Save the Children croit que chaque enfant mérite un avenir. Partout dans le monde, nous donnons aux enfants un bon départ dans la vie, la possibilité d’apprendre et de se protéger des dangers.
Protection de l’enfant :
Niveau 3 – les responsabilités engagées par le poste exigent de l’employé un contact régulier avec les enfants et jeunes gens.
Objectif du poste :
Le Chargé de la gestion des actifs et des stocks est responsable de la Gestion des actifs et des magasins selon les procédures de SCI.
Étendue du rôle :
Reporte au : Gestionnaire de la logistique et des moyens généraux à Bamako
Employés reportant directement à ce poste : Aucun
Domaines majeurs de responsabilités :
Le chargé de la gestion des actifs et stocks sera responsable de la gestion des actifs et stocks.
1. Gestion des Stocks
– Organisation et conduite des inventaires de stock
– Support aux bureaux terrain (sur la gestion de stock) selon les recommandations de son responsable hiérarchique
– Gestion des Entrées/sorties de stock (TIM) avec les programmes
– Gestion physique des stocks (condition de stockage, contrôle qualité, alerte date de péremption)
– Est responsable et lead les Inventaires physiques pour le service logistique
– Gestion des Réceptions/Expéditions
– Réalisation des Rapports mensuels de stock et les partages avec son responsable hiérarchique
– Responsabilité de l’archivage de la documentation des stocks
– S’assurer d’une coordination avec l’Unité d’Achat Pays, l’Unité Fleet et les Programs Managers (PM) pour les réceptions et les distributions
– Veiller à la limitation de l’accès des entrepôts
– Veiller à la propreté et à la sécurité des stocks
– Effectue le suivi avec Programs Managers (PM) pour s’assurer de la sortie ou de la distribution de stock des SOF qui sont expirants.
2. Gestion des actifs
– Effectue les enregistrements, les sorties, l’étiquetage et toute mise à jour des équipements (Assets, GPE) dans la plateforme « E-Asset ».
– Mettre à jour le registre des actifs
– Préparer et mettre à jour les dossiers des Actifs
– Suivre les mouvements des Assets et GPE dans les fichiers
– Met à jour le plan de maintenance des actifs à travers les contrats de maintenance mis en place par l’unité d’achat Pays
– Réalise des Rapports mensuels sur les Actifs et les partage avec son responsable hiérarchique
– Participe aux inventaires périodiques des Assets
3. Taches organisationnelles
– Assurer la vérification et la réception de tous les articles achetés ou demandés
– Assurer la vérification des listes de colisage en fonction des articles reçus et signaler à l’expéditeur du fret tout dommage constaté sur l’un ou l’autre des articles envoyés.
– S’assurer de la livraison effective de tous les articles en collaboration avec un représentant du programme ou le service demandeur.
– vérifier l’intégrité des articles (équipements) et médicaments en vérifiant la date d’expiration, le numéro du lot
– Préparer les bonnes réceptions/bon de réception pour tous les articles reçus
– Informer le responsable hiérarchique des pertes ou vice de commande.
4. Contrôle
– Veiller à la vérification et la réception de toutes les fournitures dans les dépôts ;
– Gérer les bordereaux d’expédition, les listes de colisage en fonction des articles reçus et reporter à l’expéditeur du fret tout dommage constaté sur l’un ou l’autre des articles envoyés.
– Être responsable du stockage approprié des articles et des équipements qui entrent dans le dépôt ;
– Établir le plan d’agencement de l’entrepôt en fonction des matériaux/biens à entreposer et des programmes dont ils sont dégradés
– Veiller à ce que toutes les fiches de stock médical et Logistics soient à jour ;
– Gérer l’inventaire tous les 6 mois de l’ensemble du stock et s’assurer de la cohérence entre la vérification physique et les données théoriques des fiches de stock.
– S’assurer de la conformité des demandes de sortie de stock par rapport à la procédure en place
– S’assurer du bon remplissage des bordereaux de livraison, de réceptions et de waybill ;
5. Entretien du Magasin
– Être responsable du stockage approprié des articles qui entrent dans le dépôt ;
– Etre responsable de toutes les sorties des biens du stock ;
– Contrôler les accès au dépôt et s’assurer que toutes les émissions sont bien protégées ;
– S’assurer que le dépôt est nettoyé deux fois par semaine ;
– S’assurer qu’il existe une bonne ventilation du magasin
– S’assurer que le stock est bien arrangé, pour éviter la contamination de stock (insectes, animaux, etc.
Plongeurs
– Exécuter toute autre tâche sur demande du superviseur ou les responsables des programmes en coordination avec le responsable hiérarchique ;
– Dénoncer tout manquement constaté sur le code de bonne conduite et la politique de CHILD SAFEGARDING POLICY en respectant le schéma de communication établi à cet effet ;
– Respecter le code de bonne conduite et la Politique de Défense de l’Enfant
– Assurer une gestion efficace et efficiente de toutes les ressources de l’organisation.
NB : Eu égard à la nature des activités de Save the Children au Mali, cette liste des responsabilités et tâches n’est pas exhaustive. Ainsi, d’autres tâches peuvent être demandées qui respectent le même sérieux et degré d’implication que les tâches citées ci-dessus.
Compétences et profil (nos valeurs)
Responsabilité :
* Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children
* Responsabiliser l’équipe et les partenaires – leur liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences lorsque les résultats ne sont pas obtenus.
Aspiration :
* Fixe des objectifs ambitieux, réalistes et stimulants pour lui-même, prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.
* Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
* Orienté vers le futur, pense stratégiquement
Coopération :
* Construit et maintien des relations efficaces avec son superviseur, ses collègues, les membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants
* Valorise la diversité, la considération comme une source de compétitivité
* Abordable, à l’écoute
Créativité :
* Développer et encourager les solutions innovantes
* Disposé à prendre des risques calculés
Intégrité :
– Honnête, l’employé encourage l’ouverture et la transparence, il possède de hauts standards éthiques et est un exemple d’intégrité
– L’employé produit des jugements rationnels excellents
Diplôme et expérience :
* Titre d’études universitaires Niveau Bac +2
* 2 ans d’expériences dans la gestion des Assets/Stocks au niveau national dans une ONG internationale
* Capacité à prioriser les tâches
*Capacité de synthèse écrite et orale
* Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint)
* Résistance au stress
* Excellente communication
* Autonomie
* Rigueur et bonne moralité
* Bonne présentation
* Capacité à travailler en dehors des heures normales de travail.
* Diplôme d’études gestion, commerce, économie, logistique
* Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales.
* L’engagement et la compréhension des organisations buts, valeurs et principes
* Habilité à prioriser et à travailler avec une supervision limitée (autonomie), motivation
