Search for Common Ground (Search) est une organisation non gouvernementale basée à Washington DC et Bruxelles qui œuvre pour la transformation des conflits à l’échelle mondiale. Au cours de ses 40 années d’expérience, l’organisation a développé et consolidé une vision spécifique appelé Approche Common Ground qui s’appuie sur les deux principes suivants: (1) le conflit est inévitable, mais pas la violence; (2) le changement est toujours possible, et il est durable lorsque tout le monde est gagnant.
L’action de Search en République Démocratique du Congo (RDC) s’inscrit dans cette vision globale. Présente depuis 2001 en RDC, Search met en œuvre des programmes qui s’articulent autour des questions liées au dialogue démocratique, à la sensibilité au conflit, au renforcement de la gouvernance, à la protection des civils et à la réforme du secteur de la sécurité et à la lutte contre les violences basées sur le genre, avec toujours une focalisation sur l’engagement des jeunes et les femmes. S’appuyant sur une large palette d’outils méthodologiques (formation, médiation, mobilisation communautaire, communication à travers les médias et le théâtre participatif) et en étroite collaboration avec les partenaires locaux, la présence de Search est établie à Goma, Bukavu, Kalemie et Kinshasa, ainsi qu’à travers des bureaux satellites, notamment en Ituri.
Search met en œuvre un programme “Engagement des Organisations de la Société Civile (OSCs) de l’Est de la RDC dans l’approche du pouvoir de l’espace civique”, un projet de durée de 36 mois qui vise à renforcer la capacité de la société civile à promouvoir la démocratie et améliorer la gouvernance inclusive, l’égalité des sexes et la participation politique des femmes et des jeunes en RDC, dans les provinces de Nord Kivu, Sud Kivu, Tanganyika et Kinshasa.
Dans le cadre de ce projet, Search recrute 1 Finance & Sub-awards Officer pour un contrat de travail à durée déterminée de 12 mois renouvelable suivant la performance de l’employé et la disponibilité des fonds. Le poste sera basé à Kalemie, mais pourrait être délocalisé suivant les besoins de services.
Organisation du poste
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- Le Finance & Sub-awards Officer est chargé d’assurer la conformité avec les politiques et procédures financières et administratives de Search, du donateur et des partenaires engagés par le projet. Il/elle soutient les partenaires dans le besoin de renforcement des capacités dans les domaines de la finance, de la logistique et des ressources humaines, et s’assure que tous les engagements et paiements effectués par le projet et les partenaires respectent les principes de conformité et transparence.
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- Elle/il rapporte au Chef du Projet, avec un lien direct au Manager Finance pour assurer la bonne conformité aux politiques Search, et l’encadrement des activités de renforcement de partenaires. Le Finance & Sub-Awards Officer travaille étroitement avec le project officer et l’équipe de la coordination nationale responsable pour la Finance, les Opérations et la sécurité.
Responsabilités spécifiques
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- Gestion des subventions
- S’assurer que le processus de sélection des partenaires est complet et bien documenté, selon les politiques et procédures de Search et du bailleur ;
- Diriger le processus de négociation et contractualisation des partenaires, et budgets connexes au besoin ;
- S’assurer que les politique et réglementations des donateurs sont respectées dans le cadre du contrat de subvention ;
- Accompagner les partenaires dans la préparation des plans de travail et projections budgétaires
- Suivre les dépenses des partenaires par rapport aux budgets et signaler tout problème à l’équipe du programme et de Finance ;
- S’assurer que les partenaires respectent les exigences relatives au rapportage ;
- Revoir et approuver tout livrable en termes de conformité et qualité.
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- Gestion Financière
- Effectuer l’enregistrement quotidien des opérations comptables dans le logiciel Intacct;
- Procéder à la clôture hebdomadaire et mensuelle des comptes, en collaboration avec le Country Finance Manager (rapprochements bancaires, échéanciers de bilan, etc.).
- Surveiller les comptes bancaires et les virements entre comptes pour assurer suffisamment de liquidités à la banque et dans la caisse
- Élaborer les besoins de financement, préparer et soumettre les demandes d’approbation et faire le suivi avec le directeur des finances
- Numérisation de tous les documents de support pour les partenaires et garantie du classement approprié des documents de support des partenaires
- Participer à la préparation des appels de levées de fonds ainsi qu’aux appels de préparation des audits;
- Contribuer à l’analyse des informations financières et à la préparation des rapports internes et des donateurs en veillant à ce qu’ils soient exacts, complets et opportuns.
- S’assurer que tous les paiements sont appuyés par une documentation adéquate et assurer leur classification avant de les enregistrer dans le logiciel de comptabilité de l’organisation
- Renforcer le renforcement des capacités des membres du personnel, notamment dans les procédures de passation des marchés et de gestion des subventions.
- Soutenir le responsable des finances et des opérations pour renforcer les systèmes financiers et comptables – identifier les lacunes, les faiblesses et les problèmes et recommander et mettre en œuvre des solutions ;
- Remplir le rapport fiscal avec l’Office Burundais des Recettes sur une base régulière ou tel que requis par la loi
- Exécuter d’autres tâches confiées par le chargé de Finance et de programme dans les limites de ses fonctions ;
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- Contrôle financier et conformité
- S’assurer que tous les outils standards de gestion de financement de Search soient utilisés correctement au sein du projet pour faciliter l’adhésion aux politiques, règles et procédures du bailleur et ceux de Search ;
- Faire la revue de tous les rapports financiers soumis par le projet et les partenaires, ainsi que les pièces comptables, en s’assurant qu’ils soient en conformité avec les règles de Search et du bailleur de fonds ;
- Préparer les versements des avances aux partenaires ;
- Faire la réconciliation de comptes des partenaires chaque mois et tenir informé la direction des problèmes constatés
- Préparer les journaux de partenaires pour l’importation dans le système comptable
- Tenir informé la direction des problèmes constatés dans les pièces comptables
- Participer aux travaux d’audits internes et externes, participer à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi des plans d’actions correctives des partenaires
- Veiller à la bonne application et utilisation de l’ensemble des procédures et politiques de Search et du bailleur concernant la finance, mais également relatives à la finance, la logistique et les ressources Humaines.
