Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résidente, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.
Intitulé du poste 1 : COMMIS ADMINISTRATIF (Tous les candidats intéressés/Toutes les sources)
Devoirs
Le titulaire supervise, dirige et exécute toutes les fonctions et responsabilités administratives de l’unité médicale telles qu’assignées par les médecins spécialistes du service extérieur recrutés directement (RMO, RMOP et MP). Le titulaire agit en tant qu’agent de liaison et facilitateur entre le personnel de l’unité médicale, les agents des différentes sections de la mission, les membres de la famille, le personnel des forces de l’ordre, le personnel d’autres organismes et postes régionaux, ainsi que les services médicaux, infirmiers et auxiliaires de santé au sein de la communauté locale. Le titulaire est sous la supervision directe de l’agent de gestion et reçoit des directives de travail
de l’infirmière principale.
Gestion de bureau et coordination du personnel – 60 %
Sert d’assistant administratif pour l’unité médicale du poste ; supervise la planification des rendez-vous des patients ; aide les patients à prendre des rendez-vous avec des consultants locaux selon les besoins ; et organise les horaires du personnel de l’unité médicale.
Travaille avec le personnel médical pour créer le calendrier mensuel de garde médicale.
Prépare le rapport de présence et de présence (T&A) toutes les deux semaines et collecte les formulaires de congé.
Organise, conserve et sécurise les dossiers médicaux des employés embauchés directement et de leurs personnes à charge. Tient à jour les dossiers de santé au travail du personnel des forces de l’ordre concernant les blessures et les maladies liées au travail. Gère le processus d’enregistrement et de sortie des dossiers médicaux et fournit aux patients des copies de leur(s) dossier(s) médical(aux) à emporter lors de leur prochaine affectation.
Planifie les séances d’orientation de l’unité de santé pour les nouveaux arrivants ; s’assure que les informations d’inscription de chaque personne couverte par le programme médical ICASS du Département d’État (DOS) sont correctes ; copie les informations d’assurance et confirme l’accès aux services de l’unité médicale.
Organise les rendez-vous pour les études d’imagerie, les tests de laboratoire et les consultations avec les spécialistes locaux qui sont nécessaires pour compléter les examens d’habilitation médicale.
Soumet les examens médicaux complétés aux Medical Clearances et MED/MR.
Organise les rendez-vous pour les examens physiques préalables à l’embauche du personnel des forces de l’ordre, les certifications des conducteurs et le personnel de maison des résidences de l’ambassadeur et du DCM.
Génère des lettres, des câbles et des rapports administratifs liés à l’hospitalisation des personnes.
Agit comme agent de liaison entre le système médical du pays hôte et le personnel médical du poste en organisant des réunions et en facilitant la communication avec le RMO, le RMO/P et le MP. Organise des visites sur place pour le personnel médical et les équipes avancées américaines qui doivent examiner les options médicales pour les visiteurs VIP tels que le secrétaire d’État ou le POTUS. Aide à la mise à jour de la liste de contacts de l’unité médicale des ressources médicales du MCI. Ce dossier électronique comprend des informations sur les installations médicales et les consultants du pays hôte et d’autres types d’installations médicales telles que les hôpitaux/cliniques militaires à proximité.
Aide financière – 10 %
Recueille les informations de facturation hospitalière des employés du DOS et soumet des télégrammes au M/MED/BUD pour obtenir des données fiscales.
Coordonne avec d’autres organismes pour le financement. Travaille en étroite collaboration avec la FMO sur le traitement des informations financières concernant les hospitalisations et les évacuations médicales locales. Examine les factures pour s’assurer de leur exactitude ; se renseigne auprès des hôpitaux si nécessaire pour définir les frais ; et transmet les factures à la FMO pour paiement. Assure l’interface avec les hôpitaux locaux et les installations militaires pour faciliter la facturation et le paiement.
Assistance contractuelle – 10 %
Coordonne l’approvisionnement en médicaments et en fournitures médicales et de bureau, ainsi qu’en équipement médical et de bureau majeur.
Effectue des recherches et commande des fournitures médicales auprès d’entreprises locales ou américaines, en faisant appel aux fournisseurs les plus rentables. En collaboration avec la section des achats, effectue des recherches et obtient des offres appropriées pour l’achat d’équipements médicaux et de bureau majeurs.
Assistance et déplacements des patients – 10 %
Accompagne les patients dans les hôpitaux/cliniques pour servir d’interprète, si nécessaire. Conseille les patients sur
les procédures administratives et les processus de paiement après avoir aidé à planifier les rendez-vous des patients avec des consultants locaux ou pour des tests/procédures de diagnostic (par exemple, mammographies, tomodensitométries, radiographies, amniocentèses). Organise des cliniques de vaccination contre la grippe si nécessaire ; aide le personnel infirmier dans les processus administratifs de vaccination et d’autres programmes de santé de proximité.
