Relief International est une organisation internationale à but non lucratif qui s’associe aux communautés touchées par les conflits, le changement climatique et les catastrophes pour sauver des vies, renforcer leur résilience et promouvoir la santé et le bien-être à long terme. Relief International recrute un Responsable de la chaîne d’approvisionnement et des opérations. Notre équipe de plus de 7 000 employés et bénévoles locaux travaille dans 15 pays d’Afrique, d’Asie et du Moyen-Orient, fournissant des programmes de santé et de nutrition, WASH (eau, assainissement et hygiène), d’éducation et de moyens de subsistance qui créent les bases de la résilience communautaire. . Nous y parvenons en travaillant avec des acteurs locaux pour développer des programmes locaux sûrs et inclusifs, fondés sur des preuves, sensibles aux conflits, intelligents face au climat et atteignant ceux qui en ont besoin.
RÉSUMÉ DE LA POSITION :
Travaillant sous la responsabilité globale du responsable de la chaîne d’approvisionnement et des opérations, le responsable de la chaîne d’approvisionnement et des opérations sera responsable des responsabilités en matière de chaîne d’approvisionnement et d’opérations à N’Djamena, au bureau du Tchad et sur le terrain.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE :
Tâches administratives
- Faciliter le processus de visa et d’autorisation de voyage dans le pays pour les expatriés et les visiteurs
- Organisation des réservations de vols/voyages routiers, de la documentation du personnel, de l’acquisition des approbations, c’est-à-dire visas, permis, etc.
- Tenir à jour tous les dossiers liés à la logistique, y compris les dossiers concernant le contrôle des stocks, la gestion des transports, les achats, les communications, les voyages, etc.
- Demander et suivre toutes les autorisations d’importation et exonérations de fournitures médicales
- Commander, distribuer et tenir la comptabilité des stocks, y compris les fournitures de bureau
- Organiser tous les fichiers RI liés à la logistique et les tenir à jour selon les instructions du responsable SCO.
- Veiller à ce que les enregistrements (inventaires, actifs, stocks) et les suivis d’approvisionnement soient compilés, mis à jour et conservés dans les dossiers des boîtes avec des copies papier dans un endroit sécurisé.
- Coordonner avec les autres membres du personnel pour garantir que les bureaux et les maisons d’hôtes du RI sont correctement équipés et approvisionnés.
- Communiquer avec le personnel respectif voyageant selon les horaires, envoyer en temps opportun les billets/plans/demandes de voyage, départs et arrivées ; partage de contacts de chauffeurs etc.
Approvisionnement
- Procurer tous les éléments requis pour le programme qui a autorisé et traité toutes les procédures de passation des marchés.
- Tenir des registres précis de tous les devis, articles achetés et actifs utilisés conformément à la procédure du RI, garantir que toutes les demandes d’achat correctement complétées et autorisées sont achetées et livrées en temps opportun,
- Veiller à ce que toutes les procédures du Rotary International et les règles des donateurs relatives aux achats, telles que les devis, les dossiers et les résumés des achats, soient suivies et enregistrées avec précision.
- Mener un processus d’appel d’offres (devis) transparent et efficace, comme indiqué dans le manuel des procédures d’approvisionnement du Rotary International.
- Mettre à jour quotidiennement le rapport Procurement Tracker et le partager quotidiennement avec le responsable SCO en vous référant à la case.
- Accuser réception des commandes reçues et, si possible, fournir un premier retour sur les estimations de coûts et les délais de livraison.
- Recevoir les demandes de devis sur le terrain et fournir les informations demandées, le cas échéant, aider le demandeur à élaborer les spécifications ; donner des conseils sur le type d’équipement nécessaire, ce qui est disponible, le coût approximatif, etc.
- Développer une connaissance et une compréhension claires des procédures de passation des marchés du Rotary et garantir que tous les achats sont entièrement conformes aux règles des donateurs du Rotary et aux réglementations standard en matière de passation des marchés.
