Save the Children recrute pour ce poste (17 Mars 2023)

OBJECTIFS DU RÔLE:

Le/La Logistics Coordinator assiste le Head of Supply Chain dans la définition et la mise en œuvre des stratégies logistiques pour le bureau pays et les différents bureaux terrains. Il/Elle est responsable de la coordination des activités logistiques, notamment : la gestion de la flotte automobile ; la gestion des stocks et de la distribution ; la gestion des assets. 

Il/Elle assure le management de l’équipe logistique de la coordination de Niamey sous sa responsabilité

DOMAINES CLES DE RESPONSABILITES : 

Coordination de la Gestion de la Flotte Automobile 

En collaboration avec les Staffs Supply Chain des différents Bureaux : 

• Contrôle de la bonne application/utilisation sur toutes les bases, des politiques, procédures et outils de SCI en matière de gestion de flotte automobile, de sécurité (en rapport avec les véhicules ou les conducteurs) et de sauvegarde des enfants. 
• Réception des véhicules nouvellement acquis ; vérifications et mises au point technique ; vérification et mises à jour de la documentation administrative ; insertion dans la base de données des véhicules et affectation d’un numéro d’ordre. 
• Suivi de la mise à jour de la documentation administrative des véhicules (certificat de visite technique, vignette, assurance). 
• Suivi de la mise à jour des dossiers de tous les conducteurs (Chauffeurs permanents, Chauffeurs journaliers, autres staffs expressément autorisés) : test de conduite initial, permis de conduire, examens médicaux (accuité visuelle et autres)… 
• Suivi de la mise en œuvre des plans de maintenance préventive (services ABAC). 
• Centralisation des drafts de Plans de Déplacements Hebdomadaires (PDH) de tous les bureaux ; Elaboration et diffusion du PDH national. 
• Supervision de la bonne exécution des contrats nationaux liés à la gestion de la flotte automobile : assurance automobile, carburant, maintenance des véhicules, géolocalisation des véhicules, pièces de rechange, etc. 
• Contrôle de l’organisation régulière sur chaque Bureau, de séances de rappels et de sensibilisation sur les notions de sécurité routière, de bon usage et d’entretien des véhicules, de Child Safeguarding, etc. 
• Gestion des cas d’accidents et d’incidents, suivant les règles en vigueur au sein de l’organisation et les recommandations de l’assureur et des autorités locales. 
• Référent et point focal sur les systèmes Fleet Service Charge et Profleet

Gestion des Assets 

En collaboration avec le IT Manager et les Fields Manager

• Mise en œuvre de toutes les directives de SCI en matière de gestion des assets. 
• Elaboration du plan de remplacement des assets non informatiques (non-IT assets). 
• Elaboration du plan de cession des assets non informatiques (non-IT assets), dans le respect des exigences des donateurs et des procédures de SCI. 
• Exécution des plans de cession des assets informatiques et non informatiques (donations, transferts, destructions, ventes, etc.) et préparation de la documentation nécessaire ; en ayant recours aux compétences internes et/ou externes appropriées en fonction du type de cession à appliquer. 
• Réalisation des inventaires physiques annuels des assets non informatiques, selon les procédures en vigueur. 
• Réalisation de contrôles aléatoires sur les assets non informatiques pour s’assurer de la qualité des données du registre des assets et le cas échéant, proposition d’actions correctives et suivi de leur mise en œuvre. 
• Suivi du renouvellement des admissions temporaires (AT) des véhicules de la flotte automobile en rapport avec les commissionnaires en douane agréés. 
• Suivi de l’accomplissement des formalités administratives (autorisation de vente, dépôt de plaques d’immatriculation, mutation de carte grise, etc.) et de l’apurement des sommiers d’AT (mutation d’AT, mise à la consommation, réexportation) lors des cessions de véhicules. 

Coordination de la Gestion des Stocks et de la Distribution 

En collaboration avec les Staffs Supply Chain des différents Bureaux : 

• Contrôle de la bonne application sur toutes les bases, des politiques, procédures et outils de SCI en matière de gestion des stocks ainsi des bonnes pratiques en matière d’entreposage et de gestion physique des stocks selon la nature des produits stockés. 
• En tant que super utilisateur du système de gestion des stocks de SCI « TIM », formation et assistance aux utilisateurs. 
• Formulation des demandes d’accès à TIM à l’endroit du Head of Supply chain, pour assurer une bonne visibilité des équipes programme sur les stocks et une bonne fluidité dans la gestion des transactions sur les stocks et sur la distribution. 
• Contrôle de la planification et de la mise en œuvre des opérations de désinfection, de dératisation et autres mesures d’hygiène dans toutes les bases. 
• Planification et supervision des inventaires périodiques de stocks et des exercices de réconciliation sur toutes les bases, conformément aux procédures en vigueur. 

