Assistant(e) Administratif(ve)
Description du poste
Nous recherchons actuellement un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour notre bureau international et diversifié de Lomé. Vous travaillerez dans un environnement international pour aider notre bureau de Lomé et l’équipe administrative internationale à assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes, ainsi qu’aider à développer et à améliorer les processus administratifs dans une organisation en pleine croissance. La langue du bureau est le français et la langue de l’organisation est l’anglais.
Vos responsabilités
– Gestion du bureau et logistique;
– Vous assurez la réception et la gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, recevez et classez le courrier et envoyez la correspondance aux différents destinataires et assurez la gestion du courrier, y compris le tri et l’archivage;
– Vous êtes responsable de la gestion, des commandes et de l’entretien de nos fournitures de bureau et de nos équipements techniques;
– Vous faites la planification logistique et la réservation des voyages nationaux et internationaux de l’équipe de Lomé/Afrique de l’Ouest;
– Vous organisez nos événements externes et internes en collaboration avec nos chefs de projet et êtes le principal point de contact pour les fournisseurs de services et de biens.
Communication et information
– Vous assurez la bonne circulation de l’information au sein du bureau et avec les partenaires extérieurs;
– Vous veillez à ce que les décisions prises lors des réunions soient communiquées à tous les acteurs concernés et prenez des notes des réunions avec le personnel interne ou avec les parties externes;
– Vous organisez et fixez les rendez-vous liés à l’équipe de Lomé;
– Vous collaborez avec les assistants administratifs et de bureau de nos autres bureaux internationaux, administration et comptabilité;
– Vous assurez la réalisation de toutes les tâches administratives et veillez à ce que toutes les procédures de gestion soient suivies et mises à jour si nécessaire;
– Vous avez un regard sur l’administration générale du bureau et faites des suggestions pour améliorer nos processus et procédures.;
– Vous effectuez l’enregistrement comptable dans les logiciels ETO Compta et ERP (saisie des écritures dans les journaux de banque, de caisse, de paie et d’opérations diverses) et effectuez la numérisation, le classement et l’archivage des pièces comptables;
– Vous gérez la petite caisse pour les fournitures et besoins usuels du bureau;
– Vous suivez et gérez le paiement des factures des prestataires de services et des fournisseurs;
– Vous gérez les paiements des cotisations sociales à la CNSS et des taxes à l’OTR.
Votre profil
Vous disposez idéalement des qualifications et compétences suivantes :
– Une formation en gestion administrative ou une qualification équivalente, avec au moins 5 ans d’expérience de travail administratif/professionnel,
– Une connaissance des règlements et politiques administratives et des exigences légales de base au Togo/Afrique de l’Ouest;
– Une formation en comptabilité de base est un plus;
– Maîtrise de la suite Microsoft Office;
– Capacité à garder une vue d’ensemble des opérations du bureau et à travailler de manière structurée et indépendante;
– Capacité à communiquer efficacement avec des personnes de tous les niveaux de l’organisation dans un environnement multiculturel;
– Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale. La langue de notre bureau est le français, la langue de travail au sein de l’organisation au niveau international est l’anglais;
– Solides compétences organisationnelles avec une attention particulière aux détails, la capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches est requise;
6 Forte éthique de travail.
Nous offrons
– Un emploi motivant. Avec nous, vous travaillerez dans une équipe de personnes engagées et, grâce à vos compétences, vous pourrez apporter une contribution positive à notre travail dans le domaine du changement climatique;
– Une atmosphère de travail positive et stimulante au sein d’une équipe internationale;
– Un ensemble d’avantages sociaux comprenant une contribution à la sécurité sociale et à l’assurance maladie.
Conditions
Date limite de candidature : 12 septembre 2021
Date de début : Dès que possible
Lieu : Lomé, Togo
Conditions : Nous sommes à la recherche d’une collaboration à long terme. Actuellement, nous pouvons offrir un contrat à durée déterminée d’un an, avec une forte perspective d’extension en fonction des performances et du financement.
Pour plus d’informations, envoyez vos questions par e-mail à: [email protected].
Veuillez envoyer votre CV, votre lettre de motivation et une liste de trois références en format PDF exclusivement à l’aide du formulaire de candidature avant le 12 septembre. Veuillez indiquer dans votre lettre de motivation votre date d’entrée en fonction la plus proche et vos prétentions salariales.
Les candidatures envoyées par courrier électronique ou par la poste ne pourront malheureusement pas être traitées.
Pour postuler à cette offre veuillez consulter notre site web :
https://climateanalytics.org/about-us/work-with-us/assistante-administratifve/
