APPEL A MANIFESTATION D’INTERET POUR LE RECRUTEMENT DU SPECIALISTE EN GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE POUR LE COMPTE DU PROGRAMME DE RESILIENCE DES SYSTEMES ALIMENTAIRES EN AFRIQUE DE L’OUEST (PRSA)
N° 1778/2021/MAEDR/Cab/SG/PRMP/PRSA
Le Gouvernement de la République Togolaise a obtenu un crédit de la Banque Mondiale pour le financement du Programme de Résilience des Systèmes Alimentaires en Afrique de l’Ouest (PRSA) et a l’intention d’utiliser une partie de ce financement pour le recrutement du Spécialiste en Gestion Administrative et Financière du PRSA.
01. La mission principale du Spécialiste en Gestion Administrative et Financière est chargé des tâches administratives et financières du Projet en conformité avec les accords de financement et les dispositions du manuel des procédures administratives, financières et comptables. Il s’assure du respect des procédures administratives, comptables et financières du projet. Il devra maintenir une communication efficace avec tous les autres acteurs du projet ainsi que tous les partenaires et bénéficiaires.
02. Sous l’autorité du Coordonnateur Opérationnel Délégué du PRSA, le spécialiste en Gestion Administrative et Financière sera chargé entre autres de :
• Organiser la gestion administrative, comptable et financière du Projet en s’assurant de la mise en place et du bon fonctionnement du système de suivi financier et comptable et informatique des activités réalisées dans le cadre du Projet ;
• Participer à l’élaboration du Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA) en collaboration avec le Spécialiste en
Suivi Evaluation, le Spécialiste en Passation des Marchés et les autres membres de l’Equipe, et suivre l’exécution du budget ;
• Superviser tous les intervenants de la mise en œuvre du PTBA ;
• Organiser le transfert des ressources vers l’unité de gestion du projet et les structures de mise en œuvre du
projet, conformément au manuel des procédures administratives, comptables et financières ;
• Préparer les états financiers dans le cadre des audits financiers ainsi que tous les rapports financiers requis et participer à la rédaction des rapports d’activités ;
• Organiser et rendre disponibles pour le contrôle (audit interne et externe, inspection, évaluation, supervision, etc.) tous les supports, justificatifs comptables, budgétaires et informations nécessaires à la réussite des diverses missions ;
• Assurer toutes autres tâches en lien avec la fonction.
• Préparer les réunions du comité de pilotage du projet : mettre en œuvre tous les éléments nécessaires et prendre toutes les mesures suffisantes quant à la préparation, l’élaboration, la soumission, l’examen par le Comité de Pilotage des projets d’activités et de budgets ;
• Préparer et coordonner le processus d’élaboration budgétaire en liaison avec le Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) et les unités et structures de mise en œuvre ;
• Suivre la bonne exécution des budgets ; à ce titre, préparer les rapports de suivi budgétaire trimestriels et annuels, analyser les écarts avec les rapports connexes ;
• Superviser la tenue à jour de la comptabilité générale, analytique et budgétaire du Projet (fiabilité, rapidité, analyse, rapprochement en tenant compte des impératifs de reporting mensuel), et vérifier les imputations comptables ;
• Gérer et suivre les opérations financières du Compte Désigné (engagement, retrait, règlement, états de rapprochement bancaires) et de la caisse (approvisionnement, dépenses et procès-verbaux) du projet ;
• Superviser l’archivage des pièces comptables ;
• Vérifier la qualité technique des travaux comptables : imputations comptables, contrôles automatiques, exactitude des balances, fiabilité et consistance des états financiers ;
• Examiner la validité des pièces justificatives qui soustendent les transactions (forme et fonds), et procéder à tout contrôle opportun, régulier ou inopiné permettant de s’assurer de la réalité des paiements et de leur consistance ;
• Appuyer suivre et évaluer les travaux des comptables gestionnaires des structures partenaires sur le plan de la gestion et de la comptabilité ;
• Elaborer les états financiers annuels ;
• Elaborer les Rapports de Suivi Financier (RSF) trimestriels ;
• Elaborer les Rapports d’activités du projet pour la partie financière ;