Supervision d’équipe et Renforcement des capacités

• Superviser ses collaborateurs directs (Warehouse Assistant, Fleet Assistant…) en assurant une bonne application des politiques et règles de management des ressources humaines en vigueur au sein de l’organisation, notamment à travers : la participation aux processus de recrutements, l’induction des nouveaux staffs, la validation des timesheets, la planification et la validation des congés et permissions, l’évaluation des performances, la gestion des motivations et sanctions, etc. 
• Veiller à ce que des plans de travail clairs soient mis en place pour chaque staff sous sa supervision directe et que des objectifs personnels soient fixés et suivis conformément à la politique « Develop To Perform » en vigueur. 
• Développer son équipe à travers la réalisation de revues de performances régulières et le renforcement de leurs capacités en identifiant les méthodologies appropriées (feedbacks, coachings, délégations, formations…), pour garantir l’atteinte des objectifs du département et l’épanouissement professionnel des membres de l’équipe. 
• Renforcer les capacités des autres Staffs Supply Chain et non Supply Chain impliqués dans la Gestion de la flotte automobile, la Gestion des stocks & de la distribution et la Gestion des assets ; et leur apporter assistance autant que nécessaire, afin d’assurer un bon fonctionnement des activités logistiques sur toutes les bases. 

Rapportage et Gestion de la Performance

• Analyser mensuellement les coûts de fonctionnement de la flotte automobile, par véhicule, par chauffeur et par rubrique (carburant, frais de péages routiers, frais de maintenances, frais de réparations, frais de locations…) dans une optique d’optimisation et de prévention/détection des cas de fraude. 
• Ajuster et optimiser l’allocation des véhicules et des chauffeurs aux différentes Bases, de façon trimestrielle, en fonction de l’évolution des KPI (taux d’utilisation des véhicules…) et/ou des besoins ; ou de façon temporaire selon les besoins spécifiques exprimés par les Programmes. 
• Analyser et compiler les rapports d’activités mensuels des bases, pour les domaines d’activités sous sa responsabilité (Gestion de la Flotte, Gestion des Stocks & de la Distribution, Gestion des Assets) ; préparer les Rapports mensuels Supply Chain du pays et déterminer les performances mensuelles, suivant les standards de SCI et les orientations locales du Head of Supply Chain. 
• Analyser les données et les performances Supply Chain des activités sous sa responsabilité et élaborer, le cas échéant, des recommandations et des plan d’actions (correctives et/ou préventives) pour contribuer à l’amélioration de l’efficacité de la fonction Supply Chain. 

Responsabilités Safeguarding

• Dénoncer tous les cas d’abus interne et externe
• Connaitre la politique Safeguarding et le Code de Bonne Conduite et sensibiliser sur cette politique (enfants, employés, partenaires, bénéficiaires, etc.)
• Contribuer aux exercices de leçons apprises et de documentation des bonnes pratiques sous l’impulsion du point focal 
• Être exemplaire dans son travail et dans sa vie privée et respecter le code de bonne conduite et de la politique de Safeguarding
• Connaitre et respecter les procédures locales
• Veillez au bien-être de l’enfant, de l’employé, des partenaires, des bénéficiaires, et des communautés
• Assurer un environnement sain au service de tous (enfants, partenaires, bénéficiaires, employés etc.)

QUALIFICATIONS, EXPÉRIENCES:

Essentiels:

• Avoir un diplôme d’étude supérieure en gestion logistique ou un diplôme d’une école technique ou une expérience avérée dans la Supply Chain.
  Avoir au moins une expérience de 4 ans en logistique.
• Avoir une expérience dans l’approvisionnement et l’achat.
• Avoir une expérience de travail dans des situations de stress de haut niveau.
• Avoir une bonne compréhension des besoins humanitaires.
• Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Environnement Microsoft Office) et principalement Excel
• Avoir la capacité d’établir des relations rapides avec une large série de personnes, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de Save the Children.
• Avoir d’excellentes capacités de planification, de gestion et de coordination, avec la possibilité d’organiser une charge de travail importante composée de diverses tâches et responsabilités.
• Avoir une forte capacité de communication (écrite et orale).

Souhaitable :
• Avoir des connaissances dans les domaines techniques des opérations logistiques notamment le transport et la distribution, l’entreposage et la gestion des stocks, gestion de flotte, gestion d’actifs, les communications et la sécurité.
• Expérience technique et formation dans des domaines spécifiques de la logistique: gestion des stocks, d’approvisionnement médical, mécanique de la flotte et des réseaux informatiques / communication.
• Expérience technique / connaissance des types spécifiques d’intervention humanitaire tel que santé, WASH et sécurité alimentaire
• Bonne connaissance de l’Anglais (Ecrit et parlé)
DUREE & TYPE DE CONTRAT: 12 MOIS (RENOUVELABLE) / CONTRAT NATIONAL.

L’ORGANISATION
Nous employons environ 25.000 personnes dans le monde entier et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays afin d’aider les enfants touchés par des crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, d’éducation et de protection de l’enfance. Nous faisons également campagne et défendons au plus haut niveau, pour réaliser le droit des enfants et pour faire entendre leur voix.

Nous travaillons sur trois avancées dans la façon dont le monde traite les enfants d’ici 2030:
§  Aucun enfant ne meurt suite à des causes évitables avant son 5e anniversaire
§  Tous les enfants ont une éducation de base de qualité
§  La violence à l’égard des enfants n’est plus tolérée
Nous sommes conscients que des personnes formidables font une grande organisation et que nos employés jouent un rôle crucial en nous aidant à atteindre nos ambitions pour les enfants. Nous valorisons nos employés et nous proposons une carrière significative et enrichissante, ainsi qu’un lieu de travail collaboratif et inclusif où l’ambition, la créativité et l’intégrité sont très appréciées.

Informations pour Postuler:
Les dossiers de candidatures (CV + Lettre de motivation) doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne de Save the Children:

Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses

Les candidatures féminines sont vivement encouragées

Il est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.