Save the Children recrute pour ce poste (09 Mai 2023)

Identification de l’emploi : 1481

Protection de l’enfance

• Niveau 4 – Les responsabilités du poste peuvent exiger que le titulaire du poste ait des contacts réguliers avec des enfants ou des jeunes et, dans le contexte d’outre-mer, tous les postes sont considérés comme des postes de niveau 3 compte tenu des situations potentielles qui peuvent permettre au personnel d’accéder sans surveillance à des personnes vulnérables. enfants et jeunes.

Objectif du rôle

• Le but de la mission est de fournir un soutien administratif professionnel aux équipes et au personnel d’intervention humanitaire de Save the Children’s International.
• Ce rôle sera responsable de la coordination des systèmes de soutien administratif du programme humanitaire, qui comprennent l’administration générale, la gestion des installations, les voyages, la gestion des magasins, la maintenance et l’élaboration de politiques et de procédures.
• Il / elle assurera la liaison avec les autres départements, les bureaux extérieurs et le bureau de pays pour s’assurer qu’un soutien approprié est fourni au personnel local, international et aux visiteurs du programme de réponse.
• Il / elle devra également encadrer et / ou renforcer les capacités du personnel existant.
• L’agent administratif contribue à garantir que l’engagement de Save the Children à améliorer la qualité et la responsabilité dans le travail humanitaire est respecté, en se référant aux normes de qualité de Save the Children et au code de conduite des ONG, et s’efforce de fournir un soutien administratif efficace.
• En cas d’urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors du profil de rôle normal et être en mesure de modifier les heures de travail en conséquence.

Portée du rôle

• Relève de : Coordonnateur de l’administration
• Personnel relevant directement de ce poste : assistants administratifs/de bureau.
• Responsabilité budgétaire : Aucune                  

Principaux domaines de responsabilité
La portée de ce rôle comprendra :

• Superviser la gestion et l’entretien des locaux de bureaux, des maisons d’hôtes et des entrepôts, du mobilier, des agencements et de tous les équipements en parfait état de fonctionnement à Maiduguri, Biu, Yola, Damaturu et Damboa.
• S’assurer que le bureau de Borno est bien équipé, dispose de niveaux suffisants de fournitures (consommables, papeterie, équipement), etc., est pleinement fonctionnel et adapté à l’objectif pour permettre à tout le personnel de fonctionner avec une efficacité maximale
• Gestion des voyages
• Gérer et superviser les assistants de bureau/nettoyeurs bénévoles.
• Assurer la conformité avec les normes de qualité, les politiques et les directives mondiales de Save the Children

Administration générale:

• Coordination et planification des événements – assurez-vous qu’un soutien adéquat est fourni pour tous les événements, garantissant la transparence et l’optimisation des ressources.
• Soutenir les arrangements de voyage et d’hébergement pour tous les voyages SCI.
• Coordonner l’équipement/les fournitures de bureau en s’assurant que tout l’équipement du bureau est en bon état de fonctionnement.
• Identifier de manière proactive les problèmes potentiels affectant le fonctionnement du bureau, proposer des solutions au supérieur hiérarchique et travailler à les mettre en place
• Élaborer et gérer des plans pour les sièges de bureau afin de s’assurer que tout le personnel est convenablement logé
• Gérer le budget administratif, y compris la préparation et le suivi du budget principal ; gérer les prévisions de trésorerie, le phasage budgétaire et superviser la petite caisse
• S’assurer que les nouveaux membres de l’équipe suivent un processus d’intégration adéquat.
• Développer, gérer et superviser des relations efficaces avec les prestataires de services, les fournisseurs, les propriétaires, etc., en garantissant la transparence et l’optimisation des ressources
• Assurez-vous que le personnel / invité séjournant dans l’une des maisons d’hôtes se voit attribuer sa chambre et reçoit un courrier de bienvenue indiquant la maison d’hôtes et le numéro de chambre au moins 24 heures avant l’arrivée
• S’assurer que le tableau des maisons d’hôtes est partagé quotidiennement avec le TL
• La part mensuelle des coûts des maisons d’hôtes est partagée avec les finances pour appropriation si nécessaire
• Assurer la liaison avec le bureau de pays sur les questions d’immigration
• S’assurer que les outils nécessaires sont développés afin de faciliter la fonction d’administration
• Assurer des relations cordiales avec les collègues du bureau de pays et des bureaux extérieurs

Gestion des installations:

• Assurez-vous que les locaux sont adaptés à l’usage prévu et qu’ils sont convenablement équipés, rangés et que l’apparence professionnelle est maintenue.
• Assurer la liaison avec la chaîne d’approvisionnement pour assurer le développement et la maintenance du tracker d’équipement de bureau général ; évaluer régulièrement l’équipement et planifier/recommander une mise à niveau pour les besoins futurs ainsi que l’élimination des articles obsolètes.
• Assurer la liaison avec les propriétaires sur toutes les propriétés louées par SC
• Superviser l’entretien général des maisons d’hôtes, des entrepôts et des bureaux, des actifs et des équipements (environnement physique de travail) et s’assurer qu’ils sont sécurisés et utilisés efficacement
• Examiner et mettre à jour annuellement tous les contrats et baux et s’assurer qu’ils sont tenus à jour et que tous les baux sont conformes à la taxe gouvernementale nigériane et aux autres exigences légales
• Superviser la préparation annuelle du renouvellement des licences et des permis, le cas échéant
• Développer, gérer et superviser des relations efficaces avec les propriétaires, les fournisseurs, etc., en garantissant la transparence et l’optimisation des ressources

Gestion du magasin :

