PROGRAMME/BUREAU : FHI 360 Togo
FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif dédiée à améliorer les vies de manière durable par l’avancement de solutions intégrées, conduites localement. Le personnel comprend des experts en santé, éducation, nutrition, environnement, développement économique, société civile ; en genre, jeunesse, recherche et technologie, créant ainsi un mélange unique de capacités pour relever les défis du développement interreliés d’aujourd’hui.
Dans le cadre la mise en œuvre du projet « Ending Aids in West Africa : #EAWA », qui couvre le Bénin, Burkina- Faso et le Togo FHI 360 recherche actuellement pour le bureau du Togo, des candidats qualifiés pour les postes ci-après :
POSTE 1 : Contrôleur Interne
Superviseur : Chef de Projet
Lieu du poste : Lomé
Description Globale :
Le contrôle interne est un rôle transversal qui assurera la conformité sur tous les aspects de la mise en œuvre du projet EAWA : inventaire, subventions, achats, manuel de procédures, RH, partenaires, … tous les aspects auditables
RESPONSABILITES :
Les responsabilités spécifiques de ce poste comprennent notamment :
Contrôles internes
Ce poste aura à sa charge, la conduite des processus de contrôle interne, dans le but de trouver les risques, de renforcer et fournir des évaluations et des rapports d’avancement conformément aux demandes et aux priorités du superviseur.
Des mécanismes de contrôles a priori et a posteriori seront mis en place par rapport à la liste indicative ci-dessous.
– Subventions (internes)
o Adhésion aux standards/normes desdonateurs de FHI360
o Paiements et livrables
o Classement (complet et ordonné)
o Dossiers rétroactifs
o Assistance à la clôture
o Examen des documents de subvention
– Finance
o Adhésion aux standards/normes des donateurs de FHI360
o Respect des plafonds
o S’assure de la complétude de la documentation de paiement
o Vérification ponctuelle de la documentation de fin de mois
– Programme / S&E
– Les partenaires
o Adhésion aux standards/normes des donateurs de FHI360
o Utilisation appropriée des fonds du projet Standards/normes de rapportage
– Approvisionnement/Achat
o Adhésion aux standards/normes des donateurs FHI360
o Procédures de passation des marches
o Respect de la séparation des tâches et, des DOA
o Archivage
– Opérations
o Inventaire
o Informatique
o Véhicules/Carburant
o Ressources humaines
Cette liste n’est qu’un exemple de l’étendue du rôle, tandis que la priorisation réelle sera fournie directement par le Chef de Projet.
– Renforcement des processus et des procédures
Sur la base d’audits, d’évaluations et de rapports d’avancement ainsi que de conversations avec les membres du personnel pour comprendre le contexte et les limites des processus actuels : piloter le développement de processus et de procédures adaptés au contexte de chaque pays.
Le contrôleur interne aura un rôle de veille, d’alerte, et de résolution de toutes les situations en rapport avec la conformité avec les règles et procédures.
Exigences :
– Justifier d’un diplôme de BAC+4 en finance, audit, gestion de projet ou autre discipline similaire
– Justifier d’au moins 5 ans d’expérience dans la réalisation d’audits
– Justifier d’au moins 2 ans d’expérience dans la réalisation d’audits pour des projets financés par des donateurs internationaux, de préférence le gouvernement américain
– Bonne compréhension des procédures relatives à la gestion des subventions, des achats, des ressources humaines et des finances, entre autres
– Expérience démontrée dans la prestation de formation sur la conformité et les procédures
– Expérience démontrée dans l’élaboration de procédures pour assurer la conformité dans les domaines suivants : gestion des subventions, finances, passation des marchés, Expérience dans la rédaction de rapports détaillés et d’analyses basées sur les constatations d’audit
– Compétences en informatique : SharePoint, Microsoft Excel, Microsoft Word
– Etre organisé, soucieux du détail, capable de maintenir la confidentialité, proactif, orienté vers les solutions
Dossier de candidature :
Tous les candidats qualifiés, sont fortement encouragés à postuler ce poste. Les candidats intéressés sont priés de transmettre leur dossier de candidature composé exclusivement d’un CV daté et signé de 4 pages au plus et d’une lettre de motivation datée et signée de 2 pages au plus, plus une copie de votre dernier diplôme, à l’adresse suivante : [email protected]
Pour assurer considération, l’objet de courriel sera en format : « Controleur interne_NOM Prénom »
La date limite de dépôt des candidatures est le mercredi 30 novembre 2022.
