Save the Children International (SCI) est l’Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant.
NOM/TITRE 1 : Responsable des finances
ÉQUIPE/PROGRAMME : Finance/humanitaire LIEU : Borno
GRADE : 4 DURÉE DU CONTRAT : à durée indéterminée
PROTECTION DE L’ENFANCE :
Niveau 3 : soit le titulaire du rôle aura accès à des données personnelles concernant des enfants et/ou des jeunes dans le cadre de son travail ; ou ils travailleront dans un poste «réglementé» (comptable, avocat, notaire, cadre juridique); par conséquent, un contrôle de police sera requis (au niveau « standard » au Royaume-Uni ou équivalent dans d’autres pays).
RÔLE OBJECTIF :
Save the Children International est une organisation à « double mandat » et, en tant que telle, une priorité égale sera accordée au travail humanitaire et au développement. C’est le seul moyen de garantir que certains des droits fondamentaux dont nous pensons que les enfants jouissent, tels que la survie, la sécurité et l’accès constant à la protection et à l’éducation, peuvent être garantis. Dans le cadre d’un engagement à travailler avec les enfants par le biais d’interventions humanitaires, Save the Children soutiendra des programmes dans les situations d’urgence soudaines et chroniques.
L’agent des finances a la responsabilité de gérer les paiements, les reçus et les décaissements de fonds. Il/elle serait responsable de l’enregistrement GLACOS et du remplissage de tous les documents financiers. Il/elle apportera également un soutien à l’unité des finances.
PORTÉE DU RÔLE :
Relève de : Coordonnateur
des finances
DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :
Décaissement des fonds
• Prend en charge le paiement des participants et d’autres paiements en espèces SCI hors du bureau
Informations financières et autres fonctions de support
• Envoyer les listes de transactions et BVA au service des récompenses aux dates convenues
• Soutenir tous les détenteurs de budget dans la préparation des budgets échelonnés
• Fournir un soutien aux détenteurs de budget dans l’examen et la compréhension des rapports mensuels de suivi du budget financier et le suivi des points d’action recommandés
• Préparer le GLACOS pour toutes les recharges recommandées par les détenteurs de budget après la 1ère et la 2ème revue des listes de transactions.
• Fournir un soutien au gestionnaire des finances humanitaires avec des conseils / formation aux détenteurs de budget sur la gestion du budget.
• Appui à la préparation des propositions budgétaires pour la réponse humanitaire.
• Aide à la fourniture de codes lorsqu’un soutien financier est nécessaire.
• Examen des bons de paiement pour l’exactitude et l’exhaustivité
Administration du système
• Rapprochement bancaire
• Rapprochement des comptes du bilan 21410,11410,11220,52000
Autres
• Préparation des chargeurs SOF pour toutes les nouvelles récompenses et les récompenses réalignées / rééchelonnées et archivage en temps opportun des documents
• Remises statutaires RELATIONS DE TRAVAIL
• Internes : Tous les titulaires de budget, les signataires de la Banque et les autres membres du personnel .
• Externe : auditeurs, Banque, organismes gouvernementaux, y compris les organismes de réglementation.
COMPÉTENCES ET COMPORTEMENTS (nos valeurs en pratique)
Responsabilité :
• précision et rapidité dans tous les domaines de responsabilité
• niveau élevé de précision dans le travail et capacité d’analyser des ensembles complexes de relations et de situations.
• se tient et tient les autres responsables.
Ambition :
• créer la meilleure fonction EA de sa catégorie
• tournée vers l’avenir, pense de manière proactive.
Collaboration :
• travailler efficacement avec les parties prenantes pour atteindre des objectifs communs.
• excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles
• établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, ses membres et ses partenaires externes.
• accessible, bonne écoute, facile à parler
Créativité :
• concevant des systèmes d’administration plus efficaces
• disposés à prendre des risques disciplinés.
Intégrité :
• Honnêteté, encourage l’ouverture et la transparence, démontre les plus hauts niveaux d’intégrité.
Compétences administratives et générales
Critères essentiels
• Niveau d’éducation – B.Sc. / HND ou équivalent
• Minimum de 2 ans d’expérience pertinente progressive post NYSC de travail dans la finance
• Domaine d’étude spécifié – Finance / Comptabilité
• Connaissance et expérience de travail avec INGO.
• Excellentes capacités de communication verbale et d’écoute.
• Exigences linguistiques : anglais parlé – excellent ; Anglais écrit – Excellent
• Niveau d’expertise informatique : Excellent (Word, Excel, Powerpoint, etc.)
• Brevet professionnel en comptabilité et finance
Critères souhaitables
• Bonnes compétences en matière de formation et d’animation (pour la formation financière/le soutien aux partenaires).
• Capacité à effectuer plusieurs tâches, à s’engager dans une planification à long terme, à respecter les délais et à gérer les demandes de dernière minute ; faire preuve de patience et s’adapter aux circonstances changeantes.
• La capacité d’être créatif et proactif dans l’amélioration des services de santé est essentielle.
