POSTE 1
Associé informatique
Description de l’emploi
Il/elle gère les outils informatiques et aide à la collecte et à la diffusion de matériel d’information concernant les développements politiques et sécuritaires en Afrique. Il gère les réseaux locaux et étendus d’information.
Il/elle gère la bibliothèque du Centre, y compris l’identification des sources d’acquisition de livres et de documents, la mise à jour du service en ligne de la bibliothèque. Il/elle entretient des contacts avec les institutions de recherche pertinentes, les grandes bibliothèques et les centres de documentation du monde entier. Il / elle recherche un large éventail de sources d’information et se conforme et présente des informations à des fins de formulation de projet UNREC.
Devoirs et responsabilités
Il/elle gère les outils informatiques et aide à la collecte et à la diffusion de matériel d’information concernant les développements politiques et sécuritaires en Afrique.
1. POINT FOCAL INFORMATIQUE
- Fournir un soutien pour les bases de données et les applications des systèmes d’information informatiques à l’UNREC et résoudre les problèmes liés à l’informatique, en fournissant des conseils et une formation aux autres membres du personnel de l’UNREC.
2. GÈRE LA BIBLIOTHÈQUE UNREC
- Maintenir la collection de référence du Centre, y compris les acquisitions, les abonnements, les publications, les livres, les sources électroniques, la formation. Établir une méthode de classification et d’étiquetage des livres, des critiques.
3. FOURNIT UN SOUTIEN LOGISTIQUE POUR LES CONFÉRENCES ET AUTRES ÉVÉNEMENTS
- Aider à l’élaboration de documents d’information sur les conférences et les ateliers, y compris les ordres du jour des conférences, les listes d’orateurs, les mémoires, les communiqués de presse, etc.
4. COMMUNICATION
- Publication d’un bulletin d’information périodique (dépliant) sur les nouveaux documents, les autres ressources et les événements de la bibliothèque.
5. POINT FOCAL D’INFORMATION POUR L’UNREC
- Aider à surveiller, rechercher, compiler et diffuser des informations sur les tendances et les développements en matière de paix, de sécurité et de désarmement en Afrique.
Démonstration attendue des compétences
Résultats de base
: NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais
Penser de manière innovante :
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, est un résolveur de problèmes pragmatique, apporte des améliorations
Apprendre en continu :
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
S’adapter avec agilité :
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
Agir avec détermination :
NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression
S’engager et s’associer :
NIVEAU 3 : Sens politique, naviguer dans un paysage complexe, défendre la collaboration inter-agences
Permettre la diversité et l’inclusion :
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, affronter la discrimination.
Compétences transversales et techniques
Administration et opérations
Direction générale : Fournir un soutien pour les bases de données et les applications des systèmes d’information informatiques à l’UNREC, et résoudre les problèmes liés à l’informatique, en fournissant des conseils et une formation aux autres membres du personnel de l’UNREC.
Surveillance : Aider à surveiller, rechercher, compiler et diffuser des informations sur les tendances et les développements en matière de paix, de sécurité et de désarmement en Afrique.
Gestion des événements : Aider à l’élaboration de documents d’information sur les conférences et les ateliers, y compris les ordres du jour des conférences, les listes d’orateurs, les mémoires, les communiqués de presse, etc. Servir de point focal pour le Forum mensuel sur le désarmement des jeunes.
Gestion des archives : Maintenir la collection de référence du Centre, y compris les acquisitions, les abonnements, les publications, les livres, les sources électroniques, la formation. Établir une méthode de classification et étiqueter les livres, les revues, les périodiques et les journaux en conséquence
Gestion de l’inventaire : Gérer une base de données électronique des institutions de recherche et autres partenaires concernés à des fins d’échange d’informations et de coentreprises avec l’
UNREC préparer de nouveaux documents à inclure dans les pages Web et les bases de données appropriées.
VI. Mots clés
- Professionnalisme (connaissance des principes de gestion administrative)
- Planification et organisation (aptitude avérée à planifier et à organiser)
- Communication (avoir d’excellentes compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral)
- Travail d’équipe (excellentes qualités relationnelles)
- Connaissance des nouvelles technologies (bonne maîtrise des outils bureautiques usuels)
ÉDUCATION
Diplôme universitaire au baccalauréat ou diplôme d’études secondaires équivalent. Sinon BTS/DUT (BAC+2) avec des qualifications académiques appropriées et une expérience avérée dans le domaine des technologies de l’information pertinentes et des applications connexes. Compétences rédactionnelles souhaitables.
VIVRE
- Plusieurs années d’expérience dans la conception et la gestion de bases de données à l’aide de MySQL, MS SQL et Oracle, une bonne compréhension de la sécurité Internet, une bonne connaissance des serveurs Windows 2003, des plates-formes Linux et des questions logistiques connexes. Il/elle doit avoir une connaissance approfondie des standards Web (HTML/XHTML, CSS et XML), des problèmes de compatibilité entre les navigateurs et une bonne connaissance de l’internationalisation. Au moins 3 ans d’expérience dans la conception et la gestion de bases de données. Une expérience en gestion de bibliothèque et en recherche, en particulier dans le domaine de la paix, de la sécurité et du désarmement est un atout. Une expérience supplémentaire dans le journalisme et les relations avec les médias est un atout.
- Avoir une bonne connaissance des principes administratifs et de gestion ; capacité à travailler efficacement avec des partenaires et d’autres organisations associées ; capacité à travailler dans des situations de haute pression.
