Solidarités Internationale recrute pour ces 02 postes (23 Juin 2023)

Au sein
de la mission Nigeria et sous la supervision du Coordinateur Terrain Adjoint – Programme, le Responsable MEAL s’assure que la stratégie MEAL de la mission est mise en œuvre au niveau de base par l’équipe du département. Elle:

• Supervise l’équipe du département.
• Met en œuvre et poursuit les objectifs du département.
• Fournit un soutien méthodologique à toutes les équipes du programme sur les questions techniques liées au MEAL et les questions transversales telles que : la conception du plan de S&E, la collecte et l’analyse de données quantitatives et qualitatives, la mesure des indicateurs, le mécanisme de réponse aux plaintes, l’analyse de ne pas nuire, etc.
• En collaboration avec le Coordonnateur MEAL, veille à la qualité et à la pertinence des activités de suivi et d’évaluation internes, des recommandations et des analyses produites par son service (études, cartes…).
• S’assure que son département est transversal et bien intégré avec tous les départements (liens fonctionnels) ainsi que cohérent avec tous les coordonnateurs et gestionnaires ;
• Contribue au renforcement des connaissances institutionnelles et à l’amélioration des méthodes et techniques MEAL.

Tâches principales
Orientation stratégique :

• Participer à l’élaboration d’une stratégie sectorielle (S&E, redevabilité, genre, ne pas nuire) conformément aux politiques et priorités de SI pour le pays d’intervention
• Participer aux travaux de programmation.

Formation et assistance technique :

• Développer les capacités des équipes programme dans le domaine d’expertise du département : collecte et analyse de données (méthode, format, logiciel etc.), mesure d’indicateurs, mécanisme de réponse aux plaintes, analyse Do No Harm etc. Développer des modules de formation avec le coordinateur MEAL.
• Fournir aux équipes du programme un soutien technique et méthodologique pour les activités de S&E, la gestion des données (conception du questionnaire, échantillonnage, saisie des données, extraction des données utiles et interprétation) et l’intégration des questions transversales.
• Soutenir les équipes de programme dans la création ou l’adaptation d’outils pour : le suivi des indicateurs, le suivi de l’impact (plan de S&E et outils d’enquête) ou l’analyse des risques.

Suivi et évaluation des programmes SI :

• Proposer et organiser des missions de S&E en collaboration avec les coordinateurs techniques, le coordinateur terrain et les responsables de programme, avec les services supports (administratif, logistique) ;
• Suivi post-intervention ;
• Mission de suivi avec les équipes programmes pour intégrer les problématiques transversales ;
• analyse « ne pas nuire » ;
• Etudes thématiques ;
• Suivi des cadres de suivi de la redevabilité.
• Élaborer ou contribuer à l’élaboration, à l’examen et à l’harmonisation des outils de S&E, de la gestion des données, en particulier dans les plans de S&E.
• Valider la pertinence des rapports, analyses, cartes et recommandations produits par le service MEAL. Proposer des ajustements, de nouvelles activités pour améliorer la qualité des opérations ou des approches, en concertation avec les PM et le Coordonnateur MEAL.

Responsabilité:

• Participer à la mise en œuvre de la stratégie de redevabilité telle que définie et pilotée par le Coordonnateur Terrain/Chef de Mission.
• Contribuer à la conception des procédures opérationnelles standard du CRM
• Veiller à ce que des mécanismes de réponse aux plaintes soient établis et accessibles à toutes les parties prenantes.
• Assurez-vous que les plaintes sont enregistrées et consignées dans une base de données formelle.
• S’assurer que les plaintes sont traitées et qu’une réponse appropriée et opportune est donnée au plaignant.
• Former les équipes terrain sur le plan d’information CRM

Renforcement des connaissances institutionnelles (IKB):

• S’appuyer sur les connaissances institutionnelles sur les activités de S&E et les résultats des missions (leçons apprises et recommandations) et s’assurer qu’ils sont connus des PM.
• Soutenir le processus de suivi des recommandations et travailler avec le coordinateur MEAL et le coordinateur de terrain sur les plans d’action.
• Utiliser les outils IKB de SI pour documenter les outils et méthodologies/approches MEAL.
• Produire un rapport de transfert détaillé dans le format SI approuvé à la fin de l’emploi.

