Save the Children recrute pour ce poste (18 Août 2022)

CHILD SAFEGUARDING :

Niveau 3 – Les responsabilités de ce poste peuvent nécessiter d’avoir des contacts réguliers ou de fréquenter régulièrement des enfants ou des jeunes gens en général et dans la construction.

Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE) :

o   S’assurer que les partenaires (enfants, jeunes, leaders, décideurs et autres) comprennent pleinement les dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures locales et procédures du Pays.

o   Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de soupçons d’abus commis sur les enfants.

o   S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne les mets pas en danger/ risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence leur travail à l’aide des outils de référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de mise en œuvre.

o   Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux staffs des autres organisations et des ministères, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres de la communauté d’une manière générale.

o   Etre vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances des enfants dans la vie personnelle et professionnelle.

CONTEXTE :

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies. Save the Children travaille dans plus de 120 pays. Elle est une organisation de double mandant (développement et humanitaire) dont les programmes sont orientés vers les secteurs de la Protection de l’Enfant, l’Education, la Santé, la Nutrition, la Sécurité Alimentaire et les Moyens d’Existence.

Depuis 1987, Save the Children International (SCI) met en œuvre des interventions de développement et d’aide humanitaire d’urgence pour les communautés vulnérables dans 6 régions du Mali (Gao, Tombouctou, Mopti, Kayes, Sikasso et Bamako) par une équipe de près de 350 staffs dans les secteurs suivants : santé, nutrition, éducation, protection, et sécurité alimentaire. Afin d’en promouvoir la pertinence, l’appropriation et la durabilité, toutes les interventions sont mises en œuvre avec l’appui technique des services déconcentrés pertinents de l’Etat et en coordination avec les services municipaux, les organisations à base communautaires et celles de la société civile. SC au Mali dispose actuellement d’un portefeuille annuel de près de 30 millions USD.

Au Mali, SCI opère à travers des Bureaux à Mopti, Gao, Tombouctou, Niafounké, Sikasso et bientôt à Ségou. SCI dispose d’environ 40 véhicules et 250 motos y compris chez la vingtaine d’ONGs nationales partenaires.

La gestion de la logistique et des moyens généraux constitue le deuxième pilier du Département de la chaine d’approvisionnement (en plus du volet des achats) avec pour mission d’assurer le transport, la gestion des actifs, la gestion des stocks et la gestion des installations.

ETENDU DU ROLE :

Supérieur hiérarchique :   Responsable de la chaine d’approvisionnement

Personnel relevant directement de ce poste : Un chargé de la gestion du parc auto de Bamako, un chargé de la gestion des actifs et des stocks, un chargé de la gestion des installations

Supervision technique : L’ensemble des staffs des Bureaux terrain travaillant sur la logistique et les moyens généraux.

Rôle Dimensions : Ce poste requiert une bonne aptitude technique et opérationnelle de travail dans un contexte humanitaire et sécuritaire très volatile, un leadership technique permettant la mise en application des stratégies, des standards et des outils au niveau national, une capacité à développer des relations cordiales avec les acteurs étatiques et fournisseurs en lien avec la logistique.

Domaines majeurs de responsabilités :

Management de la chaine d’approvisionnement 

·         S’assurer que les politiques et les procédures de SCI en matière de gestion la logistique et des moyens généraux sont comprises et appliquées

·         Contribuer techniquement avec l’unité d’achat pays à la mise en place des contrats cadres avec les fournisseurs de biens et de services pertinents à son volet.

Gestion des Stocks

·         Assurer la mise en place de la politique de gestion de stock et des outils de SCI au niveau de Bamako et sur l’ensemble des Bureaux terrains

·         Assurer régulièrement le pilotage de la mise en œuvre des inventaires périodiques de stocks

·         Mettre en place le système de contrôle régulier de stock

·         Assurer que le stock soit sorti régulièrement pendant la mise en œuvre des projets et appliquer une politique de zéro stock en fin de chaque financement.

·         Collecter et archiver l’ensembles des preuves de sorties de stocks sur chaque projet.

