Pour les besoins de ses activités au Togo et au Bénin, et notamment sur son projet « ma santé, mon école, un enjeu collectif » (ci-après MSME), phase Il cofinancé par !’Agence Française de Développement (AFD), La Chaîne de l’Espoir (La CDE) recrute :
Intitulé du poste : Coordinateur administratif, financier et RH (H/F}
Statut : COD 1 an renouvelable
Lieu d’affectation : Lomé
Missions du poste
Rattaché au Chef de mission, le Coordinateur administratif, financier et des ressources humaines pour le bureau Togo/ Bénin a pour mission de superviser et d’assurer la gestion comptable, financière et budgétaire,
la gestion administrative et des ressources humaines dans le respect des réglementations applicables, internes à La Chaîne de l’Espoir ou externes.
Description des tâches
1. Gestion budgétaire et financière
• Il pilote avec la Coordinatrice programme siège, le contrôle de gestion siège, le Chef de Mission et les responsables de programmes la préparation du budget annuel du bureau Togo/Bénin ;
• Il est responsable de la consolidation des écritures partenaires, écritures terrain et siège et la mise à jour régulière des suivis budgétaires des projets ;
• Il analyse et commente les écarts réalisés/ budget et communique ses conclusions avec l’équipe de coordination terrain et le siège ;
• Il établit en collaboration avec le Chef de Mission une prévision des dépenses trimestrielles ;
• Il est responsable de l’établissement de nouveaux budgets en liaison avec la Coordinatrice programme siège, le contrôle de gestion siège, le Chef de Mission ;
• Il participe à la préparation et animation des réunions mensuelles de suivi budgétaire ;
• Il établit les reporting financier ;
• Il élabore les rapports financiers selon les échéances contractuelles et les partager avec le Chef de mission pour validation et envoie au siège, les bailleurs et les autorités ;
• Il participe aux audits financiers de la mission et supervise la transmission des documents et informations nécessaires aux audits réalisés au siège ;
• Il connaît et maîtrise les contrats bailleurs pour la bonne imputation et le respect des régies et des procédures liées aux budgets ;
• Il est responsable du suivi et l’accompagnement des associations partenaires des projets dans le suivi et mise en place de nouveaux budgets mis en œuvre conjointement ;
• Il s’assure du respect des procédures de dépenses ; des seuils de validations.
2. Gestion et suivi comptable
• Il assure la saisie des journaux de banque et journaux de caisse mensuels ;
• Il est responsable de la bonne affectation comptable et budgétaire des écritures ;
• Il est responsable de la qualité et éligibilité des pièces comptables de l’antenne ;
• Il est responsable des clôtures comptables mensuelles et annuelles ;
• Il transmet au siège les états comptables mensuels accompagnés des pièces justificatives ;
• Il assure les rapprochements bancaires et inventaires de caisse ;
• Il prépare les prévisionnels de trésorerie (Appel de fonds) et les soumet au Chef de mission pour validation et les soumettre au siège ;
• Il assure le suivi des factures des fournisseurs et assure leur règlement ;
• Il est responsable du bon archivage des pièces comptables, en conformité avec la procédure de gestion comptable de La Chaîne de l’Espoir.
3. Gestion des ressources humaines
• Il assure la constitution et le suivi des dossiers administratifs du personnel, en conformité avec la législation en vigueur du pays ;
• Il élabore et garantit la bonne application et respect des documents de référence : règlement intérieur, statuts du personnel, modèles de contrat, bulletins de paie, registre de l’employeur ;
• Il veille à la mise en œuvre des conditions de travail appropriées, règles de santé et sécurité ;
• Il met à jour les grilles de rémunération des agents locaux (éléments fixes et variables), les packages d’avantages complémentaires (obligatoires ou non: couverture médicale, indemnités journalières, assurances, frais de déplacement…) et en assure la mise en œuvre, une fois validée par le Chef de Mission et le siège ;
• Il organise et participe au processus d’évaluation annuelle de l’ensemble du personnel ;
• Il identifie les besoins de formation avec le Chef de mission et assure la mise en œuvre et le suivi du plan de formation, en fonction des capacités de la mission.
4. Gestion du personnel et gestion administrative
• Il participe et valide, sur l’aspect financier, avec le Chef de mission les demandes de recrutement, les modifications contractuelles, les sanctions disciplinaires et les décisions de fin de contrat ;
• Il supervise le processus de recrutement (offre, candidats et entretiens), valide les contrats de travail du personnel local et organise avec le Chef de mission l’intégration de nouveaux employés ;
• Il assure la veille réglementaire et fiscale sur le droit de travail ;
Alerte sur les évolutions de la réglementation externe qui pourraient avoir des incidences sur les activités ou le statut de La Chaîne de l’Espoir ;
• Il supervise les opérations de paie mensuelles du personnel local, surveille les absences et les congés, valide les calculs fiscaux et de sécurité sociale et assure leur paiement en temps voulu ;
• Il supervise et centralise l’élaboration des fiches de présence avec les équipes ;
• Il assure les arrivées et départs des missions des expatriés en coordination avec le Chef de mission ;
• Gérer avec le Chef de mission toutes les formalités administratives et juridiques d’enregistrement de La Chaîne de l’Espoir au Bénin et découlant de l’enregistrement au Togo (renouvellement, reporting…).
PROFIL DU CANDIDAT
FORMATION
BAC+ 4 minimum en Science de gestion, en Gestion financière ou comptable, ou toute autre formation équivalente.
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
• Expérience de trois (03) ans minimum sur un poste similaire, de préférence au sein d’une ONG internationale ;
• Expérience en gestion financière sur plusieurs projets, si possible avec financements institutionnels ;
• Expérience en accompagnement et renforcement des capacités d’associations locales partenaires.
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
• Très bonne maîtrise du Français (oral+ écrit) ;
• Adhésion aux principes humanitaires et au code éthique de La Chaîne de l’Espoir ;
• Patience, flexibilité et capacité d’adaptation ;
• Excellente capacité d’organisation ;
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, etc.) ;
• Maîtrise les outils de comptabilité (la maîtrise de SAGA serait un atout) ;
• Aptitude à effectuer des déplacements à l’intérieur ou à l’extérieur du pays, au Bénin notamment ;
• Sens du relationnel et du contact ;
• Sens du travail en équipe ;
• Connaissance des financements des bailleurs institutionnels.
Contenu du dossier de candidature :
• Une lettre de motivation de maximum une (01) page ;
• Un curriculum vitae détaillé incluant trois (03) personnes de référence ;
• Copie des diplômes et attestations d’étude ;
• Copie des attestations d’emplois antérieurs ;
• Une copie de la carte nationale d’identité ou du passeport.
Procédures de recrutement :
• Une présélection sur dossier (seuls les candidats retenus après l’étude des dossiers seront contactés pour la suite du processus) ;
• Un test écrit et informatique ;
• Un entretien oral.
Date de dépôt des candidatures :
Les dossiers de candidature doivent être adressés au Chef de Mission Togo-Bénin de La Chaîne de l’Espoir et envoyés par courrier électronique à [email protected] ou déposés au Secrétariat de La Chaîne de l’Espoir sis à Tokoin Hôpital non loin de Echoppe/Gym Center, au plus tard le vendredi 20 mars 2022 à 12 h 00.
N.B. : Tout dossier de candidature incomp
