Solidarités International (SI) est une ONG humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, apporte une assistance aux populations touchées par les conflits armés et les catastrophes naturelles en répondant à leurs besoins vitaux en nourriture, en eau et en abri.
Nous recrutons pour pourvoir le poste ci-dessous :
Titre du poste : Responsable administratif
Lieu : Maiduguri, Borno
Type d’emploi : Temps plein
But / But
- Le Responsable Administratif assiste le coordonnateur Finances/RH dans le traitement des opérations comptables et financières, ainsi que dans toutes les tâches et procédures associées aux RH.
- Il/elle assiste le coordinateur RH dans la définition et la mise en œuvre des politiques RH nationales au niveau de la mission.
- Il/elle est responsable de la mise en œuvre et du suivi, en étroite collaboration avec le coordinateur FIN/RH, des procédures administratives, financières et RH sur les différentes bases.
- Le responsable administratif gère les équipes administratives avec le soutien et sous la supervision directe du coordonnateur de terrain et la supervision technique du coordonnateur FIN/HR.
- Il/elle gère les processus de trésorerie (transfert d’argent, paiement des donateurs…) au niveau de la mission sous la supervision du coordinateur Finance.
Principales tâches
Gestion financière et budgétaire :
- Élaborer et importer les paramètres budgétaires dans SAGA après validation du responsable financier du desk
- Vérifier les suivis budgétaires mensuels des projets selon le format Solidarités
- Préparer le document mensuel de suivi du budget global
- Préparer le reporting financier demandé par les autorités (gouvernement, ministères…) pour être validé par le coordinateur FIN et/ou le HoM avant soumission
- Superviser la clôture mensuelle, la revue et l’intégration de la comptabilité de sa mission
- Superviser la vérification des fichiers comptables avant leur envoi au siège
- Préparer et accompagner les audits ou éventuelles inspections
Gestion comptable :
- Surveiller l’application des règles de paiement en espèces et enregistrer avec précision les transactions dans Saga
- Envoyer le package comptable mensuel au siège après validation du coordinateur administratif et gérer directement l’intégration mensuelle au niveau du siège avec le responsable financier du desk et son assistant
- Envoyer toutes les pièces justificatives relatives à la clôture du compte au siège à la demande du responsable comptable et du responsable financier du bureau (si aucun comptable n’est présent)
- Centraliser la comptabilité de la base au sein du logiciel Saga
- Superviser la vérification de la comptabilité de la base (descriptifs, codes comptables, rubriques budgétaires, rapprochement, taux de change mensuel)
- Superviser la vérification physique des factures et des inventaires de caisse dans chaque Balzac
- Gestion de la banque mission Balzacs
- Envoyer Saga après intégration aux différentes bases
- Superviser les pièces justificatives et autres documents de sauvegarde à envoyer au siège tous les 6 mois
- Diriger la clôture comptable semestrielle et annuelle avec son équipe administrative et sous la supervision du coordinateur FIN et/ou du responsable financier du desk (charges de régularisation, solde de congés, situation d’endettement, achats d’actifs, dons en nature, etc. )
Gestion de la trésorerie:
- Centraliser les prévisions de trésorerie mensuelles de chaque base et préparer le document sous la supervision du coordonnateur FIN
- Traiter et suivre le transfert de fonds depuis le siège à Paris
- Gérer les flux de trésorerie
auniveau de la base et veiller à ce que les banques et les caisses soient bien approvisionnées pour chaque base. - Surveiller la sécurité des fonds et proposer une amélioration du processus interne de transfert de fonds au niveau de la mission au coordinateur FIN
- Surveiller les versements des donateurs au niveau du terrain (le cas échéant)
Suivi administratif :
- Suivre la mise en œuvre des règles et procédures administratives, financières et RH
- S’assurer que le calendrier administratif est respecté par l’équipe administrative
- Suivi du contrat de location
- Assurer la finalisation du classement papier et numérique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs sur toutes les bases
- Superviser régulièrement la sauvegarde de tous les dossiers au niveau de la coordination et assurer le remplissage de ces documents
Mise en œuvre de la Politique Nationale RH :
- Participer à l’élaboration de la politique RH nationale
- Participer à la définition et au suivi de la mise en œuvre de la politique RH et de protection sociale sur la mission
- Évaluer les risques liés aux changements de politique sociale
- Proposer des améliorations aux conditions de travail des salariés
- Assurer la pertinence et la cohérence entre les descriptions de poste de la mission et les descriptions de poste standard SI
- S’assurer que la matrice de poste SI est appliquée sur la mission et que le processus de recrutement est respecté
- Si nécessaire, participer à la réécriture de la matrice salariale (benchmark…)
- Assurer en permanence la cohérence entre la politique RH de SI et les lois nationales
Gestion des RH pour le personnel national :
- Veiller à ce que les déclarations et le paiement des taxes et charges soient effectués auprès des organismes concernés en lien avec la Coordination
- Tenez-vous informé de toutes les factures et évolutions liées au droit du travail, à l’emploi en général et à la formation du personnel.
