Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa mission est d’obtenir des progrès décisifs dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies. Elle travaille dans plus de 120 pays. SCI a une grande expérience dans le domaine des urgences. Elle est aussi une organisation de développement dont les programmes sont orientés dans les secteurs de la Santé, la Nutrition, la Sécurité Alimentaire et les Moyens d’Existence, la Protection de l’Enfant et l’Éducation.
Poste 1 : Chargé des HR & Administration ALBARKA – (2200039L)
Basé à Mopti et sous la supervision du Directeur Adjoint des Operations ALBARKA il/ elle devra s’assurer que les opérations administratives quotidiennes et les fonctions des RH du Projet ALBARKA sont exécutées conformément aux politiques, aux procédures et aux pratiques des RH de Save the Children International. Il/Elle jouera le rôle d’interface et de coordination pour l’ensemble des services internes et externes et assurera la diffusion des informations au sein du bureau et sera le garant de la bonne mise en œuvre des politiques/procédures administratives de l’organisation. Il travaillera sur base des procédures et politiques SCI, dans le contexte normal, ainsi que dans le contexte des urgences. Il ou Elle appuiera les Managers dans le processus de recrutement et de gestion des performances, ainsi que la mise en œuvre de la politique de protection de l’enfance de Save the Children dans les sous bureaux du Nord & du Centre concernant les staffs ALBARKA.
DIMENSION DU POSTE
Rapporte au : Directeur Adjoint des Operations du Projet ALBARKA
Staff sous la supervision de ce poste : N/A
Responsabilité budgétaire : N/A
Etendu du Rôle : travaille en coordination avec l’équipe ALBARKA, du Centre et du Nord, l’Inspection du travail, l’INPS, et assure les relations, avec les partenaires. Il/Elle Travaillera avec les auditeurs au besoin en vue de fournir les documents requis pour le projet et répondre à toutes les questions liées aux audits des dossiers du personnel et de l’Administration.
PRINCIPALES RESPONSABILITES :
Politique/conseil/gestion :
Faire respecter les politiques et les procédures du SCI en matière de ressources humaines au sein des Equipe ALBARKA du bureau du Centre et du Nord ;
Fournir en temps opportun des séances d’information au personnel sur les nouveaux développements en matière de politiques, afin d’assurer une application correcte et cohérente grâce à la formation, à la surveillance et aux mesures de suivi appropriées.
Fournir des conseils et un soutien aux responsables/coordonnateurs de terrain et aux chefs de projet ALBARKA sur les questions relatives aux ressources humaines, notamment le recrutement, l’orientation, le développement de carrière, l’évaluation des performances et la séparation.
Aider périodiquement les responsables du projet ALBARKA à rédiger ou à modifier les descriptions de poste en fonction des besoins du programme.
Coordonner les questions disciplinaires, donner des conseils et agir en la matière conformément à la législation du travail en vigueur et aux politiques et procédures internes de Save the Children au Mali.
RESPONSABILITES SPECIFIQUES AUX RESSOURCES HUMAINES
Recrutements :
Coordonner le processus de recrutement des staff ALBARKA à travers la plateforme TALEO et assurer leur intégration dans ORACLE
Appuyer les Managers du projet ALBARKA, dans l’élaboration des Termes De Référence de recrutement ;
Organiser et coordonner le processus de recrutement du personnel du projet ALBARKA, en collaboration avec le département technique du projet ALBARKA, en participant activement au processus.
S’assurer que les descriptions de poste sont mises dans le bon format et que la demande de recrutement est bien renseignée et signée par toutes les parties.
Veiller à la bonne mise en œuvre du processus de recrutement conformément aux politiques et procédures de l’Organisation.
Orienter le panel de recrutement sur les politiques et procédures de recrutement
Veiller à la diffusion des annonces de recrutement aussi bien à l’interne qu’à l’externe à, travers TALEO et au niveau des services et structures appropriés, etc.
Assurer la mise à jour et le suivi du tracer de recrutements et le partager avec le bureau principal.
Orientation du personnel
Coordonner et élaborer des plans d’intégration efficaces, en veillant à ce que le personnel soit au courant des politiques et des pratiques relatives à son emploi. Veillez sur la mise en œuvre du calendrier d’intégration pour les nouveaux employés du projet ALBARKA en coordination avec les Superviseurs hiérarchiques.
Coordonner et s’assurer que les nouveaux employés sont formés, comprennent et signent les politiques de Save the Children telles que la Politique de défense de l’enfant et le Code de conduite, la fraude l’induction globale et autres politiques de Save the Children ;
Coordonner l’orientation des employés nouvellement recrutés sur ALBARKA avec leur superviseur.