Gère le calendrier de voyage de tout le personnel de l’unité médicale. – 10 %
Demande des fonds aux sites MED/EX pour soutenir les déplacements régionaux de tous les officiers américains recrutés directement et du personnel des forces de l’ordre, selon les besoins (RMO, RMO-P, MP, RMLS et RMM). Établit et tient à jour les comptes de voyage E2 pour tout le personnel. Assure la liaison avec Travel pour obtenir les documents de voyage appropriés. Aide à la mise en place des éléments de voyage et d’hébergement si nécessaire. S’assure que les sites de financement nécessaires auprès de MED/EX sont en place. Fournit des données comptables à MED/EX pour le rapprochement des budgets de voyage. Soumet et gère toutes les informations eCC pour le personnel.
**Remarque : La présente description de poste n’indique ni n’implique en aucune façon que ces tâches sont les seules à être effectuées par le titulaire. Le titulaire devra s’acquitter d’autres tâches assignées par l’organisme.
Qualifications et évaluations
Exigences:
Tous les candidats sélectionnés doivent être en mesure d’obtenir et de détenir :
- certificat de sécurité; ou
- une habilitation de sécurité (le cas échéant) .
Tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une enquête de fond et pourront être soumis à un examen médical préalable à l’embauche.
Le candidat sélectionné doit être en mesure de commencer à travailler dans un délai raisonnable (3 mois) après réception de l’autorisation et/ou des habilitations/certifications de l’agence, faute de quoi sa candidature pourra prendre fin.
Exigences en matière d’éducation :
Deux années d’études collégiales ou universitaires générales sont requises.
Évaluations :
Vous serez évalué en fonction des qualifications et des exigences énoncées dans cette annonce de poste vacant.
Il se peut que l’on vous demande de passer un test de langue ou de compétences préalable à l’embauche.
Vous devez remplir le formulaire de candidature et fournir les documents requis. Votre candidature doit répondre à toutes les qualifications et exigences du poste, y compris la formation, l’expérience, la langue et toutes les connaissances/compétences/aptitudes énumérées. Si vous ne soumettez pas une candidature complète, votre candidature pourrait être disqualifiée pour ce poste.
Qualifications:
Expérience :
Au moins une (1) année d’expérience en tant que chef de bureau ou adjoint administratif est requise.
Langue:
Anglais niveau III (Bonnes connaissances pratiques) Lecture/Écriture/Parler requis.
Français Niveau III en français (Bonnes connaissances pratiques, parler/lire/écrire) requis.
Connaissances professionnelles :
Connaissance approfondie des politiques et procédures de MED. Connaissance pratique générale de la mission pour répondre aux besoins spécifiques de la population en service. Connaissance approfondie du système local de soins médicaux du pays hôte ainsi que des fournisseurs de fournitures de bureau et de services généraux du pays hôte. Connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau ; connaissance des principes et pratiques du service à la clientèle. Doit comprendre les principes comptables de base.
Compétences et aptitudes :
Doit maîtriser Microsoft (MS) Outlook pour organiser les tâches, les calendriers et les bases de données de contacts, MS Office (Word, Excel, Access, PowerPoint) pour organiser et présenter les informations, et Internet Explorer. Doit être capable d’être débrouillard et proactif dans le traitement des questions sensibles et confidentielles. Doit être flexible, orienté service, motivé et capable de travailler au sein de la structure de mission existante. Doit avoir la capacité d’organiser, d’effectuer plusieurs tâches à la fois, d’établir des priorités et de travailler sous pression. Doit posséder de solides compétences en service à la clientèle, en communication verbale et en écoute.
Avantages et autres informations
Avantages:
Avantages de l’agence :
La mission américaine offre un programme de rémunération et d’avantages sociaux compétitif. Le personnel employé localement, y compris les membres de la famille et les ressortissants de pays tiers, travaillant à la mission américaine à Lomé, au Togo, peut recevoir un programme de rémunération qui peut inclure des avantages en matière de santé, de séparation et autres.
Pour les candidats au statut de membre de la famille admissible (EFM), les avantages doivent être discutés avec le bureau des ressources humaines.
Le plan de rémunération est attribué par le bureau des ressources humaines et confirmé par Washington, DC
Autres informations :
PROCESSUS DE SÉLECTION DES PRÉFÉRENCES D’EMBAUCHE :
Une préférence d’embauche est accordée aux candidats admissibles et qualifiés dans l’ordre indiqué ci-dessous. Il est essentiel que vous décriviez avec précision votre statut dans votre candidature. Si vous ne le faites pas, nous pourrons déterminer que vous n’êtes pas admissible à une préférence d’embauche.
