Relief International est une organisation à but non lucratif de premier plan qui travaille dans 20 pays pour soulager les communautés de la pauvreté, assurer le bien-être et promouvoir la dignité. RI se spécialise dans les contextes fragiles, les catastrophes naturelles, les crises humanitaires et la pauvreté chronique. Relief International combine des approches humanitaires et de développement pour fournir des services immédiats tout en jetant les bases d’un impact à long terme.
Notre approche phare, que le RI appelle The RI Way, met l’accent sur la participation locale, l’intégration des services, les partenariats stratégiques et l’accent mis sur les compétences civiques. De cette façon, l’IR permet aux communautés de trouver, de concevoir et de mettre en œuvre les solutions qui leur conviennent le mieux. Le RI estime que l’égalité des sexes est un droit fondamental pour tous, et qu’il est essentiel de s’attaquer directement à la discrimination fondée sur le genre et de promouvoir l’égalité des sexes pour assurer un développement durable.
Sommaire du poste
Le responsable de la chaîne d’approvisionnement et des opérations (Soudan/opérations transfrontalières) sera chargé de superviser et d’optimiser les fonctions de la chaîne d’approvisionnement et des opérations. Le responsable SCO fournira au programme pays de RI Soudan un leadership qui contribuera à améliorer les systèmes et les normes en matière de logistique et d’approvisionnement, à assurer la circulation efficace des marchandises, à gérer les stocks, à soutenir les opérations transfrontalières et à améliorer les processus opérationnels pour soutenir les objectifs de l’organisation. Le poste est le porte-drapeau des politiques fondamentales de Relief International en matière d’approvisionnement, d’éthique commerciale, de code de conduite et de politiques de conflit d’intérêts. Le poste fait partie intégrante du bon fonctionnement du bureau de pays du RI, avec des systèmes de soutien conçus pour assurer des opérations efficaces et efficientes dans les bureaux locaux du RI en vue d’une mise en œuvre réussie du cycle de projet, de la prise en charge du personnel et de l’intégrité opérationnelle à tous les niveaux. Le responsable de l’OCS assurera la coordination pour que les bureaux extérieurs rendent compte au bureau pays des mêmes normes et systèmes opérationnels afin de s’assurer que les systèmes nationaux, institutionnels et d’audit de RI sont conformes aux politiques et pleinement fonctionnels.
Principaux domaines de responsabilisation :
- Coordination et responsabilité globale de toute la logistique du programme, tant dans le pays qu’à l’étranger, et strict respect des procédures, directives et politiques de RI pour la gestion de la logistique (installations, flotte de véhicules et entrepôts), des flottes de véhicules, des systèmes de communication, de la préparation aux situations d’urgence, de l’informatique et des actifs, conformément aux directives et procédures de RI ;
- S’assurer que les normes minimales de RI en matière de logistique, d’approvisionnement, de procédures informatiques et les politiques nationales sont comprises et, tout au long du programme de zone, informer et former tout le personnel concerné au besoin ;
- En tant que membre de l’équipe de direction nationale élargie, contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre de la stratégie pays ;
- Aider les équipes SCO de pays et de région et l’équipe de programme à développer les éléments du département des opérations de leurs plans et budgets de projet ;
- Élaborer la stratégie annuelle du département des opérations sur le terrain et le plan de mise en œuvre pour les équipes logistiques ;
- Travailler en étroite collaboration avec les membres du Chef d’équipe du Tchad, l’Équipe Technique du CO, les Chefs de Projet, en partageant des informations sur les évaluations et les interventions proposées, en fournissant des aperçus des besoins logistiques pour l’élaboration des propositions de projets et des projets ultérieurs ;
Responsabilités et devoirs essentiels du poste :
Coordination générale :
- Participer en tant que membre élargi de l’équipe de direction nationale sous la direction du directeur pays, contribuer à la planification des actions, aux stratégies, à la résolution de problèmes et à la fourniture de rapports sur les activités du département des opérations ;
- Prendre la tête des opérations transfrontalières, gérer les FWA nécessaires, les exigences légales concernant l’importation et l’exportation de fournitures de/vers le Tchad et le Soudan.
- Établir et maintenir des relations avec les fournisseurs et les autres parties prenantes, y compris représenter l’IR dans les forums externes liés à la logistique, tels que les grappes de journaux.