Coordonner la mise à niveau périodique du personnel ancien du projet ALBARKA
Coordination de la revue des performances du Personnel
Coordonner le processus de gestion des performances des staffs ALBARKA des sous bureaux du Nord et du Centre
Appuyer les employés dans la gestion des Evaluations de Performance et la fixation des Objectifs dans le système ORACLE
Assurer le suivi et la transmission de l’extraction des rapports trimestriels effectués par la DRH au personnel.
Contribuer à collecter les besoins en formation et transmettre à La Directrice des RH à Bamako
Gestion administrative du personnel :
Suivre l’épuisement des congés/permissions et dans le système Oracle et notifié le staff au besoin.
S’assurer que tout nouvel employé a une copie de sa description de tâches et de son contrat de travail.
Organiser des visites médicales d’embauches pour les employés recrutés sur ALBARKA
Assurer le visa des contrats par le médecin du travail et par l’inspection du travail au niveau de la base
Assurer le suivi des dates de fin de contrat et prendre les dispositions pour la notification d’extension ou de notification de préavis.
Assurer que Save the Children agit à tout moment en conformité avec les procédures dans le code de travail et se tenir informer de l’évolution des lois rédigeant le code de travail.
RESPONSABILITES SPECIFIQUES A L’ADMINISTRATION
Gestion des installations :
Contribuer à la gestion de l’environnement physique du bureau et le maintien de l’état de propreté.
Organiser les déménagements des résidences des expatriés du staff ALBARKA
Fournir un soutien logistique aux invités, aux visiteurs, y compris les organisations partenaires impliquées dans les activités du projet ALBARKA.
Prendre des dispositions pour la gestion administrative du déplacement du personnel expatrié et national du projet ALBARKA en visite au Nord et au Centre
Organiser les différents ateliers en collaboration avec la Logistique ALBARKA.
Appuyer le personnel du projet ALBARKA dans l’organisation des voyages nationaux et internationaux.
Gestion des contrats du projet ALBARKA avec les prestataires des services
Chargé de la gestion de toutes les questions liées au suivi et la mise à jour des contrats tels que : les contrats de bail, des bureaux, résidences des expatriés et des équipements du personnel ALBARKA. Les contrats de maintenance et d’entretien du bureau de Tombouctou et des résidences des expatriés ALBARKA, les contrats cadre pour l’entretien période et la réparation des équipements (Photocopieurs ; fax ; téléphones ; imprimantes ; ordinateurs ; ondulaires et des climatiseurs, etc…)
Relations avec l’extérieur
Apporter une assistance à la circulation de l’information et la transmission des décisions et/ ou les invitations entre l’Organisation et les autorités gouvernementales
La gestion de la Case de passage :
Il/Elle assiste et travaille sur tous les aspects opérationnels des résidences des expatriés sur le projet Albarka et doit s’assurer que les locaux sont en bon état de fonctionnement.
S’assurer d’une bonne condition d’accueil et d’hébergement des visiteurs du projet ALBARKA
Autres responsabilités professionnelles
Les fonctions et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire de poste peut être amené à exécuter des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d’expérience.
COMPETENCES ET COMPORTEMENT (NOS VALEURS EN PRATIQUE)
Responsabilité / redevabilité : Est responsable de ses propres décisions, de la gestion effective des autres, de la gestion efficace des ressources et de parvenir à être un modèle en ce qui concerne les valeurs de l’organisation.
Ambition : Fixe des objectifs ambitieux pour soi-même et son équipe. Prend des responsabilités pour son propre développement et encourage son équipe à faire de même.
Collaboration : Abordable à l’écoute, facile à dialoguer avec. Construit et maintien des relations solides avec les collègues, membres et partenaires externes. Accorde de la valeur à la diversité et aux gens avec des perspectives différentes. Capable de travailler avec des gens de cultures différentes.
Créativité : Développe et encourage les solutions innovantes.
Intégrité : Honnête, encourage l’ouverture d’esprit et la transparence, inspire confiance.
QUALIFICATIONS, EXPERIENCE ET APTITUDES
• Niveau d’étude Maîtrise (bac+4ans) en Droit Privé et/ou en Gestion des Ressources Humaines ou science sociale ;
• 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration et des Ressources Humaines de préférence avec une Organisation Internationale
• Expérience dans la formation des adultes.
• Expérience de travailler et de gestion d’une équipe et capacité de travailler sous pression.
• Familier avec la législation du travail au Mali
• Expérience démontrée dans la rédaction des correspondances administratives
• Bonne capacité de communication écrite et verbale en Français. L’Anglais serait un atout considérable.
• Excellentes compétences du pack Office ainsi que l’utilisation de la messagerie électronique.
• Sens de la responsabilité, de la rigueur, de la confidentialité et de l’honnêteté.
• Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales.
• Excellente connaissance de la gestion Administrative
• Connaissance de la langue, du milieu et l’expérience de travail dans la zone sont des atouts majeurs.
• Disponible à voyager dans le Nord et le Centre
• Avoir l’expérience de travailler avec les plateformes TALEO et ORACLE sera un atout très favorable.
Lieu principal: Mopti
Type de contrat: CDI
Date de clôture (période de dépôt des candidatures) – Externe: 10 mai 2022
Poste 2 : Chargé de la Logistique_ALBARKA – (2200039N)
Basé Tombouctou, Le titulaire sera responsable de la gestion de toutes les fonctions logistiques de sa base y compris l’approvisionnement, le transport, le stockage, la gestion des équipements, du parc automobile et d’autres biens, etc. Il travaillera en étroite collaboration les staffs programmes intervenant dans la région Tombouctou dans le but d’améliorer leur qualité et de contribuer à l’atteinte de leurs objectifs.
DIMENSION DU POSTE
Rapporte à : Gestionnaire de la Chaîne d’approvisionnement et de la logistique ALBARKA
Staff sous la supervision de ce poste : Chauffeurs RFSA Albarka
Responsabilité budgétaire : N/A
Dimensions du Rôle : travaille en coordination avec l’équipe de programme au niveau de Mopti, coordonner avec les équipes des départements de l’Administration et de la Logistique aux bureaux Save the Children de Bamako, Mopti, Tombouctou et Gao.
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :
Responsabilités Générales
Le titulaire sera responsable de la gestion de toutes les fonctions logistiques du RFSA Albarka de Tombouctou y compris l’approvisionnement, le transport, le stockage, la gestion des équipements (assets), du parc automobile et d’autres biens, etc. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec tous les autres membres de l’équipe Logistique et Chaîne d’approvisionnement des régions de Gao, Bamako et Tombouctou dans le but d’améliorer leur qualité et de contribuer à l’atteinte de leurs objectifs.
Responsabilités Spécifiques :
Support au Programme :
S’assurer la gestion de la chaîne d’approvisionnement conformément aux politiques et procédures du bailleur et de Save the Children pour le projet RFSA Albarka
Mettre en place un système d’informations dans le but de mieux suivre toutes les activités Chaîne d’approvisionnement et Logistique du projet
Assurer un suivi technique et le renforcement des capacités du personnel sous sa responsabilité hiérarchique
Fournir un soutien technique aux opérations du programme en ce qui concerne : l’approvisionnement, le transport et l’entretien des véhicules, le contrôle d’entrepôt / de stock, la distribution du matériel programme et support, etc.
Coordonner toutes les démarches logistiques du programme à Tombouctou
Assurer la gestion du parc automobile, du générateur et d’autres engins en termes de sécurité, mouvement, maintenance, réparation, carburant, etc.
Contribuer à une bonne utilisation et un stockage corrects de tous les assets
Contribuer à faire signer tous les documents requis à tout le personnel à qui est remis un équipement y compris tous les accessoires
Assurer l’identification et l’étiquetage par numéro d’identification unique, puis enregistrer dans le registre des assets.
Contribuer à mettre en place les dossiers des assets comportant les fiches d’identification, la fiche de transfert, ainsi que toute autre documentation pertinente comme les assurances, taxes et droit payes, dus ou exemptes.
Aider à ce que tous les documents liés aux Assets et aux Stocks soient classés chronologiquement, accessibles et vérifiables facilement
S’assurer de la mise à jour du registre et des fiches d’actifs régulièrement lorsque des transferts, élimination, modification des conditions ou achat surviennent, avec les détails de chaque évènement,
Participer aux inventaires physiques complets annuels et/ou trimestriels des stocks et/ou des Assets et contribuer aux mises à jour des différents registres
Réaliser les sorties et entrées dans système de gestion des stock (TIM) et effectuer toutes les mises à Jour immédiatement.
Assurer que tous les équipements du bureau sont dotés de numéro pour une meilleure identification
S’assurer que les engins sont gérés conformément aux procédures de Save the Children International
Effectuer un inventaire régulier de la situation des biens
Assister le Gestionnaire de la Chaine d’approvisionnement dans la mise en œuvre des procédures d’achat et de la logistique
Produire un rapport hebdomadaire et mensuel de ses activités
Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organisations et ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres de la communauté d’une manière générale.
Être vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances des enfants dans leur vie personnelle et professionnelle.
