Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.
Description de la mission
Sous l’autorité du Coordinateur du projet, et en lien fonctionnel avec l’équipe projet à Lomé (Togo) et Kampala (Ouganda) ainsi qu’avec l’équipe en charge du suivi au niveau du siège, l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(e) aura pour mission d’assurer le suivi financier terrain et de soutenir l’équipe projet dans les tâches de gestion administrative et logistiques.
Assurer le suivi financier terrain du projet
- Assurer le suivi et le reporting des subventions allouées aux villes partenaires.
- Gérer la caisse locale du projet.
- Centraliser les demandes d’achat et suivre les commandes jusqu’à la livraison.
- Appuyer l’équipe projet dans la gestion administrative des passations de marché et contrats de consultance.
Organiser et gérer la logistique des missions et ateliers
- Assurer la préparation logistique des missions et ateliers : réservation des hébergements, gestion des titres de voyage, visas, organisation générale voyage, réservation salle, traiteur, interprétariat.
- Effectuer des courses administratives et/ou logistiques en ville.
- Gérer le paiement des prestataires et le versement des prises en charges des participants.
Réalisation du secrétariat administratif
- Traitement des courriers : rédaction, suivi, gestion du classement.
- Gérer le courrier ‘Arrivée’ et courrier ‘Départ’.
- Traduire les correspondances et les documents de l’anglais en français ou du français en anglais.
- Etablir les ordres de mission.
- Préparer l’état de paiement des indemnités de mission et des frais et avantages divers.
- Gérer les archives du projet.
- Suivre les missions des consultants et visiteurs siège.
- Faire circuler l’information pour tout événement particulier concernant l’équipe et l’organisation du bureau.
Gestion des relations publiques
- Assurer l’accueil des visiteurs.
- Tenir l’annuaire interne
- Répondre aux sollicitations téléphoniques
- Prendre des rendez vous
- Assurer l’accueil des participants lors d’évènements liés au projet
Description du projet ou contexte
Le Soutien à la Convention des Maires en Afrique Sub-saharienne (CoM SSA) est un projet financé par l’Union Européenne qui vise à accompagner plusieurs villes d’Afrique Subsaharienne à relever les défis interdépendants du changement climatique et de l’accès à l’énergie durable. Dans le cadre du projet CoM SSA, Expertise France appuie 7 villes au Togo, Mali, Kenya et Ouganda dans leur renforcement de capacités et la planification d’actions efficaces face au changement climatique.
Profil souhaité
Qualifications et compétences :
- Diplôme Bac+2 en secrétariat, gestion, comptabilité ou tout autre domaine pertinent ;
- Capacité de travail complète en français, anglais ;
- Maîtrise des logiciels de secrétariat standards : Word, Excel, Powerpoint, Outlook.
- Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles ;
- Capacité à travailler en équipe et à distance ;
- Autonomie, réactivité et force de proposition ;
- Bonne humeur et capacité à travailler sous pression dans un environnement multiculturel ;
Expérience professionnelle :
- Expérience d’au moins deux (02) ans dans une institution d’envergure régionale ou internationale dans le domaine de l’assistance de direction, du secrétariat et de l’administration.
- Expérience dans le secteur public/institutionnel et/ou la coopération internationale/l’aide au développement, et dans un projet d’envergure régionale serait un atout.
Informations complémentaires
- Lieu de la mission : Lomé, avec missions terrain régulières à prévoir au Togo et dans les pays d’intervention du projet.
- Durée de la mission : 11 mois.
- Date de prise de fonction : 25.05.2022.
Date limite de candidature : 03/05/2022 16:35