- Améliorer les conditions de travail du personnel en étroite collaboration avec le coordonnateur RH
- Recueillir les informations nécessaires au suivi de l’évolution du coût de la vie.
- Vérifiez les salaires mensuels
- Vérifier les bases de données salariales et le traitement de la paie de la base
- Vérifier la mise à jour au niveau de base des informations RH liées via le logiciel Homère
- Superviser la mise à jour de tous les documents liés aux RH au niveau de la mission et le classement au niveau de la coordination
- Surveiller l’adhésion à la politique nationale des ressources humaines au niveau de la mission
- Mettre à jour les dossiers du personnel et suivre les délais RH
- Consolider et mettre à jour l’organigramme de la mission
- Superviser les délais d’évaluation annuelle des performances, les dates de contrat …
- Participer à la création d’un plan annuel de formation en mission, superviser sa mise en œuvre et mesurer son impact
- Participer à la politique RH de la mission
- Vérifier que les descriptions de poste correspondent à la matrice de poste standard et s’assurer que le processus de recrutement est respecté
Gestion d’équipe:
- Superviser et former les administrateurs de la base
- Effectuer des visites régulières sur le terrain dans les différentes bases
- Superviser le personnel administratif au niveau du terrain
- Assurer des effectifs minimum pour le service administratif pendant les périodes d’absence (vacances, maladie, etc.)
- Participer à la mise en œuvre des promotions du personnel
- Participer à la mise en œuvre du plan de carrière et à la gestion de la mobilité du personnel
- Faire une liste des écoles et programmes de formation dans le pays
- Améliorer les procédures de recrutement
- Assurer les relations avec les représentants du personnel, notamment en participant à leurs réunions
Reporting/Communication :
- Aider le coordinateur FIN/RH dans la création de propositions d’opérations et l’élaboration des rapports financiers
- Établir et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national
- Entretenir des relations avec d’autres ONG & OING, autorités et autres partenaires sur demande
- Sur demande, participer aux réunions (bailleur de fonds, autorités, forum ONG…) et ateliers relatifs à son domaine d’activité et rédiger des comptes rendus au coordinateur FIN/RH
Exigences / Profil
- Baccalauréat en comptabilité/administration des affaires/finance ou dans un domaine connexe. Les masters seront un atout supplémentaire
- 3 ans d’expérience dans un rôle lié à l’administration dans une ONG internationale
- Bonne connaissance de la gestion de projet et de l’élaboration de propositions
- Une expérience antérieure avec SI serait préférable
- Compétences en formation et en renforcement des capacités, compétences en coordination et en diplomatie
- Une bonne connaissance et utilisation de SAGA, HOMERE et d’autres logiciels SIRH/Finance seront un atout supplémentaire
- Confidentiel, axé sur les résultats et capacité à gérer les conflits, Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
Avantages
- Salaire
- Allocation de transport et de logement
- Avantages sociaux (couverture médicale, 24 jours de congés annuels par an, forfait de délocalisation, congés de compassion, jours fériés annoncés par le gouvernement, prime festive, assurance médicale, assurance vie – couvrant le décès et l’invalidité permanente) etc.
Date de clôture des candidatures
le 14 juin 2024.
Comment postuler
Les candidats intéressés et qualifiés doivent :
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