Coordination et suivi opérationnel :

• Assurer la consolidation et la validation du plan de travail des activités du département.
• Assurer l’atteinte des objectifs du service.
• Participer activement aux réunions de base
• Participer à la revue mensuelle des programmes (budgétaire, opérationnel, logistique…) et au suivi budgétaire de son département.

Gestion des RH/Développement des capacités :

• En collaboration avec le coordinateur MEAL et le coordinateur terrain, définir la configuration MEAL et les besoins RH sur la base
• Participer au recrutement du personnel du service avec le service administratif
• Accueillir et briefer les nouveaux employés ou bénévoles travaillant sous sa responsabilité
• Assurez-vous que tous les nouveaux membres du personnel sont informés des rôles et des responsabilités de MEAL.
• Évaluer et évaluer la performance des collaborateurs sous sa supervision directe.
• Superviser le respect des règles de sécurité par le personnel sous sa supervision.
• Encadrer et accompagner les équipes MEAL dans la mise en œuvre de leur plan d’action et l’atteinte de leurs objectifs.
• Identifier les besoins de formation.
• S’assure que les rapports de transfert sont produits par tous les états-majors et sont partagés avec la coordination.
• Animer des ateliers et des réunions régulières ou ponctuelles

Reporting/ communication/ représentation :

• Partager avec l’autorité compétente toute information sur le contexte de sécurité et tout événement pouvant avoir des conséquences sur les activités du SI et la sécurité des équipes
• Valider et diffuser les versions finales des rapports, études et analyses de S&E produits par le département.
• Participer à la rédaction de propositions de projets et de paragraphes de rapports sur les questions transversales et MEAL.
• Assurez-vous que les bons formats et délais sont respectés.
• Représenter SI lorsqu’on lui demande et/ou qu’il lui est délégué de le faire.
• Maintenir un réseau de communication opérationnel local et des relations positives avec les autorités locales / gouvernementales, les représentants des donateurs, les Nations Unies et d’autres agences internationales en coopération avec les gestionnaires de programme et le coordinateur de terrain

Profil de l’emploi

• Formation : B.Sc. Diplôme en statistique, informatique / gestion de l’information ou tout autre domaine connexe. Le Master sera un atout supplémentaire.
• Expérience professionnelle : 3 à 5 ans d’expérience pertinente (ONG/secteur privé ou public) et 2 ans d’expérience progressive dans une ONGI de préférence en MEAL
• Langues : anglais obligatoire (haoussa – avantage supplémentaire).
• Bonne connaissance du développement d’outils MEAL, de l’analyse de données et expérience de la gestion d’équipe.
• Compétences informatiques : bonne connaissance de Kobo Collect ou d’applications similaires, excellente connaissance des logiciels MS Office : Excel, Word, Outlook, Power Point.
• Qualités personnelles : Rigoureux, organisé, capable de gérer une charge de travail importante, bonne capacité d’apprentissage, bonne communication, réactif, esprit d’équipe, assertif, soucieux du détail, résistance au stress.

Ce que nous offrons

• Salaire + Transport, Congés & indemnités de logement + avantages sociaux (couverture médicale, 24 jours de congés annuels par an, congés de compassion, jours fériés annoncés par le gouvernement, prime festive, Assurance-vie – couvrant le décès et l’invalidité permanente) etc.

