SAVE THE CHILDREN INTERNATIONAL (SCI) est une ONG qui défend les droits de l’enfant à travers le monde. Cette organisation se présente comme « le plus grand mouvement mondial indépendant œuvrant pour les enfants ».
Description de l’emploi
Sous la supervision du Senior Supply Chain Officer, Le Procurement Assistant est la personne en charge de l’achat de biens et services selon les procédures de cotations Simple, Single et Formal. Il assure l’interface entre les besoins de l’organisation et les fournisseurs dans le cadre de ces procédures.
L’Assistant Achats aide l’approvisionnement à gérer les Demandes d’Achat soumises par les projets après priorisation. Il consulte le marché à travers la liste de fournisseurs présélectionnés par le comité d’achat. En cas d’achat lié à une catégorie n’étant pas gérée par une liste de fournisseurs préférés, l’Assistant Achats se rapproche du Senior Supply Chain Officer afin de définir la liste des fournisseurs contactés.
Le Procurement assistant est également en charge de l’achat sur Contrat cadre. Etant donné la récurrence des besoins, il travaille en lien avec le Senior Supply Chain Officer sur la mise en place de procédures opérationnelles standards sur le mode de livraison des biens contractés (Date fixe/Quantité variable, calculs de consommation et de stock de sécurité).
En cas d’urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors du profil de rôle normal et être en mesure de varier les heures de travail en conséquence.
Enfin, il est garant de la transmission de toutes les informations relatives au bon remplissage du suivi des achats et prépare les dossiers d’achat pour audit interne.
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ :
Stratégie et planification :
- Baser son travail sur le plan d’action défini avec le Senior Supply Chain Officer.
Acte d’achat :
- Préparer les demandes de cotation et les soumettre pour avis du Senior Supply Chain Officer
- Envoyer les demandes de cotations aux fournisseurs
- En lien avec le Budget Holder, s’assure du choix du fournisseur ayant les meilleures offres
- Assurer la documentation de tout le processus d’achat et collecter les différentes validations nécessaires
- Préparer les bons de commande/Contrat et les soumettre au Senior Supply Chain Officer pour avis et validation
- S’assurer de la livraison des commandes dans les meilleurs délais (délai standard indiqué dans le Country Logistics Manuel ou celui indiqué par le demandeur)
- Assurer une communication transparente et documentée avec les fournisseurs et les programmes
- Effectuer les passations de commandes sur Contrats cadres (FWA)
- Participer aux achats de faible valeur sur Liste de fournisseurs préférés via cotations formelles
Interfaces internes/externes :
- S’assurer, sous la supervision du Senior Supply Chain Officer, de la transmission fluide des informations relatives aux commandes et futures entrées en stock ou livraisons terrain.
- Etre le principal interlocuteur avec les fournisseurs lors des commandes, fait appel au Senior Supply Chain Officer en cas de litige.
Archivage et suivi :
- Être responsable de la complétude de tous ses dossiers d’achat
Politique de défense de l’enfant
- Signaler toutes les allégations et les cas de PDE en conformité aux procédures locales
- Alerter toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement ;
- Sur Instruction de la Directrice-Pays, participer aux enquêtes sur les allégations et cas de PDE.
- Signaler aux Point Focaux PDE (PF PDE) les cas de partenaires et autres parties participent de la mise en œuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et les agents de collecte des données qui seraient non-formes sur la PDE et contribuer aux efforts de formation – Induction
Contribuer aux identifications et analyse des risques PDE (initiaux et émergents) dans le cadre de leurs secteurs (Education, Protection, Sante, / Nutrition, WASH) et domaines (Contrôle, Finances, Logistique, Sécurité, …..) de travail respectif ;
- Sur Instruction de la Directrice-pays, collaborer à la mise en œuvre des activités de la PDE à l’instar de la sensibilisation, des inductions et des formations ainsi que la participation aux enquêtes sur les allégations et cas de PDE.
COMPORTEMENTS (Nos Valeurs mises en Pratique )
Responsabilité :
- S’approprie la responsabilité des décisions prises, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l’exemplarité des valeurs de Save the Children
- Accompagner l’équipe et les partenaires devant s’acquitter de leurs responsabilités – en leur donnant la liberté d’agir de la meilleure façon qu’ils jugent appropriée, en assurant le développement nécessaire pour améliorer le rendement et en conséquence les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition :
- Se fixer des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même et pour son équipe, assumer la responsabilité de son propre développement personnel et encourager son équipe à faire de même
- Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
- Orienté vers l’avenir, pensée stratégiquement et à l’échelle globale.
Collaboration:
- Construit et entretenu des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres, les partenaires externes et les sympathisants
- Valoriser la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle
- Agit comme un employé accessible, à l’écoute, avec qui il est facile de communiquer.
Créativité :
- Développer et encourager des solutions nouvelles et innovatrices
- Disposé à prendre des risques encadrés.
Intégrité :
Honnête, encourager l’ouverture et la transparence ; fait preuve des plus hauts niveaux d’intégrité.
QUALIFICATIONS
Au minimum, un diplôme d’État (D6)
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
- 3 ans d’expériences minimum dans la gestion des achats au niveau national, de préférence avec une ONG Internationale
- Excellente connaissance de la chaîne d’approvisionnement
- Capacité à prioriser les tâches
- Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint) et d’Outlook
- Résistance au stress
- Excellente communication
- Autonomie
- Rigueur et de bonne Moralité.
Responsabilités additionnelles
Les fonctions et descriptions ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être tenu d’exercer des fonctions supplémentaires dans la mesure où son niveau de compétence et d’expérience le justifie.
Égalité des chances
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI sur l’égalité des chances et la diversité.
Sauvegarde de l’enfant
Nous devons assurer la sécurité des enfants de sorte que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des établies, reflète notre engagement envers la protection des enfants contre la violence.
Protection de notre personnel :
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI.
Santé et sécurité
Le titulaire du rôle est tenu de s’acquitter de ses fonctions conformément aux politiques et procédures en matière de santé et de sécurité de SCI.
Manuel et politique d’approvisionnement :
Dans la mesure où le personnel de SCI participe à l’achat de biens et de services (principalement, mais pas exclusivement, la chaîne d’approvisionnement / les achats, les programmes, les responsables du budget des départements et les finances), le titulaire du poste doit se reporter au manuel et aux politiques en matière d’achat de son travail au jour le jour.