TITRE 2 : Coordonnateur de la chaîne d’approvisionnement : Logistique
ÉQUIPE/PROGRAMME : Humanitaire
ENDROIT : Yobe, Nigeria
NIVEAU : 3
DURÉE DU CONTRAT : Durée déterminée
PROTECTION DE L’ENFANCE :
Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts fréquents avec des enfants et/ou des jeunes (par exemple, une fois par semaine ou plus) ou de manière intensive (par exemple, quatre jours en un mois ou plus ou du jour au lendemain) parce qu’ils travaillent sur des programmes nationaux ; ou visitent des programmes de pays; ou parce qu’ils sont responsables de la mise en œuvre du personnel du processus de contrôle/vérification de la police.
OBJECTIF DU RÔLE :
Le coordonnateur de la logistique est un poste clé pour le succès et la prestation de programmes de qualité. SCI définit la logistique comme les systèmes et les fonctions de support nécessaires pour mettre en œuvre efficacement les programmes, y compris la logistique, la gestion des stocks, la gestion des actifs ainsi que la gestion des véhicules et de la flotte. Le coordinateur logistique est responsable de la conception, de la planification, de l’exécution et du suivi des activités logistiques, ainsi que de la prestation d’une fonction logistique efficace au sein du programme SCI Yobe conformément au SCI, aux réglementations des donateurs et aux objectifs du programme. Il/elle est également responsable de l’amélioration continue de la qualité des performances au sein de l’équipe Logistique et de la satisfaction des parties prenantes en exerçant des pratiques axées sur le service.
PORTÉE DU RÔLE :
Relève de : Responsable de terrain –
Personnel du bureau de terrain de Yobe Relevant de ce poste : Officier de la logistique.
Direct : Relations régulières avec Borno AO SC et le personnel de la chaîne d’approvisionnement du bureau de pays à tous les niveaux, l’équipe des finances et les responsables du département des programmes.
Indirect : Devrait fournir un soutien et un leadership à l’agent de logistique et à l’assistant d’entrepôt.
Dimensions du rôle : (par exemple, complexité, relations, communication avec les parties prenantes)
DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :
1. La planification logistique
Le coordinateur logistique est responsable de la planification des activités logistiques, de l’élaboration de plans logistiques pour soutenir la mise en œuvre du programme et d’une coordination étroite avec les parties prenantes internes et externes. La planification logistique comprend des plans d’entreposage, des plans de transport, des plans de dotation en personnel, des plans de distribution et des plans de formation.
• Assurez-vous que les équipes de programme élaborent des plans de distribution pour les fournitures et les actifs afin d’éliminer les stocks restant dans les entrepôts après la clôture de la subvention.
• Coordonner avec le personnel de terrain de la chaîne d’approvisionnement en s’assurant qu’il y a suffisamment d’espace dans les entrepôts avant d’envoyer les fournitures du programme sur les sites de terrain.
• Veiller à ce que la formation du personnel logistique et les plans de renforcement des capacités soient élaborés et intégrés dans les budgets.
• Assurez-vous que le service logistique est bien doté en personnel et que les rôles et responsabilités de chacun ont des descriptions de poste claires.
2. Gestion des stocks
Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est responsable de la gestion et du contrôle de toutes les opérations d’inventaire et d’entrepôts dans le programme Yobe et d’assurer une excellente tenue des registres, la mise en œuvre des procédures d’exploitation standard des stocks et le contrôle fourni par GSC.
• Assurer la mise en œuvre des politiques d’inventaire SCI dans le bureau de Yobe.
• Produire des rapports d’inventaire de fin d’année et de fin d’année en temps opportun.
• Vérifier les registres et la sécurité des entrepôts/magasins conformément à l’outil d’évaluation de la chaîne d’approvisionnement (SCAT) standard de SCI.
• Effectuez des vérifications ponctuelles et des inventaires surprises conformément aux SOP SCI.
3. Gestion des actifs
Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est responsable de l’approvisionnement, de l’entretien, de la garde et des archives de tous les actifs et équipements du programme SCI Yobe. Il / elle est responsable de tous les aspects administratifs, financiers, du capital et des opérations de gestion d’actifs conformément aux règles et règlements de SCI et des donateurs.
• Assurer la mise en œuvre des politiques SCI Asset dans le bureau de Yobe.
• S’assurer que les actifs sont entretenus en temps opportun et qu’ils peuvent être utilisés en toute sécurité, et que toute la maintenance est documentée.
• Assurez-vous que les actifs sont suivis correctement, étiquetés à la livraison et que la feuille de suivi des actifs est continuellement mise à jour au fur et à mesure que les actifs sont remis au personnel ou déployés dans les installations.
• Planifiez le remplacement des actifs à mesure que leur durée de vie arrive à son terme en veillant à ce que des fonds suffisants soient budgétés pour le remplacement.
• Gérer le processus de cession des actifs, notamment en s’assurant que les approbations des donateurs sont en place avant la cession.
• Assurez-vous que des vérifications ponctuelles sont effectuées systématiquement, documentées et signalées pour tous les actifs, stocks et équipements de SCI Yobe, conformément à la politique de gestion des actifs de SCI.