- Assurer l’intégration de toutes les activités du département des opérations (approvisionnement et logistique, administration informatique et sécurité) avec les équipes de gestion des programmes afin de s’assurer que les aspects opérationnels sont parfaitement alignés avec la mission de RL et la mise en œuvre d’une programmation de qualité et d’environnements de vie et de travail aux plus hauts standards ;
Procurement:
- Ensure that all RI Sudan procurement are in line with RI’s and donor policies and procedures;
- In case of any changes to the procurement policies, ensure the changes are disseminated in a timely manner and that all appropriate staff are trained and competent;
- Ensure local, national and international procurement practices are in compliant with donor rules and regulations;
- Participate in mobilization efforts and meeting for all new projects and project extensions;
- suport Project Managers in the preparation and finalization of Procurement Plans as part of the Project Implementation tool (PITs) for all grants;
- Monitor market trends, initiate market surveys, industry developments, and emerging technologies to drive innovation and improvement;
- Centralize the program supply chain by setting up effective order management systems including preferred (Prequalified) suppliers and as the market may allow, establisha and put in place Framework Agreements for key key supplies and services;
- Lead on all international procurements especially for medical commodities ensuring also that donor and RI’s policies and regulatios are adhered to;
- Ensure that the supply chain is appropriate and cost effective, based on budget, markets, infrastructure, nature of the RI programs, and need for timely delivery;
- Lead in the preparation of the Country procurement and sourcing strategies for non-medical supplies and services and with support from RSO/GSO work on the medical commodities sourcing strategies;
Warehouse and Stock Management:
- Obtenir les autorisations nécessaires concernant l’utilisation de l’entrepôt de transit au Tchad et aux frontières entre le Tchad et le Soudan et l’acheminement en toute sécurité vers les zones d’opération du RI.
- Fournir un soutien à l’équipe de l’entrepôt et s’assurer que les procédures, les systèmes et les rapports sont en place pour permettre un stockage et une distribution efficaces des stocks.
- S’assurer que des systèmes de gestion des stocks sont mis en œuvre et que tout le personnel clé connaît et respecte les politiques ;
- Soutenir le suivi des niveaux de stock des projets et conseiller sur les niveaux de stockage et de réapprovisionnement appropriés pour répondre aux demandes du projet ;
- Superviser la gestion des stocks de marchandises médicales, non médicales et de toutes les GIK et s’assurer que les normes minimales sont appliquées dans la gestion ; réception, stockage, expédition et transport des stocks respectifs ;
- S’assurer que l’entrepôt et les stocks sont sécurisés, bien gérés et documentés à des fins de responsabilisation ;
- Améliorer et assurer l’exactitude des bases de données de rapports et de suivi pour les produits médicaux et les articles non médicaux ;
- Assurer une rotation régulière des stocks (notamment médicaux) assurant une limitation des pertes dues à la péremption ;
- Assurer la coordination efficace et la livraison en temps opportun des fournitures aux projets ;
- Aider à la préparation d’analyses et de rapports sur le suivi des stocks, les mouvements, etc. ;
- Superviser les dénombrements habituels des stocks physiques, documenter les écarts et signaler les pertes aux finances ;
- Diriger le processus de dénombrement des stocks de fin d’année et générer le rapport final de dénombrement des stocks de fin d’année ;
- Assurez-vous que la réception et le rapprochement sont effectués pour tous les stocks qui ont été transférés de l’entrepôt à un autre emplacement RI.
Gestion d’actifs :
- Assurer la tenue d’un registre centralisé des actifs (et mettre en œuvre un suivi automatisé des actifs) ; veiller à ce que tous les biens du bureau et des programmes fassent l’objet d’un suivi ;
- Pour tous les biens, maintenir un système de suivi et s’assurer que tous les biens sont munis d’un numéro d’actif unique d’IR, d’une étiquette d’identification et qu’ils font l’objet d’un suivi à des fins de production de rapports et de reddition de comptes ;
- S’assurer que les actifs et les biens sont gérés efficacement, que la liste des actifs est mise à jour régulièrement et que les actifs sont disposés de manière appropriée conformément aux réglementations de l’IR et/ou des donateurs ;
- S’assurer que la vérification physique annuelle (ou semestrielle) des actifs (vérifications) est effectuée comme prévu et terminée ; les éventuelles constatations ; les dommages et les pertes sont signalés immédiatement ;
- S’assurer que les rapports des donateurs sur les actifs sont remplis en temps opportun et soumis aux services des finances et des subventions de programme, le cas échéant.
Transport, voyages et flotte :
- S’assurer que la gestion des véhicules/flottes est conforme aux normes RI ; veiller à ce que l’attribution appropriée et l’utilisation sécuritaire des véhicules soient assurées tout au long du programme ;
- S’assurer que les calendriers d’entretien et de maintenance sont en place et respectés ;
- S’assurer que la gestion et le déplacement des véhicules sont rentables et fiables ;
- S’assurer que des systèmes sont en place pour planifier, coordonner et surveiller efficacement les déplacements du personnel par voie routière ou aérienne (nationale ou internationale).
- Optimisez les niveaux de stock et réduisez les coûts de possession.
