément aux procédures/règles internes et légales.
Responsabilité 1 : Contribuer au traitement des commandes:
– Réceptionne les DAS validées auprès de son manager ;
– Identifie la procédure à suivre conformément au plan d’approvisionnement et/ou aux procédures d’achats ;
– Effectue les demandes de devis selon la procédure applicable, en intégrant des critères environnementaux ;
– Analyse les offres ou convoque un comité d’achat conformément à la procédure d’achat ;
– Fait valider le choix du fournisseur ou la signature de la grille d’analyse des offres ;
– Prépare le bon de commande fournisseur et collecte les validations ;
– Place la commande auprès du fournisseur retenu ;
– Archive la copie du bon de commande approuvé par le fournisseur dans l’espace dédiée.
Responsabilité 2 : Participer au suivi des livraisons et au paiement des fournisseurs
– Assure le respect du délai de livraison du demandeur, en convenant d’un délai de livraison inférieur avec le fournisseur sur le bon de commande ;
– Organise la livraison des commandes avec le fournisseur et le demandeur ou expert technique si nécessaire ;
– Assure le contrôle qualité des livraisons avec le demandeur ou le service technique compétent ;
– Réceptionne et contrôle la qualité et la conformité des factures des fournisseurs ;
– Transmet le dossier d’achat simplifié validé par le signataire achat à la finance pour paiement ;
– Effectue la livraison interne des biens aux demandeurs / bases ;
– Propose des procédures logistiques adaptées et contextualisées au pays ;
– Assure le contrôle interne régulier des achats de Lomé ;
– Assure le respect et l’application des règles logistiques bailleurs sur l’ensemble des projets du pays.
Responsabilité 3 : Assurer l’archivage des dossiers d’achat
– Assurer le suivi de toutes les questions liées au transport de fret;
– Assurer le contrôle sur la sécurisation du ou des stocks;
– Assurer la réception, le contrôle et le stockage du matériel;
– Enregistrer chaque mouvement d’article sur les fiches de stock et le tableau de suivi de stock;
– Installer des fiches d’identification article dans le stock pour l’identification des articles et des bailleurs de fond;
– Veiller à ce que la marchandise soit délivrée en conformité avec les normes FEFO (First Expired First Out) et/ou FIFO (First In First Out);
– Préparer le bon de livraison, ainsi que la copie du document de fret pour tout envoi;
– Suivre de près le niveau des articles soumis à l’expiration, les dates d’expiration, les possibles surplus et ruptures de stocks;
– Tenir à jour le tableau de suivi de stock (TSS) de manière hebdomadaire et le partager avec les responsables budgétaires.
Responsabilité 4 : Assurer l’archivage des dossiers d’achat
– Vérifie la présence, classe et range tous les documents des dossiers d’achat dans le classeur approprié par numéro de dossier ;
– Numérise (scanne) tous les dossiers d’achat et les archive dans Teams selon l’arborescence en place ;
– Transfère les dossiers des financements clôturés dans la salle d’archives ;
– Présente les dossiers d’achat lors des contrôles internes et audits.
– Assurer l’implémentation et le suivi de la stratégie et du plan d’actions logistique dans le cadre des réponses aux urgences.
Profil :
– BAC + 2 en logistique, comptabilité ou tout autre domaine équivalent ;
-Expérience ou stage d’au moins 6 mois dans la gestion logistique obligatoire
Compétences techniques
-Gestion des achats et approvisionnements;
-Gestion des stocks;
-Gestion administrative des dossiers.
Compétences transverses
-Parler couramment le français
-Maitriser la suite Microsoft Office et les outils collaboratifs;
-Avoir le sens de l’anticipation et de la réactivité;
-Être résilient face au stress et à l’incertitude.
Conditions salariales :
En fonction de ses expériences, l’Assistant Achat et approvisionnement aura un salaire de base mensuel compris entre 239 700 F CFA et 269 784 F CFA par mois en fonction de l’expérience professionnelle auquel s’ajoute les avantages de notre politique de rémunération notamment les prime de logement et de transport, l’allocation enfant et la couverture assurance santé.
Délai de dépôt de candidature :
Un Curriculum Vitae détaillé limité à quatre pages et une lettre de motivation (réellement motivée par rapport au domaine et aux mission du poste) d’une page maximum à envoyer à l’adresse suivante : [email protected] avec en objet : Candidature au poste d’Assistant Achat et Approvisionnement » au plus tard le 10 décembre 2023.
NB : La lettre de motivation et le CV doivent être enregistrés sous vos nom et prénoms
Le recrutement se déroulera en trois (3) phases : un test écrit, une sélection sur dossier et un entretien.
Seul(e)s les candidates ou candidats retenus après la sélection des dossiers seront contactés. A noter que les étapes de sélection pourront se dérouler au fur et à mesure de la réception des candidatures sans attendre l’échéance buttoir.
Tout CV transmis pourra servir à alimenter le vivier de HI, sauf demande contraire de la part du candidat ou de la candidate.
La candidate sélectionnée ou le candidat sélectionné sera invité(e) à compléter son dossier (casier judiciaire, attestation de travail, etc.) dès information de sa sélection.
N.B. : Humanité & Inclusion | Handicap International s’engage à promouvoir l’égalité des chances et lutter contre toutes formes de discrimination à l’embauche. Humanité & Inclusion | Handicap International est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et des femmes.
Un aménagement raisonnable du processus de recrutement et du poste à pourvoir peut être envisagé en fonction des besoins individuels des candidats en situation de handicap et dans la limite des possibilités de HI. Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à exprimer leurs besoins spécifiques au travers de leur lettre de motivation.
HI est une organisation qui adopte une position de Tolérance Zéro en matière d’exploitation, d’abus, de harcèlement et d’intimidation sexuels, de fraude et de corruption. Le/La candidat(e) sélectionné(e) devra s’engager à adhérer et respecter ces politiques qui sont disponibles sur ce lien: https://hi.org/fr/politiques-institutionnelles .
HI a également mis en place un mécanisme rigoureux, transparent et inclusif de remontée et de gestion des plaintes.
Tout signalement peut être adressé en toute confidentialité et sécurité à cet email : [email protected]
Pour plus d’offres rejoignez notre canal Telegram
