SOLIDARITÉS INTERNATIONAL – Mission Mali recrute : Responsable Admin Fin RH
Lieu d’affectation : Bamako
PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION
Depuis 2012, SI s’est inscrit comme un acteur majeur clé des réponses d’urgence et posturgence en EHA, SAME, Shelter et RRC au Mali. Historiquement implantée à Kidal, SI a étendu ses opérations à Goundam (Tombouctou) en 2015, à Niono (Ségou) en 2018, puis à Mopti en 2022. Face à la réduction des financements humanitaires au Mali, SI a ensuite recentré ses activités sur le centre et le nord du pays, en coordonnant l’ensemble de ses actions depuis sa base à Mopti.
Les équipes de SI agissent sur le terrain en faveur des populations les plus fragiles dans le respect de leur dignité et de leur diversité. Leur action se fait dans le respect constant des principes humanitaires : humanité, indépendance, impartiale, neutralité.
FINALITÉ ET ACTIVITÉS DU POSTE
Sous la supervision du Directeur Pays, le Responsable Administration , Finance et RH assiste le chef de mission dans le traitement des opérations comptables et financières ainsi que dans les tâches et procédures relatives à la gestion administrative et des Ressources Humaines.
Il assiste le chef de mission dans la définition et la mise en place des politiques de Ressources Humaines au niveau de la mission.
En collaboration avec le chef de mission il met en place et assure le suivi des procédures administratives, de gestion financière et en collaboration avec le chef de mission met en place et assure le suivi des procédures de ressources humaines sur les différentes bases de la mission.
En lien avec le chef de mission, il supervise les équipes administratives et l’équipe RH.
En collaboration avec le chef de mission, il est en charge de la gestion de la trésorerie (transfert d’argent, paiements bailleurs…) au niveau de la mission.
Il fait la liaison avec la contrôleuse de gestion et son adjointe du bureau régional
Liste des principales activités :
Gestion financière et budgétaire :
• Préparer et réaliser l’import des paramètres budgétaires dans SAGA après validation du Gestionnaire (Siège) ;
• Préparer le document de suivi budgétaire selon le format établi chez Solidarités International ;
• Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base ;
• Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires mensuel en concertation avec les équipes logistiques et programmes ;
• Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaire ;
• Préparer les rapports financiers demandés par les autorités (gouvernement, ministères de tutelle…) pour validation auprès du contrôleuse de gestion et/ou du Chef de mission avant soumission ;
• Réviser les rapports financiers des partenaires en coordination avec la contrôleuse de gestion adjointe du desk ;
• Participer dans l’exercice de budgétisation lors de l’écriture des propositions de projet ;
• Préparer et accompagner les audits ou les contrôles éventuels ;
Gestion de la comptabilité :
• S’assurer de la mise en place des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable ;
• Envoyer le pack compta mensuel au siège après validation du Coordinateur Administratif ;
• En lien avec la contrôleuse de gestion adjointe , suivre l’intégration de la comptabilité de la mission au siège ;
• Envoyer les documents nécessaires à la clôture comptable comme demandé par la chargée de Comptabilité Terrain ;
• Vérifier les documents comptables avant leur envoi au siège ;
• Centraliser les SAGA base dans le SAGA mission ;
• Superviser la vérification de la comptabilité des bases (libellé, codes comptables, affectations budgétaires, lettrage, taux de change.) ;
• Superviser le contrôle des pièces comptables et les inventaires de caisse pour chaque journal ;
• Superviser la tenue physique et la sécurité des coffres et caisses ;
• Gérer les journaux de banque de la mission ;
• Envoyer la sauvegarde “intégrée » aux différentes bases de la mission ;
• Superviser la vérification des vouchers et autres documents comptables à envoyer au siège tous les 6 mois ;
• Superviser la clôture analytique semi annuelle et la clôture comptable annuelle avec l’équipe administrative et sous la supervision de la contrôleuse de gestion adjointe (dépenses engagées et affectations analytiques et comptables, solde des congés, dons en nature,
immobilisation de matériel…).
Gestion de trésorerie :
• Compiler les prévisionnels de trésorerie de la mission.
• Après validation du chef de mission, réaliser l’envoi au siège et suivre la réception des fonds.
• Gérer les flux de trésorerie de la mission et garantir l’approvisionnement des bases.
• S’assurer de la sécurisation des fonds et le cas échéant proposer des améliorations quant aux procédures en place sur la mission auprès du chef de mission.
• Faire le suivi des réceptions de fonds bailleurs en local (le cas échéant).
Gestion administrative :
• Superviser et contrôler la mise en place des règles et procédures administratives, financières et de Ressources Humaines.
• Superviser et contrôler que les équipes administratives respectent le calendrier administratif.