Gestion du personnel :
- Développer de manière proactive les compétences du personnel de RI pour comprendre et utiliser les outils et les services appropriés pour concevoir et mettre en œuvre des programmes de qualité ;
- Visiter régulièrement les bureaux sur le terrain et travailler avec le personnel sur le terrain pour identifier les besoins opérationnels et s’assurer que les problèmes sont soulevés auprès des opérations/du soutien de la DCD, des responsables du département et d’autres membres du personnel au besoin pour s’assurer qu’ils sont inclus dans l’élaboration du nouveau budget ;
- Concevoir et mettre en œuvre des opportunités de renforcement des capacités pour renforcer les capacités de la chaîne d’approvisionnement et du personnel des opérations de RI ;
- Fournir une rétroaction par le biais d’évaluations de rendement régulières et s’assurer que le personnel est tenu responsable conformément aux politiques des ressources humaines de l’IR ;
Confidentialité:
Le directeur de la chaîne d’approvisionnement et des opérations (Soudan/Opérations transfrontalières) doit maintenir le plus haut niveau de confidentialité en ce qui concerne les informations organisationnelles et les données sensibles.
Autre
- En collaboration avec l’équipe de sécurité, assurez-vous que la mise en œuvre pratique et efficace des directives de sécurité du pays est en place pour toutes les activités logistiques au Tchad et au Soudan.
- Surveiller les sections appropriées des budgets. Examiner les rapports sur le budget par rapport aux dépenses réelles et fournir une rétroaction à l’équipe des opérations/soutien et des programmes de la DCD ;
- Examiner les rapports mensuels de la logistique et donner des commentaires à tout le personnel des opérations, aux directeurs de département et à d’autres membres du personnel clé au besoin ;
- Travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe de l’IR ; partager des informations sur les évaluations et les interventions proposées, en fournissant des aperçus des besoins logistiques pour l’élaboration des propositions de projets et des projets ultérieurs ;
- Assurer la liaison avec le gouvernement, l’ONU et d’autres organismes au besoin. Représenter IR au LogCluster et à d’autres réunions pertinentes.
- Se conformer à toutes les politiques et procédures pertinentes de RI en matière de protection de l’enfance, de santé et de sécurité, d’égalité des chances et d’autres politiques pertinentes ;
Qualifications et exigences
Ce poste exige une personne dynamique ayant une capacité démontrée à obtenir des résultats dans un environnement exigeant et au rythme rapide.
- Maîtrise en gestion de la chaîne d’approvisionnement, administration des affaires, développement international, sciences sociales, domaine humanitaire/développement et/ou expérience équivalente dans un domaine connexe.
- Cinq à dix ans d’expérience progressive en gestion et en leadership, avec au moins 5 ans d’expérience internationale dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement dans un environnement d’urgence, y compris l’approvisionnement, le transport et la distribution, la gestion des entrepôts et des stocks ;
- Expérience de la gestion de partenariats institutionnels avec des ONG et des donateurs nationaux et internationaux ;
- Une expérience antérieure des OING dans la gestion du personnel, la logistique et le suivi de projets et une expérience de la sécurité et de la gestion des risques dans un contexte volatile ont ajouté un atout supplémentaire ;
- Solide connaissance et compréhension des procédures pratiques de la chaîne d’approvisionnement et de la maintenance des pipelines d’approvisionnement dans les zones où les infrastructures sont faibles ;
- Excellence démontrée dans la formation et le renforcement des capacités du personnel spécialisé et non spécialisé en gestion de la chaîne d’approvisionnement ;
- Capacité démontrée à obtenir des résultats dans un environnement exigeant et au rythme rapide. La pensée stratégique, la créativité, la flexibilité et une solide éthique de travail sont très appréciées ;
- Solide expérience de la gestion de subventions, connaissance de plusieurs donateurs ECHO, UE, FCDO, USAID, BHA, UNICEF, OMS, PAM, société italienne et fonds de santé du Soudan et connaissance des directives des donateurs ;
- Connaissance approfondie des principes de la chaîne d’approvisionnement, de la logistique et de la gestion des stocks ;
- Capacité démontrée à favoriser l’amélioration des processus et les initiatives de réduction des coûts ;
- Connaissance de la réglementation pertinente et des normes de conformité ;
- Excellentes compétences en rédaction et en communication en anglais (la connaissance du français et de l’arabe est un atout supplémentaire) ;
- Excellentes compétences en informatique, solides compétences en informatique avec le traitement de texte, les tableurs et les bases de données. Maîtrise de l’utilisation des logiciels et outils de gestion de la chaîne d’approvisionnement ;
Valeurs de l’IR :
Nous respectons les principes humanitaires : humanité, neutralité, impartialité et indépendance opérationnelle. Nous nous engageons positivement auprès des communautés les plus vulnérables. Nous valorisons :
- Inclusivité
- Transparence et responsabilisation
- Agilité et innovation
- Collaboration
- Durabilité