4. Gestion de la flotte
Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est chargé de superviser et de coordonner toutes les activités de la flotte et du transport de SCI Yobe, en veillant à ce que les opérations de la flotte de bureau de Yobe soient menées conformément aux politiques et procédures de la flotte de SCI, y compris l’approvisionnement en véhicules, le mouvement des véhicules, l’entretien et l’exactitude des rapports.
• Assurez-vous que tous les véhicules Yobe sont en bon état et bien entretenus.
• S’assurer que tous les véhicules appartenant à SCI sont déclarés et assurés par SCI.
• Assurez-vous que la politique locale de gestion de la flotte est en place, mise en œuvre et suivie par tous dans le bureau de terrain de Yobe.
• Revoir régulièrement la consommation de carburant et la gestion de l’utilisation des véhicules. Sur la base de l’analyse, prévoir une augmentation/diminution du nombre de véhicules si nécessaire.
• Examiner les rapports mensuels des véhicules et fournir le soutien nécessaire au personnel logistique.
5. Conformité et éthique
Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est chargé d’identifier et d’analyser les risques de conformité dans les processus de la chaîne d’approvisionnement, de mettre en œuvre des contrôles d’approvisionnement rigoureux, d’identifier les signaux d’alarme en matière d’approvisionnement, de mettre en œuvre des plans d’action correctifs d’audit interne et externe et de s’assurer que toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement sont menées de manière éthique.
6. Apprentissage et développement :
le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est chargé de superviser toutes les initiatives d’apprentissage et de développement de la chaîne d’approvisionnement dans le bureau de Yobe et d’évaluer les besoins de formation, d’élaborer des plans de formation pour le personnel de la chaîne d’approvisionnement et d’autres publics cibles (programmes, finances, etc.) si nécessaire.
7. La matrice des compétences du coordinateur logistique :
la matrice des compétences du coordinateur logistique est le principal document d’appui de cette description de poste qui détaille toutes les compétences, tâches et niveaux de responsabilité requis. Le coordonnateur logistique doit s’assurer que toutes les tâches sont exécutées selon les normes. Le coordonnateur logistique est responsable de la mise en œuvre de la matrice des compétences.
COMPORTEMENTS (Valeurs dans la pratique)
Responsabilité :
• est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l’exemple des valeurs de Save the Children • Tient
l’équipe et les partenaires responsables de s’acquitter de leurs responsabilités – en leur donnant la liberté de s’acquitter de la meilleure manière qu’ils jugent appropriée, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer les performances et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition :
• se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour eux-mêmes et leur équipe, assume la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même
• partage largement leur vision personnelle pour Save the Children, engage et motive les autres
• Orienté vers l’avenir, pense stratégiquement et à l’échelle mondiale.
Collaboration :
• établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, ses membres, ses partenaires externes et ses partisans
• valorise la diversité et la considère comme une source de force concurrentielle
• Accessible, bon auditeur, facile à qui parler.
Créativité :
• développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
• Disposé à prendre des risques disciplinés.
Intégrité :
• honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; démontre les plus hauts niveaux d’intégrité
QUALIFICATIONS
• Diplôme supérieur, minimum 5 ans d’expérience professionnelle progressive en logistique ou formation et expérience équivalentes.
• Succès démontré en tant que leader de la logistique dans toutes les disciplines, y compris la planification et la logistique.
• Vaste connaissance et expérience dans les stratégies logistiques, la gestion des véhicules et des flottes, l’inventaire, la propriété et la gestion des actifs.
• Solide collaborateur et influenceur avec des compétences interpersonnelles et analytiques efficaces qui est capable de travailler de manière transparente à travers les unités organisationnelles.
• Capable de travailler efficacement dans une structure hautement matricielle.
• Solides connaissances, compétences et expérience en logistique médicale.
• Excellente capacité de formation et de coaching.
• La maîtrise de l’anglais est requise, la maîtrise des langues locales est un plus.
• Capacité à se déplacer dans des bureaux extérieurs éloignés.
• Résilient, organisé, travailleur, avec une attitude positive.
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
Compétences logistiques Compréhension et capacité à exécuter les procédures logistiques SCI Élevée Connaissance vitale des
procédures et directives internationales d’importation / exportation Élevée Nécessaire Évaluation de
crise Moyenne Nécessaire Compétences en
gestion stratégique des fournisseurs Expertise sectorielle Élevée
Compétences de soutien Compréhension des achats, des finances et de l’intégration des ressources humaines pts Moyen Nécessaire
Connaissances et solides compétences en logistique médicale Élevé Vital
• Expérience/formation technique dans des domaines spécifiques de la logistique, par exemple, mécanique de flotte, logistique médicale, réseaux informatiques/de communication
• Expérience/connaissances techniques dans des types spécifiques d’intervention humanitaire, par exemple, santé, WASH, sécurité alimentaire • Connaissance
pratique de la ou des langues locales . Protection des enfants : Nous devons assurer la sécurité des enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus. Protection de notre personnel :
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI
Santé et sécurité
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière de santé et de sécurité.
