Le Bureau des affaires de désarmement de l’ONU fournit un appui aux organes chargés des questions de désarmement créés par l’Assemblée générale et le Conseil de sécurité, et cherche en général à promouvoir les efforts de désarmement.
Le groupe Agence française de développement (AFD) recrute pour ces 2 postes (03 Juin 2023)
Titre posté 1 : ASSISTANT(E) À LA GESTION DE PROGRAMME, G6
Org. Réglage et rapport
Ce poste est à pourvoir au Bureau des affaires de désarmement de son Centre régional pour la paix et le désarmement en Afrique. Le poste rend compte au spécialiste des affaires politiques et au directeur du Centre.
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs délégués, l’assistant de gestion de programme sera responsable des tâches suivantes :
• Fournir une assistance à l’appui des activités/processus de planification et de mise en œuvre pour, généralement, une composante importante et très complexe des initiatives de programme/projet du Centre.
• Rechercher, compiler, analyser, résumer et présenter des informations/données de base sur des programmes/projets spécifiques et des sujets connexes.
• Aider à la coordination de la planification et de la préparation du programme/projet ; surveiller l’état des propositions de programmes/projets ; prend les mesures nécessaires pour s’assurer que les documents de projet sont complétés et soumis aux parties concernées pour approbation.
• Aider à la préparation et à l’analyse des propositions de budget de programme/projet ; fournir une assistance dans l’interprétation des directives budgétaires; examiner et coordonner les soumissions de propositions de programme et d’estimations budgétaires, en veillant à ce que les informations requises soient incluses et justifiées en termes d’activités proposées ; proposer des ajustements si nécessaire; préparer des rapports et s’assurer que les extrants/services sont correctement catégorisés.
• Aider au suivi et à l’évaluation des programmes/projets ; catégoriser, mettre à jour, suivre et analyser les données relatives aux programmes/projets, par exemple les registres comptables, les résultats, les ressources utilisées, les écarts/révisions, etc. ; effectuer des revues de statut périodiques, identifier les problèmes et initier les actions de suivi nécessaires ; préparer des prévisions budgétaires révisées ; rendre compte des révisions budgétaires, des dépenses et des obligations, vérifier la disponibilité des fonds ; assurer l’approbation et la saisie nécessaires dans le système budgétaire informatisé ; initier les autorisations financières de dépenses.
• Collaborer avec les responsables de programme/projet sur les rapports de performance ; assurer la liaison avec les parties concernées sur l’interprétation des activités/services prévus dans le BP et divers instruments de planification tels que le plan à moyen terme et les plans de travail internes ; fournir une assistance sur les exigences de déclaration, les lignes directrices, les règles et les procédures et assurer l’exhaustivité et l’exactitude des données soumises.
• Rédiger des résumés de programme/projet, coordonner le processus d’examen et d’autorisation, et coordonner avec l’éditeur, les services de traduction, etc. sur la finalisation et la publication du rapport en plusieurs langues.
• Servir de point focal pour la coordination, le suivi et l’expédition des activités de mise en œuvre du programme/projet, impliquant une liaison étendue avec diverses unités organisationnelles pour initier des demandes, préparer des termes de référence standard par rapport aux objectifs du programme/projet, obtenir les autorisations nécessaires, traiter et assurer le suivi sur les actions administratives et résoudre les problèmes liés à la mise en œuvre du projet, par exemple le recrutement et la nomination du personnel, les préparatifs de voyage, l’organisation et la participation à des voyages de formation/d’étude, l’autorisation de paiements, le décaissement de fonds, l’achat d’équipements et de services, etc.
• Préparer, maintenir et mettre à jour les fichiers (électroniques et papier) et les bases de données internes ; concevoir et générer une variété de rapports périodiques et ponctuels, de tableaux statistiques, de contenu graphique et d’autres documents/notes de référence pour faciliter l’inspection et d’autres examens.
• Rédiger la correspondance et les communications liées à tous les aspects de l’administration du programme / projet, y compris le plan de travail et les budgets, les révisions et autres questions connexes, ainsi que préparer les contributions de l’unité pour une variété de rapports périodiques.
• Offrir des conseils et une formation au personnel nouveau/subalterne.
• Effectuer d’autres tâches assignées.
Compétences
Professionnalisme : connaissance des politiques, processus et procédures internes en général et en particulier de ceux liés à l’administration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des programmes/projets, à la coopération technique, à la programmation et à la budgétisation. Compréhension des fonctions et de l’organisation de l’unité de travail ainsi que de la structure organisationnelle et des rôles respectifs des unités connexes. Capacité d’identifier et de résoudre un éventail de questions/problèmes et de bien travailler avec des chiffres, d’entreprendre des recherches fondamentales et de recueillir des informations à partir de sources standard. Capacité démontrée à appliquer un bon jugement dans le contexte des missions confiées. Montre la fierté de son travail et de ses réalisations. Fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. Est consciencieux et efficace pour respecter les engagements, respecter les délais et obtenir des résultats. Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles. Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
Communication : Parle et écrit clairement et efficacement. Écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée. Pose des questions pour clarifier et montre de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle. Langage, ton, style et format adaptés pour correspondre au public. Fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients. Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées. Surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes. Tenir les clients informés de l’avancement ou des revers des projets. Respecte les délais de livraison des produits ou services au client.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Emploi – Qualification spécifique
La réussite du test mondial de service général des Nations Unies (GGST) au siège ou d’un test équivalent administré localement dans les bureaux hors siège est requise. Les candidats qui n’ont pas réussi le GGST au moment de la candidature peuvent être invités au test après avoir soumis une candidature. Veuillez vous référer à la section Avis spécial pour plus d’informations sur le GGST. Avez-vous réussi un tel test? (Si oui, veuillez indiquer l’année et le lieu d’affectation où vous avez réussi le test.)
