SAVE THE CHILDREN INTERNATIONAL recrute pour ce poste (14 Septembre 2023)

TITRE DU POSTE : Assistant aux achats (achats)

ÉQUIPE : Supply Chain

LIEU : Abuja, FCT

NIVEAU : 5

DURÉE DU CONTRAT : À durée indéterminée

PROTECTION DES ENFANTS : Niveau 3- Les responsabilités du poste peuvent nécessiter que le titulaire du poste ait des contacts réguliers avec des enfants ou des jeunes et, dans le contexte outre-mer, tous les postes sont considérés comme des postes de niveau 3 au vu des situations potentielles qui peuvent permettre au personnel de ne pas être supervisé accès aux enfants et aux jeunes vulnérables.

PORTÉE DU RÔLE : 

Relève de : Responsable des achats

Personnel relevant directement de ce poste : (éventuellement) aucun.

DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :

Approvisionnement et approvisionnement :

• Aider le responsable des achats à exécuter les actions d’approvisionnement conformément aux protocoles et procédures de SCI, en étant responsable de l’obtention des devis, du remplissage de tous les documents pertinents (RP, devis, CBA, PO, etc.).
• Aider le personnel à créer une documentation d’approvisionnement claire et compréhensible, par exemple PR
• Communiquer avec les fournisseurs afin d’obtenir des devis, des spécifications et des informations sur la qualité assignées par le responsable des achats.
• Fournir des mises à jour régulières aux équipes du programme et de la chaîne d’approvisionnement sur les progrès
• Soutenir les comités d’évaluation des fournisseurs et d’approvisionnement, selon les besoins.
• Assurez-vous que les articles achetés correspondent aux demandes programmatiques et sont de bonne qualité, fiables et d’un bon rapport qualité-prix.
• Recevoir les factures des fournisseurs, vérifier si elles sont correctes et complètes, et transmettre les demandes de paiement accompagnées de toutes les pièces justificatives nécessaires au responsable des achats qui surveille le processus pour garantir que le paiement est effectué à temps aux fournisseurs.
• Répondre avec flexibilité aux besoins changeants du programme, en redéfinissant les priorités des tâches de manière logique et judicieuse et en coordination/consultation avec le bureau des achats.
• Aider le responsable des achats dans la mise à jour régulière du Procurement Tracker, de la base de données des fournisseurs et d’autres rapports d’approvisionnement si nécessaire, en collaboration avec les collègues.
• Communiquer et échanger des informations efficacement avec vos collègues et autres équipes, en particulier pour les contacts modifiés des fournisseurs, les spécifications détaillées des produits, les conditions générales de paiement, la date d’échéance de livraison et les paiements.
• Assister le responsable des achats dans l’évaluation, la modification, le renouvellement et l’établissement des accords-cadres (FWA).
• Aider le responsable des achats à préparer les rapports d’informations sur l’état/la gestion.

Travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe d’approvisionnement/de la chaîne d’approvisionnement et apporter le soutien nécessaire en cas de besoin.

• Veiller à ce qu’à tout moment, la politique et les procédures d’approvisionnement de Save the Children soient mises en œuvre, respectées et conformes aux réglementations des donateurs.
• Responsable de garantir que les activités d’habilitation des fournisseurs sont menées afin que le plus grand nombre possible de fournisseurs effectuent des transactions avec SCI via Ariba Network.
• Fournir une assistance ProSave et des conseils en matière d’approvisionnement aux demandeurs.
• Autres tâches assignées par le superviseur (agent des achats) selon les besoins.

Responsabilités professionnelles supplémentaires :

• Les tâches et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans la limite du raisonnable compte tenu de son niveau de compétences et d’expérience.

COMPÉTENCES ET COMPORTEMENTS (nos valeurs en pratique)

Responsabilité :

• Précision et rapidité dans tous les domaines de responsabilité.
• Haut niveau de précision dans le travail et capacité à analyser des ensembles complexes de relations et de situations.
• Se tient responsable, ainsi que les autres

Ambition :

• Créer la meilleure fonction de sa catégorie.
• Orienté vers l’avenir, pense de manière proactive

Collaboration :

• Travailler efficacement avec les parties prenantes pour atteindre des objectifs communs.
• Excellentes compétences en communication et relation interpersonelles.
• Établit et entretient des relations efficaces, avec son équipe, ses collègues, ses membres et ses partenaires externes, accessible, à l’écoute et facile à parler.

La créativité :

• Concevoir des systèmes d’administration plus efficaces.
• Prêt à prendre des risques disciplinés

Intégrité :

• Honnête, encourage l’ouverture et la transparence, fait preuve des plus hauts niveaux d’intégrité.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE

Compétences administratives et générales

• Niveau d’études – Baccalauréat en chaîne d’approvisionnement, en logistique ou en administration des affaires ou en économie.
• Une certification professionnelle en Achats est un atout supplémentaire.
• Niveau de communication et de compétences interpersonnelles – Excellent.
• Exigences linguistiques – Anglais – Excellent.
• Niveau de connaissances informatiques requis – (Word, Excel, PowerPoint, système de messagerie, navigation Internet) excellent.

Attentes en matière d’expérience :

• Minimum de 2 ans d’expérience professionnelle préalable dans un rôle similaire dans une ONG ou dans le secteur commercial privé.
• Expérience pratique dans l’utilisation d’un logiciel de gestion des achats ou d’un système ERP réputé.
• Expérience de la résolution de problèmes complexes par l’analyse, la définition d’une voie à suivre claire et l’assurance de l’adhésion.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, y compris la négociation et l’établissement de relations.
• Haut niveau d’intégrité/confidentialité et capacité à travailler au sein d’une équipe professionnelle.
• Sensibilisation culturelle très développée et capacité à bien travailler dans un environnement international avec des personnes d’origines et de cultures diverses.
• Haut niveau de connaissances informatiques. Excellentes compétences MS Excel/Word.
• Bonnes compétences en communication orale et écrite ; Maîtrise de l’anglais parlé et écrit.
• Engagement envers les valeurs de Save the Children

Les conditions de travail

Capacité et volonté de se rendre sur des projets et de rester dans des conditions de base si nécessaire.