Nous intervenons dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

• Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
• Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
• Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
• Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

POSTE ET MISSION

Rattaché au Chef de mission, le Coordinateur administratif, financier et des ressources humaines pour le bureau Togo / Bénin a pour mission de superviser et d’assurer la gestion comptable, financière et budgétaire, la gestion administrative et des ressources humaines dans le respect des réglementations applicables, internes à la Chaine de l’Espoir ou externes.

ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion budgétaire et financière

• Il pilote avec la Coordinatrice programme siège, le contrôle de gestion siège, le Chef de Mission et les responsables de programmes la préparation du budget annuel du bureau Togo/Bénin
  • Il est responsable de la consolidation des écritures partenaires, écritures terrain et siège et la mise à jour régulière des suivis budgétaires des projets
  • Il analyse et commente les écarts réalisé / budget et communique ses conclusions avec l’équipe de coordination terrain et le siège
  • Il établit en collaboration avec le Chef de Mission une prévision des dépenses trimestrielles
  • Il est responsable de l’établissement de nouveaux budgets en liaison avec la Coordinatrice programme siège, le contrôle de gestion siège, le Chef de Mission -Il participe à la préparation et animation des réunions mensuelles de suivi budgétaire
  • Il établit les reporting financier
  • Il élabore les rapports financiers selon les échéances contractuelles et les partager avec le Chef de mission pour validation et envoie au siège, les bailleurs et les autorités
  • Il participe aux audits financiers de la mission et supervise la transmission des documents et informations nécessaires aux audits réalisés au siège
  • Il connait et maîtrise les contrats bailleurs pour la bonne imputation et le respect des règles et des procédures liées aux budgets
  • Il est responsable du suivi et l’accompagnement des associations partenaires des projets dans le suivi et mise en place de nouveaux budgets mis en œuvre conjointement
  • Il s’assure du respect des procédures de dépenses ; des seuils de validations
• Gestion et suivi comptable
• Il assure la saisie des journaux de banque et journaux de caisse mensuels
• Il est responsable de la bonne affectation comptable et budgétaire des écritures
• Il est responsable de la qualité et éligibilité des pièces comptables de l’antenne
• Il est responsable des clôtures comptables mensuelles et annuelles · Il transmet au siège les états comptables mensuels accompagnés des pièces justificatives
• Il assure les rapprochements bancaires et inventaires de caisse
• Il prépare les prévisionnels de trésorerie (Appel de fonds) et les soumet au Chef de mission pour validation et les soumettre au siège
• Il assure le suivi des factures des fournisseurs et assure leur règlement
• Il est responsable du bon archivage des pièces comptables, en conformité avec la procédure de gestion comptable de La Chaine de l’Espoir
• Il assure le suivi et accompagne, les partenaires des projets à la gestion et au suivi comptable

Gestion des ressources humaines

• Il assure la constitution et le suivi des dossiers administratifs du personnel, en conformité avec la législation en vigueur du pays ;
• Il élabore et garantit la bonne application et respect des documents de référence : règlement intérieur, statuts du personnel, modèles de contrat, bulletins de paie, registre de l’employeur ;Il veille à la mise en œuvre des conditions de travail appropriées, règles de santé et sécurité ;
• · Il met à jour les grilles de rémunération des agents locaux (éléments fixes et variables), les packages d’avantages complémentaires (obligatoires ou non: couverture médicale, indemnités journalières, assurances, frais de déplacement…) et en assure la mise en œuvre, une fois validée par le Chef de Mission et le siège.
• Il organise et participe au processus d’évaluation annuelle de l’ensemble du personnel
• Il identifie les besoins de formation avec le Chef de mission et assure la mise en œuvre et le suivi du plan de formation, en fonction des capacités de la mission
• Gestion du personnel et gestion administrative
• Il participe et valide, sur l’aspect financier, avec le Chef de mission les demandes de recrutement, les modifications contractuelles, les sanctions disciplinaires et les décisions de fin de contrat
• Il supervise le processus de recrutement (offre, candidats et entretiens), valide les contrats de travail du personnel local et organise avec le Chef de mission l’intégration de nouveaux employés
• Il assure la veille réglementaire et fiscale sur le droit de travail ; Alerte sur les évolutions de la réglementation externe qui pourraient avoir des incidences sur les activités ou le statut de La Chaine de l’Espoir
• Il supervise les opérations de paie mensuelles du personnel local, surveille les absences et les congés, valide les calculs fiscaux et de sécurité sociale et assure leur paiement en temps voulu
• Il supervise et centralise l’élaboration des fiches de présence avec les équipes
• Il assure les arrivées et départs des missions des expatriés en coordination avec le Chef de mission
• Gérer avec le Chef de mission toutes les formalités administratives et juridiques d’enregistrement de la Chaine de l’Espoir au Bénin et découlant de l’enregistrement au Togo (renouvellement, reporting…).

FORMATION

BAC + 4 minimum en Science de gestion, en Gestion financière ou comptable, ou toute autre formation équivalente.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

• Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire, de préférence au sein d’une ONG internationale
• Expérience en gestion financière sur plusieurs projets, si possible avec financements institutionnels.
• Expérience en accompagnement et renforcement des capacités d’associations locales partenaires.

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

• Très bonne maitrise du Français (oral + écrit)
• Adhésion aux principes humanitaires et au code éthique de La Chaîne de l’Espoir
• Patience, flexibilité et capacité d’adaptation
• Excellente capacité d’organisation
• Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, etc.)
• Maitrise les outils de comptabilité (la maitrise de SAGA serait un atout)
• Aptitude à effectuer des déplacements à l’intérieur ou à l’extérieur du pays, au Bénin notamment
• Sens du relationnel et du contact
• Sens du travail en équipe
• Connaissance des financements des bailleurs institutionnels

CONDITIONS

• CDD de droit français, 12 mois renouvelable
• Basé au à Lomé, Togo
• Poste à temps plein
• Politique de R&R
• Participation frais de logement
• Salaire proposé : selon profil et expérience