• Assurez-vous que les magasins administratifs sont gérés de manière efficace et efficiente.
• S’assurer que des processus sont en place pour la réception et la distribution des articles dans le magasin
• S’assurer que le registre des cadeaux est créé et maintenu

Organisation du voyage et de l’hôtel :

• Veiller à ce que l’équipe administrative fournisse un soutien adéquat et opportun à toutes les demandes de vols locaux et de réservations d’hôtel conformément à la procédure établie.
• Assurer la liaison avec les installations hôtelières requises pour trouver les meilleures options disponibles et assurer le meilleur rapport qualité-prix
• Veiller à ce que le personnel international / consultant en déploiement ait une transition en douceur vers le Nigéria
• Assurez-vous que les déplacements se déroulent dans les délais et de manière rentable et que les visites/déplacements se déroulent avec un minimum de perturbations et de temps d’arrêt.
• Assurez-vous que le personnel en mission internationale officielle et le consultant international voyageant dans le pays ont une couverture d’assurance voyage adéquate avant le début de leur voyage.  
• Travailler avec l’équipe pour s’assurer que les factures des agences de voyages sont traitées rapidement
• Développer, gérer et superviser des relations efficaces avec les agences de voyages en garantissant la transparence et l’optimisation des ressources

Gestion du personnel, mentorat et développement :

• Assurer la dotation en personnel appropriée au sein du service administratif
• Encadrer, coacher et superviser et gérer l’équipe d’administration ; définir les attentes, fournir un soutien technique au besoin et évaluer régulièrement les subordonnés directs
• Gérer la performance de tout le personnel de l’unité administrative pour s’assurer que le personnel optimise son potentiel dans la poursuite des objectifs de Save the Children à travers :
• Utilisation efficace du système de gestion des performances, y compris l’établissement d’objectifs clairs et mesurables, une rétroaction continue, des examens périodiques et des évaluations justes et impartiales ;
• Coaching, mentorat et autres opportunités de développement ;
• Reconnaissance et récompenses pour des performances exceptionnelles ;
• Documentation des performances qui sont moins que satisfaisantes, avec des améliorations de performances/plans de travail appropriés
• Afficher un comportement exemplaire notamment en ce qui concerne les politiques clés de SCI

Autres responsabilités :

• Assurer la liaison avec les responsables de l’hébergement et des voyages dans les différents bureaux extérieurs et le bureau de pays pour prendre les dispositions nécessaires pour les visiteurs, le personnel, etc.
• Maintenir un système de classement efficace pour toute la correspondance administrative, de visa et d’immigration
• Toutes les communications officielles sont transmises au supérieur hiérarchique et aux personnes concernées.
• Assumer d’autres responsabilités qui pourraient être assignées ou requises de temps à autre, afin de fournir un soutien à l’équipe d’administration.

Contacts de travail :

• Interne : Liaison régulière avec la direction et le personnel de Borno Response, le personnel des bureaux extérieurs et le personnel des bureaux de pays
• Externe : contact régulier avec les agences de voyages, les propriétaires, les vendeurs/fournisseurs, les autorités de l’immigration, le MBNP, le DSS, le DIA, la diversité, les ambassades/les hauts-commissariats

Compétences et comportements (nos valeurs en pratique)
Responsabilité :

• Se tient responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l’exemple des valeurs de Save the Children
• Tient l’équipe et les partenaires responsables de s’acquitter de leurs responsabilités – en leur donnant la liberté de livrer de la meilleure façon qu’ils jugent appropriée, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer les performances et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints

Ambition:

• Se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour eux-mêmes (et leur équipe), assume la responsabilité de son propre développement personnel et encourage les autres à faire de même
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
• Orienté vers l’avenir, pense stratégiquement

Collaboration:

• Établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, ses membres et ses partenaires et sympathisants externes
• Valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle
• Abordable, bonne écoute, facile à qui parler

La créativité:

• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
• Prêt à prendre des risques disciplinés

Intégrité:

• Honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; démontre les plus hauts niveaux d’intégrité

Exigences
Compétences administratives et générales :

• Les candidats doivent posséder un B.Sc. / HND dans le domaine concerné
• Minimum de 2 ans dans un rôle similaire de préférence dans le secteur des ONG
• Excellentes compétences en planification et en organisation, avec des compétences administratives éprouvées
• Capacité à gérer des personnes ayant des attitudes différentes à tout moment
• Capacité à gérer efficacement des priorités concurrentes dans un environnement en constante évolution, à respecter les délais et à travailler calmement sous pression
• Solides compétences en coordination et en gestion du temps
• Expérience de la gestion des préparatifs de voyages internationaux
• Bonne connaissance des pratiques de bureau, des procédures et des systèmes administratifs, y compris les systèmes de classement
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
• Solides compétences en travail d’équipe avec la capacité à la fois de soutenir les collègues et de demander de l’aide au besoin
• Solides compétences en communication écrite et verbale, anglais courant
• Capacité à rédiger des documents bien rédigés et présentés de manière professionnelle
• Engagement envers la mission, la vision et les valeurs de Save the Children
• Expérience de travail dans des zones difficiles et peu sûres et volonté de travailler et de vivre dans un environnement rural.

Responsabilités professionnelles supplémentaires

• Les tâches et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être tenu d’effectuer des tâches supplémentaires dans la mesure raisonnable de son niveau de compétences et d’expérience.

Opportunités égales:

• Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.

Protection de l’enfance :

• Nous devons assurer la sécurité des enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

Protection de notre personnel :

• Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI

Santé et sécurité:

• Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière de santé et de sécurité.