• S’assurer du suivi des contrats de location des sinistres et des contrats d’assurance.
• Assurer l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs sur toutes les bases.
• S’assurer des sauvegardes régulières des documents de la coordination ainsi que de leur archivage.
Veille administrative :
• Être en veille quant aux évolutions des lois et politiques nationales.
• Préparer les déclarations et s’assurer du paiement des taxes et autres charges sociales auprès organismes concernés.
Gestion des Ressources Humaines nationales :
• Participer au développement de la politique RH nationales.
• Participer à la définition et suivre l’application de la politique RH et de protection sociale sur la mission.
• Evaluer les risques liés aux changements de politique sociale.
• Faire des propositions pour l’amélioration des conditions de travail des employés.
• Garantir l’adéquation et la cohérence entre les profils de postes de la mission et les profils de poste référents de Solidarités International.
• Garantir l’application de la grille de fonctions de Solidarités International sur la mission et s’assurer que le processus de recrutement est respecté.
• Participer à la refonte de la grille de salaire si nécessaire (benchmark…).
• S’assurer de manière continue de la cohérence de la politique RH Solidarités International et des textes de lois nationaux.
• Préparer et faire valider le calcul des salaires de chaque base (mensuellement) avant leur paiement effectif.
• Vérifier la mise à jour des bases de données HOMERE.
• S’assure du respect et de la bonne compréhension des procédures R-H au niveau des bases et de la mission dans son ensemble.
• Actualiser l’organigramme de la mission.
Gestion des Ressources Humaines Expatriées :
• Organiser le briefing administratif du personnel expatrié.
• Assurer le suivi administratif des expatriés.
• S’assurer de l’archivage des dossiers relatifs au personnel expatrié.
Gestion d’équipe :
• Faire un suivi régulier avec l’assistant administrative de Mopti pour l’accompagner.
• Organiser son planning de l’équipe administrative de Coordination pour couvrir les absences éventuelles.
• Faire un suivi mensuel du récapitulatif des congés et le tableau des planifications pour alerter les responsables quand c’est nécessaire.
• Participer à la mise œuvre de la promotion du personnel.
• Participer à la mise en place de plans de carrière et de gestion de la mobilité du personnel.
• Recenser les écoles et les formations dans le pays.
• Améliorer les procédures de recrutement.
• Participer au recrutement des staffs nationaux.
• Assurer les relations avec les délégués du personnel notamment en assistant à leurs réunions.
Reporting/Communication
• Coordonner avec la contrôleuse de gestion adjointe dans la préparation des propositions d’intervention et des rapports financiers ;
• Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national ;
• Nouer des relations avec d’autres ONGs & OIs, autorités ou autres partenaires (le cas échéant) ;
• Participer à des réunions (bailleurs, autorités, forum ONG…) et des ateliers de travail en lien avec son champ d’activités et écrire les comptes-rendus pour le chef de mission (le cas échéant).
PROFIL RECHERCHÉ
Diplôme/Niveau d’études :
• Niveau d’étude : Bac+ 4 en Finance/comptabilité, Contrôle interne/audit, management des Ressources Humaines, gestion administrative ou droit sociale.
• Expérience globale dans les finances et administration /RH dans le domaine humanitaire d’au moins 2 ans.
Compétences spécifiques et niveau d’expérience indispensables :
• Excellente maitrise d’Excel ;
• Une maitrise du logiciel Saga ;
• Capacités organisationnelle, d’analyse et de synthèse ;
• Bonnes connaissances des cycles de suivi budgétaires, du cycle des projets ;
• Expériences en administration du personnel ;
• Discrétion et confidentialité ;
• Expérience en gestion de conflits ;
• Esprit positif et sens de l’équipe ;
• Curieux/curieuse pour tester des nouvelles approches ;
• Patience, diplomatie ;
• Capacité de gérer le stress ;
• Maitriser Homère serait un atout.
Aptitudes et qualités personnelles :
• Très bonne capacité d’accompagnement et de formation ;
• Pro actif et force de proposition ;
• Rigueur et honnêteté.
TYPE DE CONTRAT : CDD de 08 mois à pourvoir pour le 01/05/2025.
DOSSIER DE CANDIDATURE
Envoyez votre dossier de candidature complet par mail uniquement à l’adresse suivante : [email protected]
En indiquant en objet du mail : « Responsable Admin Fin RH» + votre nom et prénom.
Date limite de dépôt : 18/04/2025
Les candidatures ne respectant pas les conditions ci-dessus ne seront pas traitées.
Les candidats présélectionnés seront convoqués à un test technique afin de vérifier leur capacité à occuper le poste qui se déroulera dans les locaux de SI à Bamako.
LES CANDIDATURES FÉMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGÉES.