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- Suivi et Renforcement des capacités
- Participer à l’analyse des capacités des partenaires, et la formulation des plans de renforcement
- Selon le plan de renforcement de capacité, exécuter et / ou coordonner la remise de formation, coaching et autres appuis auprès du partenaire
- Au niveau institutionnel, accompagner les partenaires dans le développement et élaboration, ainsi que la bonne application des politiques, procédures et outils pour mieux gérer les aspects logistiques, ressources humaines et d’administration ;
- Faire le suivi des plans de renforcement de capacité sur base quotidienne, en s’assurant du progrès continu ;
- Veiller aux activités favorisant son développement personnel (formation, voyages d’échange, …) ;
- Identifier et répondre aux besoins émergents.
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- Coordination
- Organiser les réunions/ateliers d’intégration des partenaires dans le projet
- Contribuer et faciliter les réunions de planification, réflexion et suivi des différentes étapes de cycle du projet, focalisant sur la question de suivi budgétaire, les plans d’achats ainsi que des recrutements.
- S’assurer de la bonne coordination et faciliter l’apprentissage entre les différents composants du projet, notamment les différents partenaires, ainsi les partenaires et les effectifs de SEARCH sur le projet
Compétences et qualifications/Diplôme et Expérience requis
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- Avoir un diplôme universitaire niveau licence (obligatoire) ou supérieur en Gestion financière, économie, l’administration des affaires ou tout autre domaine similaire ;
- Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans la gestion financière d’une ONG internationale, des sous-conventions avec une organisation internationale et dans le suivi de procédures de bailleurs de fonds, idéalement avec une familiarité avec procédures de SIDA.
- Bonne maîtrise des besoins logistiques, Ressources humaines
- Forte capacité de formation et communication
- Bonne capacité d’analyse et d’adaptation dans la conduite de son travail au contact des différents acteurs.
- Vigilant et sensible aux détails et aptitude à prendre rapidement des décisions équitables et préventives
- Haute sensibilité aux questions de conformité et responsabilité
- Esprit de collaboration, d’initiative et la résolution des problèmes dans un sens constructif, toujours avec l’optique d’apprendre et de renforcer les capacités
- Attention aux priorités, à la gestion du temps, aux deadlines et à l’obtention des résultats en coordonnant son travail avec les différents départements de SFCG.
- Flexibilité et capacité de voyager souvent dans les provinces où ils sont assignés ;
- Expérience souhaitée dans la consolidation de la paix ;
- Parfaite connaissance écrite et orale du français et du swahili. Connaissance d’anglais est un atout ;
Comment postuler
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- Les dossiers de candidature devront comprendre une lettre de motivation et un curriculum vitae avec les adresses e-mails et coordonnées téléphoniques d’au moins 3 personnes de référence
TOLÉRANCE ZÉRO CONTRE LA FRAUDE ET L’INCONDUITE SEXUELLE
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- Tous les recrutements de Search for Common Ground sont à 100% gratuits et les processus sont basés uniquement sur la qualification des candidats en rapport avec les profils recherchés. Aucune transaction monétaire, demande de faveur ou tentative de favoritisme de quelque nature que ce soit ne sera tolérée.
- Toute personne qui serait victime ou témoin d’une telle pratique durant ce processus de recrutement, que ce soit de la part d’un membre du personnel Search for Common Ground ou de toute personne se réclamant de nous ou d’un de nos partenaires est priée de nous contacter immédiatement par téléphone, au +243 82 97 85 672 ou par email à [email protected]. Les plaintes sont anonymes et seront traitées avec confidentialité.
- Les candidatures féminines sont fortement encouragées. Les dossiers seront toutefois traités sans aucune discrimination.
- Seules les personnes présélectionnées seront contactées pour les étapes suivantes du processus.
La date limite pour le dépôt des candidatures est fixé au 31 juillet 2022 à 17h heure de l’Est de la RDC
As job descriptions cannot be exhaustive, the position holder may be required to undertake other duties that are broadly in line with the above
key responsibilities.
Only applicants invited for an interview will be contacted. No phone calls, please. Please see our website www.sfcg.org for full details of our work. All Search Employees must adhere to the values: Collaboration- Audacity – Tenacity – Empathy – Results. In accordance with these values, Search enforces compliance with the Code of Conduct and related policies on Anti Workplace Harassment, Protection from Exploitation and Abuse, Child Safeguarding, Conflict of Interest, and Anti-fraud. Search is committed to safeguarding the interests, rights, and well-being of children, youth, and vulnerable adults with whom it is in contact and to conducting its programs and operations in a manner that is safe for children, youth, and vulnerable adults. Search for Common Ground does not and shall not discriminate on the basis of race, color, religion (creed), gender, gender expression, age, national origin (ancestry), disability, marital status, sexual orientation, or military status, in any of its activities or operations. View our code of conduct here and our privacy policy here.
Les descriptifs de pouvant ne pouvant être exhaustifs, le titulaire du poste pourra être amené à entreprendre d’autres tâches qui correspondent globalement aux responsabilités clés ci-dessus.
Seuls les candidats invités à un entretien seront contactés. Pas d’appels téléphoniques s’il vous plaît. Veuillez consulter notre site Web www.sfcg.org pour tous les détails de notre mission.
