Le Programme des Nations unies pour le développement fait partie des programmes et fonds de l’ONU. Son rôle est d’aider les pays en développement en leur fournissant des conseils mais également en plaidant leurs causes pour l’octroi de dons.
Description de la tâche
Sous la direction et la supervision de l’analyste en gestion des ressources financières, l’assistant(e) financier(ère) fournit des services financiers garantissant un travail de haute qualité, précis et cohérent. Il/Elle promeut une approche axée sur le client, conformément aux règles et réglementations du PNUD. L’assistant(e) financier(ère) travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du bureau de pays, ainsi qu’avec le personnel du siège du PNUD et du Centre de services partagés du PNUD (GSSC), afin d’échanger des informations et d’assurer une prestation de services cohérente. Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est appelé à travailler de manière transversale au sein d’équipes multidisciplinaires, au sein de différentes unités, fonctions, équipes et projets, afin de renforcer et de faciliter la collaboration horizontale.
1) Appuyer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles.
• Garantir la pleine conformité des processus et des enregistrements financiers avec les politiques et procédures (POPP) et les stratégies du programme et des opérations du PNUD.
• Contribuer, en consultation avec le/la supérieur(e) hiérarchique direct(e) et la direction du bureau, à la préparation et à la révision de la cartographie des processus opérationnels du bureau de pays et à l’élaboration du contenu des procédures opérationnelles standard internes en matière de finances.
2) Appuyer le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts.
• Fournir les éléments nécessaires à la préparation du recouvrement des coûts dans Quantum pour les services fournis par le PNUD et assurer le suivi de ce recouvrement.
3) Apporter un soutien comptable et administratif à l’unité des finances.
• Contribuer au contrôle rigoureux des pièces justificatives des factures de paiement et à la bonne gestion documentaire, y compris l’archivage systématique.
• Préparer tous types de factures pour les projets et pour le compte des agences non équipées d’un système ERP, et traiter les exceptions de paiement.
• Maintenir un système de classement approprié pour les documents et dossiers financiers.
• Maintenir le système de contrôle des dépenses internes afin de garantir que les factures traitées sont rapprochées et complètes, que les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées dans l’ERP, et que les demandes de remboursement de frais de voyage et autres droits sont dûment traités.
• Fournir des informations sur l’état des ressources financières, selon les besoins.
• Prendre des mesures correctives rapides concernant les factures non comptabilisées, y compris celles présentant des erreurs de validation, des exceptions de rapprochement et/ou des factures non approuvées.
• Gérer les encaissements et la petite caisse.
• Gérer le rapprochement bancaire et résoudre les problèmes en suspens.
4) Assurer le bon fonctionnement des systèmes de gestion de trésorerie du bureau de pays.
• Assurer l’intérim de l’assistant financier (ICS-5) pour l’examen régulier de la situation de trésorerie des comptes locaux afin de garantir des fonds suffisants pour les décaissements et de maintenir le niveau de liquidités approuvé par le Trésor. Identifier et enregistrer les recettes et créer rapidement les dépôts pour l’affectation des recettes.
5) Contribuer au renforcement et au partage des connaissances au sein du bureau de pays.
• Participer à la formation en finance destinée au personnel des opérations et des projets. • Contribuer aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique. Le titulaire du poste accomplit également d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
