Le gouvernement de la République togolaise a reçu de l’Association Internationale de Développement (IDA) un financement de soixante millions (60 000 000) de dollars pour la mise en œuvre du projet de Cohésion Sociale des Régions nord du Golfe de Guinée (COSO), et a l’intention d’utiliser une partie de ce fonds pour effectuer des paiements au titre du recrutement d’un (e) Assistant (e) Administratif (ve) pour le compte de l’unité de coordination du projet.
1. Informations sur le poste
Titre du poste : Assistant (e) Administratif (ve)
Lieu d’affectation : Siège de l’ANADEB à Lomé
Reporte à : Directrice Générale
Durée du poste : Un (01) an avec une période d’essai d’un (01) mois.
Date prévue pour la prise de fonction : 03 juillet 2023
2. Attributions et responsabilités
Sous la supervision de la Directrice générale de l’Agence Nationale d’Appui au Développement à la Base (ANADEB), l’Assistant (e) administratif (ve) assure la gestion du secrétariat et en organise les différentes composantes.
Il/Elle aura à exécuter toutes les tâches suivantes de façon non exhaustive :
Traitement de textes :
• assurer la rédaction et/ou le traitement des textes (lettres, rapports, documents administratifs…) rédigés par, le
Coordonnateur de projet, les directeurs et les autres cadres, au moyen d’un logiciel approprié et les soumettre à la Directrice générale pour signature ;
Gestion du courrier :
• réceptionner le courrier destiné à l’Agence (ou « courrier arrivée ») et l’enregistrer dans le registre prévu à cet effet ;
• préparer la circulation du courrier en attachant un bordereau de transmission et distribuer le courrier reçu dans les parapheurs ;
• collecter le courrier destiné aux tiers (ou « courrier départ »), l’enregistrer dans le registre prévu à cet effet ;
• enregistrer le « courrier départ » dans le registre de transmission puis le remettre au commis pour distribution ;
• assurer l’enregistrement et la ventilation du courrier et des documents en provenance ou à destination des autres
services ;
• contrôler et s’assurer de la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en général, de tout document à diffusion générale ;
• s’assurer de la distribution régulière du courrier destiné à l’extérieur par le commis (ou le service privé de courrier) ;
• utiliser un logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique et pour le distribuer, le classer et l’archiver.
Classement des documents :
• procéder au classement des documents selon le mode approprié (alphabétique, numérique, chronologique, thématique) afin de permettre une recherche rapide.
Gestion des rendez-vous et visites :
• prendre ou donner les rendez-vous aux visiteurs ;
• accueillir les visiteurs et les introduire auprès de la Directrice générale ;
• préparer l’agenda de la Directrice générale ;
• rappeler en temps opportun à la DG les réunions et rendezvous prévus ;
• coordonner l’ensemble des contacts extérieurs de la Directrice générale.
Préparation des missions :
• préparer les ordres de mission.
Réception :
• accueillir les visiteurs ;
• informer le destinataire de l’arrivée de son visiteur.
Gestion de la caisse menues dépenses :
• assurer la tenue de la caisse de menues dépenses ;
• tenir à jour le brouillard de caisse ;
• préparer et mettre à la disposition du comptable mensuellement
le point des dépenses exécutées en espèces ;
• participer à l’inventaire et à la rédaction du procès-verbal d’inventaire de caisse.
3. Profil requis
• être titulaire au moins d’une licence (Bac +3) /Assistant administratif ou de tout diplôme similaire ;
• avoir une expérience générale d’au moins cinq (05) ans dont au moins trois (03) ans en qualité d’Assistant administratif dans une administration, une institution privée de renom ou dans les projets de développement ;
• l’expérience sur un projet de développement financé par un bailleur constitue un atout ;
• justifier d’une bonne maîtrise du pack office (World, Excel, PowerPoint) ;
• avoir une parfaite maîtrise des applications de messagerie électronique (Outlook, Gmail…..) ;
• savoir prioriser les activités de l’Agence et travailler dans la confidentialité ;
• être pondéré et accueillant ;
• être apte à travailler à un rythme soutenu ;
• être discret et disponible ;
• pouvoir travailler en dehors des heures conventionnelles de service en cas de besoin ;
• la maîtrise de l’anglais est un atout.
4. Dossier de candidature
Chaque dossier de candidature doit comporter :
– Un curriculum vitae détaillé avec trois (03) références ;
– Une lettre de motivation ;
– Les copies certifiées conformes des diplômes ;
– Les copies des attestations de travail ou toutes autres pièces en tenant lieu.
N.B. : Les expériences citées dans le CV mais non soutenues par des preuves valables ne seront pas prises en compte.
Les dossiers de candidatures doivent être déposés sous pli fermé et porteront les mentions :
« Avis de recrutement N° 003/2023/ANADEB COSO/PRMP du 17/05/2023 »
« Recrutement au poste d’assistant (e) administratif (ve) -COSO/ANADEB ».
Les dossiers seront reçus tous les jours de 08 h à 12 h et de 14 h 30 à 17 h à l’adresse ci-après :
Lomé : Secrétariat de l’Agence Nationale d’Appui au Développement à la Base (ANADEB), sis à Agbalépédogan,
Lomé, Rue 48 Maison 426, Villa Malou ; 01 B.P. : 2098 LoméTogo, Tél. : (00228) 22 25 57 11, Porte N° 111.
La clôture des dépôts de candidature est fixée au 31 mai 2023 à 16 heures TU.
N.B. : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés par téléphone ou E-mail.
