Terre des hommes est la principale organisation suisse de défense des droits de l’enfant. Créée en 1960, la Fondation Terre des hommes s’engage à protéger la vie et les droits des enfants et à améliorer leur bien-être. Nous souhaitons y parvenir à travers des programmes innovants, spécialement conçus pour avoir des impacts à court et à long terme.
Objectif général :
Fournir un soutien administratif et opérationnel, assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau d’Abuja et représenter l’organisation aux réunions au niveau d’Abuja à la demande du chef de délégation (HoD) ou du chef de programme (HoP), sous la supervision du responsable des ressources humaines/administratif.
Principales responsabilités :
- Collaborer avec la logistique, les RH/l’administration, le concierge, le chauffeur et le responsable des risques et de l’accès au pays pour assurer des opérations de bureau efficaces.
Opérations de bureau :
- Collaborer avec les équipes logistiques et RH/administratives pour assurer le bon fonctionnement du bureau.
- Effectuer des tâches administratives telles que la photocopie, la numérisation, le classement et l’organisation de documents.
- Coordonner avec l’équipe logistique l’entretien du bureau et la réparation de l’équipement.
- Aider à préparer les rapports et à garantir que la documentation est correctement gérée.
Gestion de la maison d’hôtes et des visiteurs :
- Travaillez en étroite collaboration avec le concierge pour vous assurer que la maison d’hôtes et les bureaux sont propres et prêts pour les expatriés et les visiteurs.
- Coordonner avec le chauffeur les modalités de transport en temps opportun pour les visiteurs et le personnel utilisant la maison d’hôtes.
- Assurer la réservation et la préparation efficaces des chambres d’hôtes pour les nouveaux expatriés et les visiteurs, en travaillant en étroite collaboration avec l’équipe logistique.
- Soutenir la planification et la programmation des séjours des visiteurs, en coordination avec le Responsable Risque Pays et Accès pour les questions liées à la sécurité.
Logistique et Sécurité :
- Collaborer avec l’équipe logistique pour gérer le transport et la logistique du bureau et de la maison d’hôtes.
- Collaborez avec le responsable des risques pays et de l’accès pour garantir que tous les protocoles de sécurité sont respectés au bureau et dans la maison d’hôtes.
- Assurer une bonne coordination des voyages internationaux et nationaux des expatriés, en travaillant en étroite collaboration avec l’équipe des chauffeurs et de la logistique.
Inventaire et fournitures :
- Surveiller et gérer les fournitures de bureau et de maison d’hôtes, en assurant un réapprovisionnement en temps opportun grâce à la collaboration avec l’équipe logistique.
- Tenir des registres d’inventaire précis des fournitures et du matériel de bureau.
Conformité et protection :
- Assurez-vous que toutes les actions sont conformes à la politique de protection de l’enfance de Terre des Hommes, en signalant immédiatement tout problème.
- Respecter le code de conduite de l’organisation et préserver la confidentialité lors du traitement d’informations sensibles.
Collaboration d’équipe :
- Collaborer avec l’équipe logistique, l’équipe RH/administrative, le concierge, le chauffeur et le responsable des risques et de l’accès au pays pour répondre aux besoins opérationnels du bureau et de la maison d’hôtes.
- Maintenir une communication efficace avec le chauffeur et le concierge pour assurer la propreté, l’ordre et la sécurité du bureau.
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable des risques pays et de l’accès pour répondre à tous les problèmes de sécurité liés au bureau et à la maison d’hôtes, en garantissant la sécurité de tout le personnel et des visiteurs.
Représentation:
- Servir de représentant organisationnel aux réunions au niveau d’Abuja, à la demande du chef de département (HoD) ou du chef de programme (HoP)
Code de conduite mondial et politiques de gestion des risques de Tdh :
- Se conformer pleinement au Code de conduite mondial de Tdh et signaler systématiquement toute violation du code via le dispositif de dénonciation : sensibiliser au sein de la Fondation aux abus et violences et aux droits qui en découlent, en respectant les droits et la dignité des enfants, des membres des communautés où Tdh opère et de notre personnel.
- S’engage à respecter les politiques de gestion des risques de Tdh, notamment les politiques de sauvegarde (politique de sauvegarde de l’enfance, politique de protection contre l’exploitation sexuelle et directive sur les fautes professionnelles du personnel), la politique de sécurité et de sûreté, les politiques de lutte contre la fraude/corruption et celles liées à la prévention du financement d’activités criminelles.
- S’engage à réduire le risque d’abus et de préjudice en développant une culture de leadership ouvert et informé au sein de l’organisation et dans notre travail avec les enfants et les communautés dans lesquelles nous travaillons.
Autres
- Entreprend toutes les autres tâches qui peuvent être déterminées par le chef de département et/ou le chef de service et qui sont compatibles avec le poste.
- Maintenir et assurer une culture de stricte confidentialité concernant les activités de Tdh, les bénéficiaires, les questions liées au personnel et celles avec des tiers.
Exigences:
- Minimum : HND/Bachelor en administration des affaires ou dans un domaine connexe
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles
- Expérience en soutien de bureau ou dans un rôle similaire.
- Capacité à travailler en collaboration avec plusieurs équipes, notamment les équipes logistiques et RH/administratives, le concierge, le chauffeur et le responsable des risques et de l’accès au pays.
- Excellentes compétences d’organisation et de gestion du temps.
- Maîtrise de base des outils informatiques (Suite Microsoft Office).
- Compréhension des principes de protection de l’enfance ou volonté d’apprendre.
- La connaissance des protocoles de sécurité est un plus.
Note :
- Les demandes seront traitées au fur et à mesure.
Mode d’application :