·         Assurer le rôle de point focal Pays pour TIM (Total Inventory Management)

·         Assurer que la gestion des entrepôts est conforme aux politiques et procédures de SCI

·         Assurer que toute la documentation relative aux donations existe et veiller à une bonne gestion des donations (Donation en nature) conformément aux règles bailleurs et SCI

·         Partager régulièrement les informations sur les stocks aux Programmes Managers et émettre des alertes s’il le faut et développer un plan de suivi et action des recommandations

·         Consolider les plans de distribution des projets et en faire le suivi

Gestion des actifs

·         Assurer la mise en place de la politique de gestion des assets et des outils de SCI au niveau de Bamako et sur l’ensemble des Bureaux terrains

·         Assurer régulièrement le pilotage de la mise en œuvre des inventaires périodiques des actifs

·         Mettre en place l’ensemble des procédures d’exonération, d’enregistrement, de régularisation, de renouvellement de titres sur les actifs en relation avec la Douane et le Guichet Unique

·         Mettre en place le système de contrôle régulier des actifs Assurer que les actifs soit sortis régulièrement pendant la mise en œuvre des projets et appliquer une politique de zéro asset en fin de chaque financement.

·         Collecter et archiver l’ensembles des preuves de sorties des actifs sur chaque projet

·         Développer et mettre en œuvre une stratégie efficace de renouvellement des actifs (auto, motos, ordinateurs et autres matériels similaires, groupes électrogènes)

·         Mettre en application la “vehicle/motorbike policy” et des règles d’utilisation des véhicules et des motos.

·         Assurer la gestion administrative des équipements (enregistrement dans le registre des actifs et suivi des mouvements à travers les registres)

·         Assurer le rôle de point focal principal de gestion de la plateforme « e-asset » utilisée pour les mouvements des actifs dans le Bureau Pays

·         Gérer physiquement les équipements de son domaine (étiquetage, mouvements, inventaires)

·         Optimiser les actifs (standardisation des équipements, répartition entre les projets)

·         Assurer la maintenance des actifs en mettant en place une politique et des contrats de maintenance

·         Mettre en place le mécanisme de « disposition des actifs » (donation, vente, affectation sur autres projets)

Gestion du parc auto et du carburant

·         Coordonner l’organisation des mouvements des véhicules (planning, consolidation, navette)

·         Assurer les bonnes conditions de fonctionnement du parc véhicules (maintenances, équipements)

·         Assurer la mise en place et le suivi de la politique d’utilisation des véhicules et du carburant

·         Assurer la production des rapports d’utilisation de véhicules et de carburant

·         Participer à la mise en place des contrats de location de véhicules, des contrats d’achats de carburant, des contrats de maintenance et réparation des groupes électrogènes, du parc auto et des Bureaux.

·         Admission sous douane, renouvellement des IT, Gestion des assurances et vignettes

Logistique administrative

·         Planifier, établir, déposer et suivre les Demandes de Dérogation au niveau du Protocole

·         Gérer et suivre des demandes d’Exonération au niveau des transitaires

·         Etablir des contrats des prestataires de service de transit

·         Assurer le rôle de gestionnaire de la plateforme « e-movement »

·         Organiser des missions des collègues des bureaux régionaux lors de leur mission d’appui (demande d’Ordre de mission et suivi avec l’administration pour les confirmations de billets, hébergements, location de véhicules, etc.)

·         Assurer l’organisation de l’accueil des visiteurs

·         Assurer le suivi des contrats de bail des bureaux et des résidences des expatriés (états des lieux d’entrée et de sortie, suivi des paiements, dédit, remise en état et clôture) et mettre en place les tableaux de bord pertinent

·         Assurer le suivi des paiements des charges des bureaux et des résidences (eau, électricité, carburant groupe, gaz, enlèvement des ordures ménagères), et dénoncer formellement les contrats arrivés à terme.

·         Organiser les maintenances des groupes électrogènes, ascenseur, imprimantes, climatiseurs,

·         Conduire, selon les besoins, d’autres tâches administratives en lien avec la logistique.

·         Procurement hors projets (Réservation des salles de réunion et prestations de restauration, archivage des dossiers, etc.)

·         Apporter de l’assistance technique et administrative aux processus d’entrée et de réexportation des véhicules des staffs expatriés

·         Assurer en relation avec les prestataires les processus et procédures de ventes aux enchères