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But / Objectif

• Sous la supervision du coordinateur terrain de la zone Nord-Est, le responsable administratif assiste le coordinateur administratif dans le traitement des transactions comptables et financières, ainsi que dans toutes les tâches et procédures liées aux RH. Il/elle assiste le coordinateur administratif dans la définition et la mise en œuvre des politiques RH nationales au niveau de la mission.
• Il/elle est responsable de la mise en place et du suivi, en étroite collaboration avec le coordinateur administratif, des procédures administratives, financières et RH sur les différentes bases.
• Le responsable administratif gère les équipes administratives avec le soutien et sous la supervision du coordinateur administratif. Il/elle gère les processus de trésorerie (transfert de fonds, paiement des donateurs) au niveau de la mission sous la supervision du coordinateur administratif.
• Il assume les fonctions de coordinateur administratif en cas d’absence.

Liste des activités principales
Gestion financière et budgétaire :

• Elaborer et importer les paramètres budgétaires dans SAGA après validation du responsable financier desk
• Vérifier les suivis budgétaires mensuels des projets selon le format Solidarités
• Préparer le document mensuel de suivi du budget global
• Préparer les rapports financiers demandés par les autorités (gouvernement, ministères…) à valider par le coordinateur administratif et/ou le HoM avant soumission
• Superviser la clôture mensuelle, la revue et l’intégration de la comptabilité pour sa mission
• Superviser la vérification des fichiers comptables avant leur envoi au siège
• Préparer et soutenir des audits ou d’éventuelles inspections

Gestion comptable :

• Surveiller l’application des règles de paiement en espèces et enregistrer avec précision les transactions dans Saga
• Envoyer la liasse comptable mensuelle au siège après validation du coordinateur administratif et gérer directement l’intégration mensuelle au niveau du siège avec le responsable financier du desk et son assistant
• Envoyer toutes les pièces justificatives relatives à la clôture du compte au siège à la demande du responsable comptable et du responsable financier du bureau (si aucun comptable n’est présent).
• Centralisez la comptabilité de la base au sein du logiciel Saga.
• Superviser la vérification de la comptabilité de la base (libellés, codes comptables, rubriques budgétaires, rapprochement, taux de change mensuel).
• Superviser la vérification physique des factures et des inventaires de caisse dans chaque Balzac.
• Gestion de la banque à mission Balzacs.
• Envoyer Saga après intégration aux différentes bases.
• Superviser les pièces justificatives et autres documents de sauvegarde à envoyer au siège tous les 6 mois
• Diriger la clôture comptable semestrielle et annuelle avec son équipe administrative et sous la supervision du coordinateur administratif et/ou du responsable financier du desk (charges de régularisation, solde des congés, situation d’endettement, achats d’actifs, dons en nature, etc. )

Gestion de la trésorerie:

• Centraliser la prévision de trésorerie mensuelle de chaque base et préparer le document sous la supervision du coordinateur administratif
• Traiter et surveiller le transfert d’argent depuis le siège à Paris
• Gérer la trésorerie au niveau de la mission et s’assurer que les banques et les caisses sont bien approvisionnées pour chaque base
• Surveiller la sécurité des fonds et proposer l’amélioration du processus interne de transfert monétaire au niveau de la mission au coordinateur administratif
• Surveiller le versement des donateurs au niveau du terrain (le cas échéant)

Suivi administratif :

• Suivre la mise en œuvre des règles et procédures administratives, financières et RH
• S’assurer que le calendrier administratif est respecté par l’équipe administrative
• Suivi du contrat de bail
• Assurer la réalisation des archivages papier et numérique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs sur toutes les bases
• Superviser régulièrement la sauvegarde de tous les dossiers au niveau de la coordination et assurer le remplissage de ces documents

Suivi juridique :

• Suivre les changements dans les lois et politiques nationales.
• Préparer et contrôler les paiements fiscaux, (impôt sur le revenu, TVA).