S’assurer que le contrat des fournisseurs met un accent particulier sur leur responsabilité vis-à-vis des enfants dans leur relation de travail avec Save the Children
Faire une évaluation de la capacité des fournisseurs à travailler pour s’assurer qu’ils n’exploitent pas des enfants pour servir Save the Children (ex.: exploitation des enfants dans des ateliers, magasins…
Développer et piloter les approches pratiques quotidiennes pour accroitre la sensibilisation, la compréhension, l’intérêt pour la Sauvegarde de l’Enfant chez tous les utilisateurs d’engins.
Développer un système de suivi et de rapport en conformité avec les règles de la Politique de Transport pour un transport d’enfants en toute sécurité.
Assurer le leadership et les directives dans la gestion des mouvements internes et externes des engins sous mandat de SCI.
Administrative
Commander des fournitures de bureau ; maitriser, organiser et mettre à jour l’inventaire des fournitures du projet
Organiser et gérer l’organisation des salles de conférence, assurer la gestion des réunions
Suivi et Rapportage
Rédiger et analyser les rapports périodiques (hebdomadaire/journalier) sur le Supply Chain en ressortant les tendances
Suivi des déplacements sur le terrain en collaboration avec le Responsable de la Base et le Coordonnateur sécurité
COMPETENCES ET COMPORTEMENT (Nos valeurs en pratique)
Responsabilité :
Est responsable de ses prises de décisions, de la gestion efficace des ressources, modèle et respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children
Tiens l’équipe et les partenaires redevables de leurs responsabilités – tout en leur donnant la liberté d’agir de la meilleure façon qu’ils jugeront et en les aidant à se développer afin d’améliorer leur performance, mais aussi en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints, en cas de mauvaise performance.
Ambition :
Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même et son équipe), prend des responsabilités pour son propre développement et encourage les autres à en faire de même.
Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
Orienté vers le futur, pense stratégiquement
Collaboration :
Abordable à l’écoute, facile à dialoguer avec, patient et artisan de la bonne collaboration
Construit et maintien des relations solides et efficaces avec ses collègues, les membres et les partenaires interne du consortium et externes, ainsi que les sympathisants
Accorde de la Valeur à la diversité, la considère comme une source de compétitivité et de réussite commune. Capable de travailler avec des gens de cultures différentes.
Créativité :
Développe et encourage les solutions innovantes
Est disposé à prendre des risques calculés pour atteindre les bons résultats
Intégrité :
Très Honnête, encourage l’honnêteté, encourage l’ouverture d’esprit et la transparence,
Inspire confiance et la renforce constamment
Affiche un excellent jugement conforme
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES :
Minimum BAC + 3 en Logistique, Gestion, Administration ou dans tout autre domaine connexe
Avoir au moins 3 ans d’expérience dans un poste similaire (Administration, gestion administrative des Subventions/Contrats) avec une organisation internationale ou un organisme de développement
Avoir une expérience pertinente de travail dans le domaine de la chaîne d’approvisionnement et logistique surtout dans le Centre et Nord du Mali.
Honnêteté et intégrité irréprochable
Avoir des notions sur la sécurité
Capacité de travailler sous pression et de s’adapter aux besoins du terrain
Esprit d’équipe et capacité à gérer sa planification de façon autonome et à travailler avec un minimum de supervision
Forte capacité organisationnelle ;
Expérience dans la planification, la mise en œuvre et le suivi des projets de développement et d’urgence
Très bonne connaissance en informatique et statistique
Capacité à travailler sous pression, dans des situations inattendues et difficiles.
Bonne capacité rédactionnelle et de communication dans un milieu multiculturel.
Confirmé en négociation dans des situations complexes et tendues.
Bonne pédagogie et capacité d’accompagnement.
Excellent maitrise de la langue Française et des langues du Centre et du Nord; L’Anglais sera un atout;
Capacité d’interagir avec des informations confidentielles et de les conserver
Sensible aux problèmes affectant les enfants et prêt à s’engager, á respecter et à promouvoir la Politique de Protection des Enfants de Save the Children.
Être de nationalité Malienne
Responsabilités additionnelles du travail
Les tâches et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du rôle peut être appelé et tenu d’effectuer des tâches supplémentaires de manière raisonnable en fonction de leur niveau de compétences et d’expérience.
Egalite d’opportunité
Le titulaire du rôle est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et des procédures de l’égalité, l’opportunité et la diversité de SCI.
Sauvegarde de l’Enfant
Nous devons assurer la sécurité des enfants ainsi que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses, reflète notre engagement envers la protection des enfants contre les mauvais traitements et abus.
Protection de notre Personnel
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de la SCI
Santé et Sécurité
Le titulaire du rôle est tenu d’exercer des fonctions conformément à la politique et procédure de Santé et de sécurité de SCI.
Lieu principal: Timbuktu
Type de contrat: CDI
Date de clôture (période de dépôt des candidatures) – Externe: 10 mai 2022