- S’assurer que le paiement des fournisseurs est effectué rapidement et que le service financier reçoit toutes les documentations nécessaires.
Gestion d’entrepôt
- Assister tout autre membre de l’équipe sur diverses tâches selon les instructions, y compris, mais sans s’y limiter, la vérification et le contrôle des stocks au CPA, la préparation et le traitement des documents et la gestion du transport.
- Préparer les rapports sur les stocks pour le bureau de zone au moyen des rapports périodiques requis (c’est-à-dire hebdomadaires, mensuels, semestriels et annuels) et garantir que les stocks sont bien pris en charge en appliquant les outils de gestion des stocks requis conformément aux procédures de gestion des stocks du Rotary International.
- Agir en tant que personne focale pour le système de gestion de l’information sur l’entreposage et la gestion des stocks.
Gestion d’actifs
- Préparer et examiner les actifs et la liste d’inventaire et assurer le processus de vérification dans tous les bureaux/emplacements sur le terrain pour déterminer l’existence, l’état et garantir un registre des actifs précis et mis à jour conformément aux politiques de gestion des actifs du Rotary International.
- S’assurer que la comptabilité, la documentation et les documents de transfert sont correctement effectués (c’est-à-dire les certificats de don et/ou les certificats de transfert d’actifs)
- Être en charge du contrôle des actifs, garantir que toutes les listes d’actifs sont correctement mises à jour et partagées avec tous les bureaux sur le terrain.
- Tous les formulaires d’affectation de l’équipement attribués au personnel sont disponibles et rapprochés avec la liste principale des actifs.
Gestion de flotte
- Organiser le transport pour les déplacements du personnel et les fournitures pour les déplacements nationaux et transfrontaliers.
- S’assurer que toutes les marchandises transportées disposent des documents appropriés, par exemple, lettres de transport, reçus, etc., et que tous les inventaires et listes de stocks sont mis à jour à la réception et à l’envoi, si nécessaire.
- Coordonner et garantir que le transport national de marchandises par voie terrestre, maritime et aérienne est conforme aux budgets et aux besoins du programme ; veiller à ce que le moyen de transport le plus rentable et le plus fiable soit utilisé pour la livraison en temps opportun des fournitures à tous les sites du projet.
- Soutenir la gestion des flottes de véhicules conformément aux normes du RI pour garantir une allocation appropriée et une utilisation sûre des véhicules dans l’ensemble des bases du programme, les calendriers d’entretien et de maintenance sont respectés et garantir la responsabilité en ce qui concerne la consommation de carburant.
- Déterminer le moyen de transport approprié ; gestion des coûts de transport, réservations, documentation, telle que lettres de transport ; planification, etc.
- S’assurer que toutes les marchandises transportées disposent de la documentation appropriée, par exemple, lettres de transport, reçus, etc., et que tous les inventaires et listes de stocks sont mis à jour à la réception et à l’envoi, si nécessaire.
- S’assurer que toutes les réglementations et procédures des partenaires sont respectées pendant le processus de transport et que les coûts de mauvaise gestion pour RI sont minimisés.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE :
- Un baccalauréat est requis et un master sera un plus dans un domaine connexe.
- 3 à 5 ans d’expérience dans une ONG internationale dans un poste similaire.
- Solides compétences organisationnelles et de priorisation
- Maîtrise du français, de l’anglais et de l’arabe à l’oral et à l’écrit.
- Honnête et digne de confiance
- Compétences informatiques et compétences en gestion de bureau
- Compétences en relations humaines, y compris l’intégrité et la capacité de travailler avec un minimum de supervision et sous pression, de préférence.
Valeurs IR :
Nous respectons les principes humanitaires : humanité, neutralité, impartialité et indépendance opérationnelle. Nous engageons résolument les communautés les plus vulnérables. Nous valorisons :
- Inclusivité
- Transparence et responsabilité
- Agilité et Innovation
- Collaboration
- Durabilité
Retrouvez d’autres offres sur notre compte Tiktok.