L’expérience professionnelle
Un minimum de sept (7) années d’expérience professionnelle progressive dans l’administration de programmes ou de projets, la coopération technique ou un domaine connexe est requis.
Une expérience de travail dans une organisation internationale est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise du français et de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Titre posté 2 : ASSISTANT D’ÉQUIPE, G4
Org. Réglage et rapport
Ce poste est à pourvoir au Bureau des affaires de désarmement de son Centre régional pour la paix et le désarmement en Afrique. Le poste relève de l’agent des affaires politiques, de l’adjoint administratif principal et du directeur du Centre.
Responsabilités
Sous la supervision directe du spécialiste des affaires politiques, l’assistant d’équipe sera responsable des tâches suivantes :
• Aider à la préparation et à l’examen des propositions/exigences en matière de ressources financières et humaines. Consolider le budget/programme de travail en ce qui concerne le budget du siège, les fonds fiduciaires, les subventions et les achats.
• Surveiller les dépenses et comparer avec le budget approuvé ; prépare les ajustements nécessaires.
• Répondre ou rédiger des réponses à la correspondance de routine et à d’autres communications ; utiliser un progiciel de traitement de texte standard pour produire une grande variété de documents et de rapports volumineux et complexes.
• Surveiller les processus et les échéanciers liés aux extrants, produits, tâches, etc. de l’unité; le cas échéant, aider à vérifier la réception et l’exactitude des documents, approbations, signatures, etc. requis pour assurer la conformité aux exigences juridiques, financières et autres.
• Rechercher, compiler et organiser des informations et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, des plans de travail, des études, des séances d’information, des réunions/conférences,
etc.
• Relisez les documents et corrigez les textes pour en vérifier l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, ainsi que le respect des normes établies en matière de format.
• Filtrer les appels téléphoniques et les visiteurs ; répondre aux demandes d’information et aux demandes de renseignements modérément complexes (par exemple, répondre aux demandes nécessitant une recherche de dossier, etc.) et, au besoin, transmettre les demandes au personnel approprié pour traitement.
• Fournir un soutien de secrétariat, administratif et logistique aux réunions, conseils, comités, conférences, etc.
• Aider à la maintenance des sites Web en numérisant, convertissant et affichant une variété de documents sur le site.
• Aider à la préparation du matériel de présentation en utilisant la technologie/le logiciel approprié.
• Maintenir le calendrier/horaires ; surveiller les changements et communiquer les informations pertinentes au personnel approprié à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate.
• Effectuer des fonctions de saisie et d’extraction de données.
• Examiner, enregistrer, distribuer et/ou traiter le courrier et autres documents ; suivi des actions imminentes.
• Mettre à jour et maintenir de grandes listes de distribution ; surveille, prépare et distribue divers documents, rapports, si possible en utilisant des formats électroniques ; s’occuper de l’organisation de l’impression et de la traduction si nécessaire ; coordonner les arrangements d’expédition, les services de messagerie
, etc. (ex. réquisitions, bons de commande, demandes de déplacement, contrats, autorisations de dépenses, demandes de visa, etc.).
• Tenir à jour les fichiers (papier et électroniques) et les bases de données de l’unité de travail.
• Aider à fournir un soutien logiciel et matériel de bureau.
• Fournir des conseils au personnel moins expérimenté sur les processus et procédures généraux de bureau, les applications informatiques, etc.
• Effectuer d’autres tâches assignées.
Compétences
Professionnalisme : Connaissance du bureau général et du soutien administratif, y compris les politiques, processus et procédures administratifs. Montre la fierté de son travail et de ses réalisations. Fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. Est consciencieux et efficace pour respecter les engagements, respecter les délais et obtenir des résultats. Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles. Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
Communication : Parle et écrit clairement et efficacement. Écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée. Pose des questions pour clarifier et montre de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle. Adapte la langue, le ton, le style et le format pour correspondre au public. Fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients. Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées. Surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes. Tenir les clients informés de l’avancement ou des revers des projets. Respecte les délais de livraison des produits ou services au client.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Emploi – Qualification spécifique
La réussite du test mondial de service général des Nations Unies (GGST) au siège ou d’un test équivalent administré localement dans les bureaux hors siège est requise. Les candidats qui n’ont pas réussi le GGST au moment de la candidature peuvent être invités au test après avoir soumis une candidature. Veuillez vous référer à la section Avis spécial pour plus d’informations sur le GGST. Avez-vous réussi un tel test? (Si oui, veuillez indiquer l’année et le lieu d’affectation où vous avez réussi le test.)
L’expérience professionnelle
Un minimum de 3 ans d’expérience en soutien de bureau général ou dans un domaine connexe est requis.
Une expérience dans le soutien à la gestion de projet est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