• Procéder à la revue et à la validation des états de rapprochement bancaire du Compte Désigné du Projet
(mensuellement) ;
• Elaborer la situation financière de chaque structure de mise en œuvre ;
• Elaborer les Tableaux de bord ;
• Veiller au respect des procédures d’éligibilité des dépenses, d’efficacité de la gestion financière, et de
transparence dans l’utilisation des ressources ;
• Participer à la préparation de toute la documentation nécessaire pour l’examen trimestriel, semestriel ou annuel des plans d’exécution du projet ;
• Préparer et assister aux missions d’audit financier ;
• Organiser et mettre en œuvre un contrôle de gestion financière à partir de tableaux de bord et contrôles périodiques ;
• Suivre avec le SPM l’acquisition des biens et services selon le plan de passation de marchés ;
• Mettre en place des tableaux de suivi des acquisitions des biens et services, de leur codification, de leur prise d’inventaire annuelle, du suivi de leur bonne utilisation ;
• Superviser la gestion et veiller au bon suivi des immobilisations (fiches détenteurs, inventaire comptable permanent, inventaire physique) et au suivi des immobilisations transférées aux partenaires et bénéficiaires du projet ;
• Veiller`à la sauvegarde du patrimoine acquis dans le cadre du projet, et au respect de ses engagements contractuels ;
• Suivre l’utilisation exclusive au profit du projet, des moyens notamment les matériels roulants, dans des
conditions de transparence, d’économie et de sécurité ;
• Vérifier la tenue du registre du personnel et des dossiers individuels ;
• Planifier et suivre les congés du personnel ainsi que leurs assurances sociales (assurance maladie et autres) ;
• Préparer, suivre et gérer les contrats du personnel, sous le contrôle du Coordonnateur ;
• Assurer la bonne gestion du personnel conformément à la réglementation ;
• Mettre à jour les dossiers du personnel et l’établissement régulier des bulletins de paie, veiller au respect du calendrier de versement aux organismes sociaux ;
• Suivre l’application du règlement intérieur ;
• Gérer les déplacements du personnel : ordres de mission, décomptes des frais et remboursement des frais ;
• Préparer les fiches d’évaluation du personnel pour soumission au Coordonnateur ;
• Contrôler les déclarations fiscales et sociales liées à la paie ;
• Elaborer un plan de décaissement trimestriel à partir du plan de passation de marchés ;
• Suivre la trésorerie (maintien permanent du niveau de liquidité) en vue du règlement rapide des dépenses
engagées dans le cadre du Projet ;
• Préparer les demandes de retrait de fonds (DRF) / les Demandes de Paiement Directs (DPD) et toute la documentation nécessaire aux décaissements conformément aux directives de la Banque Mondiale ;
• Préparer et suivre les demandes de paiements et/ou de remboursement ;
• Signer les engagements (bon de commande) à présenter au Coordonnateur ;
• Définir et mettre en application un programme de renforcement de capacité comprenant la formation des principaux acteurs publics et privés impliqués dans l’exécution des activités du projet ;
• Veiller au transfert effectif de compétences et renforcement de capacités des homologues et comptables ;
• Assurer les relations financières avec la banque commerciale où est hébergé le compte désigné du projet et les bailleurs de fonds ;
• Participer à la supervision des activités du projet ;
• Exécuter toutes autres tâches que pourrait lui confier le Coordonnateur dans le cadre de ses fonctions
03. Les qualifications et compétences minimales requises au poste de Spécialiste en gestion Administrative et Financière du PRSA sont les suivantes :
• Niveau académique : avoir un diplôme supérieur d’au moins (BAC+4) en sciences de gestion, comptabilité, contrôle de gestion ou toute autre discipline équivalente obtenu dans une institution universitaire connue (Maîtrise en sciences de gestion, DESS, DECS, DESCF, MSTCF, ou équivalent) ;
• Avoir au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle en gestion administrative et financière ou toute fonction équivalente ;
• Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience à un poste de Responsable Financier dans un projet des bailleurs de référence ou de partenaire technique et financier (Union Européenne, Banque Mondiale, BAD, BID, FIDA, AFD, USAID, etc.).