- Excellente maîtrise de l’anglais ou du français oral et écrit, avec une solide connaissance pratique de l’autre langue.
- Avoir d’excellentes habiletés de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral; capacité à présenter des informations de manière concise et précise, ainsi qu’à fournir des conseils techniques aux équipes de projet.
- Une bonne maîtrise des outils bureautiques usuels (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
POSTE 2
Associé aux finances et à l’administration
Description de l’emploi
Revoir et fournir des commentaires sur le développement du programme de travail de L’UNREC, y compris tous les aspects financiers et administratifs et faire des suggestions afin de s’assurer de la conformité avec le programme biennal du bureau pour les affaires de désarmement ;
Préparer le budget annuel pour soumissions à la division du Budget au Siège, en tenant compte de tous les besoins du personnel du Centre et d’autres besoins qui doivent être budgétisés pour que le programme annuel de l’UNREC soit atteint : tels que les salaires , les honoraires et voyage des consultants, le contrat de sécurité, les voyages officiels du personnel et des participants, les frais de publication, l’entretien de l’enceinte, les fournitures de bureau, le carburant, etc.
Devoirs et responsabilités
1. Gestion Financière :
2. Administration générale :
- Donner des orientations de la formation et de la supervision journalière aux membres du personnel de soutien dans le domaine de responsabilisation ;
- Effectuer toutes autres tâches administratives selon le besoin (par exemple le plan de voyage, suivre les paiements des fournisseurs, entretien des équipements, organisation et coordination des séminaires, conférences et traduction).
3. Gestion des Ressources humaines :
- Sélectionner et interviewer des candidats pour des postes de services généraux, rédiger des descriptions de postes, demander au PNUD de recruter et/ou de séparer les membres du personnel ;
- identifiant les besoins de formation et les opportunités ;
- servir de liaison entre le PNUD et le Bureau exécutif pour l’arrangement de telle formation ;
- s’assurer que des fonds adéquats sont autorisés pour la formation et le développement de carrière ;
- demandeur de clarifications auprès du PNUD et auprès du Bureau exécutif pour les questions ad hoc relatives aux ressources humaines.
4. Gestion des équipements :
- Servir comme gérant des biens et équipements de l’UNREC et faire le rapport périodique au Bureau exécutif sur leur statut selon le besoin ;
- Entretenir un système de contrôle d’inventaire des biens et équipements.
5. Gestion de la sécurité :
- Servir comme point focal de sécurité à la gestion de la sécurité de l’équipe pays au Togo ;
- Faire la liaison avec le chargé de Sécurité pour que l’UNREC et les résidences du personnel international soient conformes aux normes de sécurité.
Résultats de base
: NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais
Penser de manière innovante :
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, est un résolveur de problèmes pragmatique, apporte des améliorations
Apprendre en continu :
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
S’adapter avec agilité
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
Agir avec détermination :
NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression
S’engager et s’associer :
NIVEAU 3 : Sens politique, naviguer dans un paysage complexe, défendre la collaboration inter-agences
Activer la diversité et l’inclusion :
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination
Ressources humaines
Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences)
Administration et opérations :
Direction générale : Effectuer toutes autres tâches administratives selon le besoin (par exemple le plan de voyage, suivre les paiements des fournisseurs, entretien des équipements, organisation et coordination des séminaires, conférences et traduction) ;
Gestion budgétaire et financière : Préparer le budget annuel du Centre pour les soumissions à la division du budget au Siège en tenant compte de tous les besoins du personnel. Contrôler l’utilisation des ressources financières
Gestion des événements : sélectionner et interviewer des candidats pour des postes de services généraux, sélectionner des descriptions de postes, demander au PNUD de recruter et/ou de séparer les membres du personnel ; Fournir des informations et conseils au personnel/consultants en respectant les conditions de service, devoirs et responsabilités, privilèges et indemnités sous les Règles générales du personnel ;
Records management : Etablir et garder le contact avec les bureaux du PNUD des pays d’accueil des réunions (identification de la salle de réunion, location de la salle et des équipements de conférence, louage des services des assistants de conférence et des interprètes, confection des banderoles, etc.) ;
Inventory management : Disposer des informations nécessaires au respect des procédures d’acquisition de matériels et équipements et tenir à jour le plan d’acquisition des équipements informatiques, de transport et autres équipements pour le projet ;
Asset management : Servir comme gérant des biens et équipements de l’UNREC et faire le rapport périodique au Bureau sur leur statut selon le besoin exécutif ; Entretenir un système de contrôle d’inventaire des biens et équipements ;
Gestion de la sécurité : Servir comme gérant des biens et équipements de l’UNREC et faire le rapport périodique au Bureau exécutif sur leur statut selon le besoin ; Entretenir un système de contrôle d’inventaire des biens et équipements ;
Connaissances clés :
-
Professionnalisme (connaissance des principes de gestion administrative)
-
Planification et organisation (aptitude avérée à planifier et à organiser)
-
Communication (avoir d’excellentes compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral)
-
Travail d’équipe (excellentes qualités relationnelles)
-
Connaissance des nouvelles technologies (bonne maîtrise des outils bureautiques usuels)
- L’associé administratif/ve et financier/e doit être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Bachelor ou équivalent en administration, gestion, comptabilité, ressources humaines ou autres domaines pertinents requis.
- L’associé administratif/ve et financier/e doit disposer d’au moins 6 années d’expériences professionnelles dans le domaine de la Gestion, Comptabilité, Administration ou tout autre secteur connexe.