POSTE 2 : Chargé des achats/ Procurement Officer
SUPERVISEUR : Directrice Administrative et Financière
LIEU DU POSTE : Lomé
Description Globale :
Le chargé des achats est responsable de la surveillance de la conformité de l’accord #EAWA et des sous-récipiendaires ; protocoles d’entente non financiers et divers outils contractuels pour la passation de marchés de services professionnels et de biens pour le projet. Il / elle offre une formation et des directives sur la gestion des achats, suivant les procédures de l’USAID.
RESPONSABILITES :
Les responsabilités spécifiques de ce poste comprennent notamment :
APPROVISIONNEMENT :
• Elaborer, mettre en œuvre et surveiller le plan d’approvisionnement
• En collaboration avec le Directeur des Operations, aider au processus de budgétisation annuel / aux prévisions en rapport avec le processus d’achat de matériel et de fournitures.
• Négocier les prix, les calendriers de livraison avec les fournisseurs pour les achats, y compris les véhicules, les ordinateurs et autres articles liés à la technologie et autres équipements de programme.
LIVRAISON, PAIEMENTS ET CREANCES :
• Coordonner avec le personnel des opérations / installations et du programme afin de faciliter l’expédition du matériel et des programmes.
• Préparer les factures, accompagnées des pièces justificatives, pour la revue du directeur des opérations, du directeur des finances et de l’administration et le chef du projet.
GESTION DE L’INVENTAIRE :
• Gérer le développement et la maintenance des stocks, assurer la couverture des stocks et des actifs du projet.
• Participer aux rapprochements mensuels des inventaires aux fins de l’examen du directeur des opérations, du directeur des finances et de l’administration, et de l’approbation du chef de projet.
• Gérer les enregistrements de base de données pour tous les actifs
EDUCATION, EXPERIENCE, CONNAISSANCES
• Bac+4 en administration des affaires, sciences sociales, ou disciplines assimilées ;
• Solides compétences analytiques et attention au détail sont indispensables ;
• Expérience minimale de sept ans dans le domaine des achats et approvisionnement et / ou des marchés publics ;
• maîtrise des applications Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint, Word) ; l’expérience de base de données serait un atout ;
• bonne maîtrise de l’Anglais oral et écrit.
• une expérience avérée en matière de formation et / ou d’orientation formelle sur les instruments et procédures contractuels ;
• Familiarité avec les conditions de financement des agences de financement, en particulier les subventions de l’USAID
• Expérience de travail dans des ONG est un atout.
COMPETENCES ET CAPACITES :
• Capacité à gérer plusieurs tâches et demandes, à établir des priorités et à travailler efficacement dans un environnement soumis à des délais précis ; l’exactitude et l’attention au détail dans l’exécution des tâches sont d’une importance cruciale ;
• Solides compétences en communication verbale et écrite axée sur le service clientèle, avec une capacité à interagir
de manière professionnelle avec un personnel et des intervenants externes de cultures et de langues diverses ;
Dossier de candidature :
Les candidats intéressés sont priés de transmettre leur dossier de candidature composé exclusivement d’un CV de 4 pages au plus et d’une lettre de motivation de 2 pages au plus, plus une copie de votre diplôme, à l’adresse suivante [email protected]
Pour assurer considération- le sujet de courriel sera en format « Procurement Officer_NOM Prenom »
La date limite de dépôt des candidatures est le mercredi 30 novembre 2022.
Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Les candidatures féminines sont encouragées
