POSTE 2 : Assistant(e) Administratif(e) (H/F) – CDI
Mission :
Rattaché(e) au Directeur Général, l’Assistant(e) Administratif (ve) agit comme point de contact pour les employés de l’entreprise, fournit un soutien administratif et de bureau, et gère les diverses demandes de renseignements.
Pour ce faire il aura pour mission de :
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
– Gérer les fournitures de bureau et passer les commandes
– Gérer les courriers électroniques, les lettres, les paquets, les appels téléphoniques et autres formes de correspondance
– Maintenir et mettre à jour les bases de données de l’entreprise pour les informations relatives au personnel et à l’entreprise, ainsi que d’autres données, en veillant à ce qu’elles soient à jour
– Planifier l’intégration des nouveaux employés pour l’orientation et la sortie de l’entreprise
– Organiser un système de classement efficace pour conserver les documents confidentiels et importants de l’entreprise sur place et sur SharePoint
– Classer, copier et scanner les documents, en particulier les documents confidentiels
– Assister le responsable informatique pour les achats (ordinateurs portables, téléphones mobiles,
accessoires, etc.), la mise à disposition du matériel et les inventaires
– Suivre les congés, les demandes et les achats du personnel
– Recevoir, orienter et héberger les visiteurs
– Aider les collègues chaque fois que l’occasion se présent.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU QHSE
– Accueillir les visiteurs et les informer sur la sécurité et les politiques QHSE de l’entreprise
– Assister le groupe QHSE en ce qui concerne la mise en œuvre des normes QHSE
– Classer et documenter les dossiers relatifs à la qualité de l’environnement de travail
– Respecter les procédures de l’entreprise et les procédures de sécurité
– Signaler à son supérieur hiérarchique tout accident ou incident lié à son domaine d’activité
– Participer aux programmes QHSE élaborés et mis en œuvre par l’entreprise.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES
– Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles.
– Bonne communication orale et écrite.
– Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et sens de l’organisation.
– Capacité à préserver la confidentialité des informations relatives à l’entreprise.
– Souci du détail.
– Capacité à travailler en équipe.
– Connaissance des applications MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Adobe, etc.).
– Au moins 2 à 4 ans d’expérience en tant qu’administrateur
– BTS/Licence en Assistanat de direction, en administration.