Gestion des installations

• Planifier et coordonner la gestion de toutes les installations (télécommunications, plomberie, électricité, ferronnerie, menuiserie, etc.) et travaux.
• Gérer les guest houses techniquement, étudier leurs coûts, et mettre en place des plans d’affaires pour leur recouvrements.
• Gérer leur entretien et maintenance et le renouvellement des équipements si nécessaire.
• Gérer les abonnements (canal sat, internet…) de la guest house.
• Gérer l’entretien des équipements des bureaux pour répondre aux normes de santé et de sécurité
• Inspecter les structures des bâtiments pour déterminer les besoins des réparations ou les rénovations et à la responsabilité de la charge (propriétaire ou locataire).
• Examiner la consommation des services généraux (électricité, etc ) et proposer des solutions pour minimiser les coûts quand nécessaire
• Suivi de la mise  en application de la politique interne d’économie d’énergie (climatiseurs, électricité, etc…)
• Superviser tout le travail effectué par le personnel des installations ou les prestataires (techniciens, jardiniers qui font le désherbage, etc.)
• Contrôler les activités telles que l’attribution des places de stationnement, l’élimination des déchets, la sécurité des bâtiments
• Gérer les plans d’assurance des installations avec des inventaires à jour.
• Tenir des registres financiers et non financiers de toutes les dépenses et prévisions et en effectuer des analyses et prévisions y afférentes.
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Rapportage

• Assurer la capitalisation et l’archivage des données sur la chaine d’approvisionnement

·         Fournir un rapport mensuel compilé du Bureau Pays (Stock, Fleet et les actifs  )

·         Rédiger et/ou fournir les rapports d’incident

·         Assurer le suivi du système de traceur GPS y compris la mise en place de mesures correctives

Gestion d’équipe et Renforcement des Capacités

• Organiser les formations de son équipe et son unité
• Organiser les formations de recyclage sur TIM, E-Asset, planification et lutte contre la fraude lors de ses visites sur les bureaux terrain

·         Etablir le planning de travail de son équipe

• Déléguer les activités et contrôler leur bonne exécution
• Mener les entretiens d’évaluation de performances et des entretiens individuels adhoc (121)
• Apporter un soutien technique à l’équipe si nécessaire.
• Lancement du Système de Gestion de la Flotte

Management du contrôle interne et audits

• Effectuer des contrôles inopinés de stock et d’actifs et en faire le rapport
• Revoir la conformité des entrées et sorties et les comparer aux rapports des distributions.
• Effectuer les revues et archivages mensuels de toutes donations / certificats de donation / distributions et dégager des différences éventuelles.
• Participer aux audits des bailleurs en fournissant l’ensemble des documents liés aux stocks et biens des projets clôturés.

Compétences et profil (nos valeurs)

Responsabilité

·         Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children

·         Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les mesures appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition

·         Fixe des objectifs ambitieux, réalistes et stimulants pour lui-même, prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.

·          Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres

·         Orienté vers le futur, pense stratégiquement

Collaboration

·         Construit et maintien des relations efficaces avec son superviseur, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants

·         Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité

·         Abordable, à l’écoute

Créativité

·         Développe et encourage les solutions innovantes

·         Disposé à prendre des risques calculés

Intégrité

·         Honnête, l’employé encourage l’ouverture et la transparence, il possède de hauts standards éthiques et est un exemple d’intégrité

EXPERIENCE AND SKILLS

(Les candidatures Féminines sont fortement encouragées)

Qualifications et Expériences

Essentielles

• Titre d’études universitaires Niveau Bac +5 dans la logistique, la gestion, le droit, le transit ou tout autre domaine connexe à la logistique
• 5 ans d’expériences dans la gestion de la logistique à un poste de responsabilité
• Très bonne connaissance des procédures administratives douanières en lien avec la gestion des véhicules, des motos et des autres biens en lien avec le statut de SCI
• Très bonne capacité d’organisation, de gestion et d’application des procédures.
• Très bonne capacité d’utilisation de plateformes et systèmes informatisés
• Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint)
• Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales.
• Ethique et moralité sans faille.

Désirables

• Bonne expérience de travail dans la zone sahélienne ou dans des contextes similaires.
• Avoir occupé un poste similaire, surtout dans les régions du Centre/Nord du Mali
• Maitrise des langues locales du Mali
• Compréhension des valeurs et principes de l’organisation et engagement à les promouvoir.
• Bonne capacité de travail en équipe et dans des zones reculées à sécurité volatile, et avec un minimum de supervision
• Être bilingue Français-Anglais (écrit et parlé) est un grand atout

Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du rôle pourrait être amené à accomplir des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d’expérience.

Le titulaire de rôle est tenu de s’acquitter des tâches conformément aux politiques et procédures de SCI sur l’égalité des chances et la diversité.

Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

Le titulaire du poste est tenu d’exécuter les tâches conformément à la politique anti-harcèlement du SCI

Santé et Sécurité

Le titulaire de rôle est tenu d’exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.