• Avoir une parfaite connaissance des règles et procédures (comptabilité, budget, procédures de décaissements, passation des marchés etc.) des bailleurs de fonds multilatéraux (Exemple : BM, BAD) serait un atout ;
• Avoir une expérience dans les domaines de la mise en place des outils de gestion (manuel de procédures, système comptable) et la gestion de ces outils ;
• Maîtriser des applications logicielles couramment utilisées (, World, Excel, PowerPoint) ainsi que les outils de communications tels que les courriels ;
• Avoir une bonne connaissance des logiciels comptables (Tom2Pro, SAARI, SUCCESS), de préférence ceux utilisés dans la gestion des projets de développement ;
• Avoir une grande capacité en matière d’analyse financière, en communication et en rédaction de rapports financiers ;
• Avoir une bonne capacité de résolution des problèmes liés à la gestion financière, comptable, et administrative ;
• Avoir une grande intégrité morale (n’avoir jamais été condamné, aucune implication dans la corruption ou autres fraudes) ;
• Etre apte à travailler en équipe ;
• Etre apte à travailler efficacement sous pression ;
• Avoir une excellente capacité de communication écrite et orale en français, la connaissance de l’anglais est un atout.
04. Le Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et du Développement Rural, à travers le PRSA, invite tout Consultant intéressé par la présente mission et ayant une expérience confirmée dans le domaine de la Gestion Financière, à manifester son intérêt à proposer les services ci-dessus décrits en fournissant les informations suivantes : une lettre de motivation et un curriculum vitae précisant la qualification du Consultant, les expériences ou missions réalisées, les références similaires, ainsi que tous autres documents
justificatifs.
05. La mission se déroulera au Togo dans l’enceinte du Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et du Développement Rural à Lomé avec des descentes sur le terrain.
06. Le processus de sélection se déroulera en deux phases :
– Phase d’analyse des CV : à l’issue de cette phase, les candidats seront classés par ordre de mérite sur la base des notes obtenues à l’évaluation des CV. Seuls les six (06) premiers candidats (es) présélectionnés (es) après l’évaluation des CV seront contactés pour la phase d’interview ;
– Phase d’interview : les candidats retenus seront interviewés individuellement par un panel constitué par les
membres de la commission de sélection.
Les scores obtenus après analyse des CV et à la phase d’interview seront pondérés respectivement à 60 %
(phase d’analyse des CV) et 40 % (phase interview).
07. Seul le Consultant sélectionné après évaluation des manifestations d’intérêt sera invité à remettre une proposition technique et financière conformément aux procédures de sélection de consultant individuel spécifiées dans les Directives de Consultants 2016.
08. Les informations complémentaires relatives à la mission peuvent être obtenues à l’adresse indiquée ci-dessous aux heures suivantes : du lundi à vendredi de 8 h à 12 h et de 15 h à 17 h (heures locales).
09. Le début des prestations est prévu pour dès signature du contrat.
10. Les dossiers de manifestation d’intérêt rédigés en langue Française doivent être fournis en trois (03) exemplaires dont un original sous pli fermé en personne, par courrier ou par e-mail et portant la mention,
« MANIFESTATION D’INTERET POUR LE RECRUTEMENT DU SPECIALISTE EN GESTION ADMINISTRATIVE
ET FINANCIERE DU PROGRAMME DE RESILIENCE DES SYSTEMES ALIMENTAIRES EN AFRIQUE DE L’OUEST
(PRSA) » et doivent parvenir au plus tard le 14 janvier 2022 à l’adresse suivante :
Ministère de l’Agriculture, de L’Elevage et du Développement Rural ; Au Secrétariat de la Personne Responsable des Marchés Publics ; Sis à l’Avenue du nouveau Palais de la Présidence B.P. : 385 Lomé-Togo Secrétariat de la passation de marchés du MAEDR Tél. : + (228) 22 50 07 11 E-mail [email protected]