ORDRE DE PRÉFÉRENCE D’EMBAUCHE
- Membre de la famille admissible à un rendez-vous (AEFM) / Membre de la famille admissible citoyen américain (USEFM) qui est un vétéran américain admissible à une préférence*
- AEFM / USEFM
- Service extérieur (SE) en congé sans solde (CSL) et fonction publique (FP) avec droits de réemploi **
* IMPORTANT : Les candidats citoyens américains éligibles à la famille (USEFM) qui revendiquent le statut de vétéran américain éligible à la préférence doivent soumettre une copie de leur DD-214 le plus récent (« Certificat de libération ou de décharge du service actif »), de préférence la copie 4 du membre, lettre des Affaires des anciens combattants qui indique l’existence actuelle d’un handicap lié au service, une documentation équivalente ou une certification. Une « certification » est tout document écrit des forces armées qui certifie que le militaire devrait être libéré ou libéré du service actif dans les forces armées dans des conditions honorables dans les 120 jours suivant la soumission de la certification par le demandeur. La lettre de certification doit être sur papier à en-tête de la branche militaire appropriée du service et contenir (1) les dates de service militaire, y compris la date prévue de libération ou de libération ; et (2) le caractère du service. Des documents acceptables doivent être soumis pour que la préférence soit accordée.
** Ce niveau de préférence s’applique à tous les employés du FS en congé sans solde et en congé sans solde avec droits de réemploi dans leur agence ou bureau.
Pour les définitions complètes de AEFM, USEFM, EFM, Member of Household, etc., veuillez consulter les 3 définitions du FAM 7210.
CONSIDÉRATIONS SUPPLÉMENTAIRES RELATIVES À L’EMPLOI
Les éléments suivants s’appliquent uniquement aux EFM, aux USEFM et aux AEFM :
- Les employés actuels qui ont utilisé une préférence d’embauche pour obtenir un emploi et qui sont dans les 90 premiers jours civils de leur emploi ne sont pas admissibles. Cela ne s’applique pas lorsque le mécanisme d’embauche est TEMPORAIRE ou que l’horaire de travail est intermittent ou irrégulier.
- Les candidats bénéficiant d’une préférence d’embauche qui ont déjà accepté une offre d’emploi conditionnelle ne peuvent PAS se voir proposer une deuxième offre d’emploi conditionnelle à moins qu’ils ne retirent leur candidature pour le premier poste par écrit.
Les dispositions suivantes s’appliquent uniquement au personnel employé localement (LE) :
- Les employés actuels en période d’essai ne sont pas admissibles.
- Les employés actuels ayant une note globale récapitulative de « Besoin d’amélioration », « Insatisfaisant » ou un score MBC inférieur à 100 points dans leur rapport de performance des employés le plus récent ne sont pas éligibles.
Comment postuler ?
Cliquez sur le bouton « Postuler à ce poste vacant » en haut de la page pour commencer votre candidature. Pour une vidéo explicative sur la façon de postuler, cliquez ici . Pour plus d’informations sur la façon de postuler, visitez le site Internet de Mission.
Veuillez indiquer dans votre candidature toutes les expériences, formations, compétences linguistiques (y compris l’anglais) et compétences ou exigences liées au poste pertinentes.
Vous pouvez modifier votre candidature à tout moment avant la date de clôture du poste vacant. Si vous ne soumettez pas une candidature complète avant la date de clôture du poste vacant, votre candidature peut être disqualifiée pour ce poste.
Pour obtenir une copie de la description complète du poste, veuillez contacter le bureau des ressources humaines.
Pour demander un aménagement raisonnable, veuillez contacter le bureau des ressources humaines.
Nous favorisons un milieu de travail diversifié, équitable, inclusif et accessible où les employés peuvent être eux-mêmes. Nous invitons les candidats qualifiés de tous les horizons à postuler.
Documents requis :
Veuillez joindre à votre candidature tous les documents nécessaires. Si vous ne soumettez pas une candidature complète, votre candidature pourrait être disqualifiée pour ce poste.
Tous les candidats :
- Preuve de citoyenneté togolaise (c’est-à-dire carte d’identité togolaise, attestation d’identité ou passeport) (le cas échéant)
- Permis de résidence et/ou de travail (le cas échéant)
- Diplôme
- Transcription
- Certificats de travail
- Licence (le cas échéant)
- Liste de références
De plus, les candidats membres de la famille admissibles (EFM) doivent soumettre :
- Copie des ordres de mission/notification d’affectation du sponsor (ou équivalent)
- Copie du passeport
- DD-214 – Copie 4 du membre, lettre des Anciens Combattants ou autre document justificatif (le cas échéant)
- SF-50 (le cas échéant)
Prochaines étapes :
Les candidats invités à passer un test de langue ou de compétences, ou sélectionnés pour un entretien, seront contactés par courrier électronique.
Le service des ressources humaines prendra contact avec les candidats retenus. Pour plus d’informations sur la candidature à un emploi ou sur un emploi chez nous, veuillez consulter le site Web de la mission américaine.
Nous vous remercions pour votre candidature et votre intérêt à travailler avec nous.
Intitulé du poste 2 : Ouvrier d’entrepôt (Tous les candidats intéressés/Toutes les sources) -02 postes
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