Mise en place de la politique RH nationale :

• Participer à l’élaboration de la politique RH nationale.
• Participer à la définition et au suivi de la mise en œuvre de la politique RH et de la prévoyance sociale sur la mission
• Évaluer les risques liés aux changements de politique sociale.
• Proposer des améliorations aux conditions de travail des salariés.
• Assurer la pertinence et la cohérence entre les descriptions de poste de mission et les descriptions de poste standard SI
• S’assurer que la matrice des postes SI est appliquée sur la mission et que le processus de recrutement est respecté.
• Si nécessaire, participer à la réécriture de la matrice salariale (benchmark…).
• Assurer en permanence la cohérence entre la politique SI RH et les législations nationales.

Gestion RH du personnel national :

• Veiller à ce que les déclarations et le paiement des taxes et redevances soient effectués auprès des organismes concernés.
• Tenez-vous informé de toutes les factures et modifications liées au droit du travail, à l’emploi en général et à la formation du personnel.
• Améliorer les conditions de travail du personnel en étroite collaboration avec la coordonnatrice administrative.
• Recueillir les informations nécessaires au suivi de l’évolution du coût de la vie.
• Vérifiez les salaires mensuels.
• Vérifier les bases de données salariales et le traitement de la paie de la base (Balzac XX).
• Vérifier la mise à jour au niveau de base des informations liées RH via le logiciel Homère.
• Superviser la mise à jour de tous les documents liés aux RH au niveau de la mission et le classement au niveau de la coordination
• Surveiller l’adhésion à la politique nationale des ressources humaines au niveau de la mission.
• Mettre à jour les dossiers du personnel et suivre les échéances RH.
• Consolider et mettre à jour l’organigramme de la mission.
• Superviser les délais d’examen annuel des performances, les dates des contrats.
• Participer à l’élaboration d’un plan annuel de formation à la mission, superviser sa mise en œuvre et mesurer son impact
• Participer à la politique RH de la mission.
• Vérifiez que les descriptions de poste correspondent à la matrice de poste standard et assurez-vous que le processus de recrutement est respecté.

Gestion d’équipe:

• Superviser et former les administrateurs de base.
• Effectuer des visites de terrain régulières dans les différentes bases.
• Superviser le personnel administratif au niveau de la coordination.
• Assurer un effectif minimum du service administratif pendant les périodes d’absence (vacances, maladie, etc.)
• Participer à la mise en place des promotions du personnel.
• Participer à la mise en place de la planification de carrière et à la gestion de la mobilité du personnel
• Faites une liste des écoles et des programmes de formation dans le pays.
• Améliorer les procédures de recrutement.
• Participer au recrutement de cadres in-pat.
• Assurer les relations avec les représentants du personnel, notamment en participant à leurs réunions.

Rapports / Communication :

• Aider le coordinateur administratif à créer des propositions d’opérations et à rédiger des rapports financiers
• Établir et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national
• Entretenir des relations avec d’autres ONG & OING, autorités et autres partenaires sur demande
• Sur demande, participer à des réunions (bailleur, autorités, forum ONG…) et ateliers relatifs à son domaine d’activité et rédiger des comptes rendus au coordinateur administratif

Profil

• Baccalauréat en comptabilité, en administration des affaires, en finance ou dans un domaine connexe.
• 3 ans d’expérience dans un rôle lié aux finances et aux ressources humaines ou dans un poste similaire au sein d’une ONG internationale.
• Bonne connaissance de la gestion de projet.
• Une première expérience avec SI serait préférable.
• Compétences en formation et renforcement des capacités.
• Compétences en coordination et diplomatie.
• Familier avec divers packs bureautiques.
• Bonne connaissance et utilisation de SAGA, HOMERE et d’autres logiciels SIRH/Finance.
• Confidentiel, axé sur les résultats et capacité à gérer les conflits.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.

Ce que nous offrons

• Salaire + Transport, Congés & indemnités de logement + avantages sociaux (couverture médicale, 24 jours de congés annuels par an, congés de compassion, jours fériés annoncés par le gouvernement, prime festive, Assurance-vie – couvrant le décès et l’invalidité permanente) etc.