Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation humanitaire médicale internationale et indépendante qui fournit une aide d’urgence aux personnes touchées par les conflits armés, les épidémies, les catastrophes naturelles et l’exclusion des soins de santé.
Objectif principal
- Contrôler la gestion quotidienne de la trésorerie/des chèques, soutenir le personnel comptable du projet, superviser et préparer les livres du projet conformément aux instructions du responsable financier et aux protocoles, normes et procédures du MSF afin de fournir des informations financières précises, fiables et à jour.
Fonctions et responsabilités principales
- Contrôler la gestion quotidienne de la trésorerie et des chèques et s’assurer que tous les reçus et documents sont conformes aux exigences de MSF (procédures, délais, informations, signatures…). Suivre les factures/bons, les factures et autres frais de fonctionnement et analyser les informations associées (coûts, contrats de service…) afin de fournir des informations fiables et actualisées.
- Contrôler les avances de fonds et les mouvements de caisse pour chaque caisse, enregistrer toutes les entrées et sorties, s’assurer que les soldes des caisses reflètent toujours le montant réel des fonds conservés et rechercher toute anomalie. Veiller au strict respect des procédures de contrôle de trésorerie pour chaque caisse/monnaie (contrôle quotidien, inventaire hebdomadaire et rapprochements).
- Effectuer des opérations de change conformément à la politique de change du pays
- Assurer le reporting comptable mensuel conformément aux procédures MSF, vérifier les écritures individuelles et préparer les documents administratifs nécessaires (originaux) comme base de justification et d’explication des paiements et recettes effectués.
- Préparer le paiement des impôts dans les délais.
- Responsable du traitement de la comptabilité périphérique du logiciel comptable (projets et capitaux), y compris le contrôle de la qualité et de la conformité des affectations comptables de la mission (encodage correct des salaires, suivi et rapprochement des virements et avances internes à la mission, vérification des factures et de leurs affectations, préparation des ordres de paiement à envoyer au siège). Analyse des problèmes d’écarts de caisse et assistance technique pour trouver des solutions.
- Être responsable du classement des documents comptables et de leurs annexes, de la préparation des documents pour les audits, de l’organisation de la numérisation des documents et de l’archivage des documents financiers de la mission
- Informer les superviseurs de tout problème pouvant survenir dans leur performance au travail |
- Assurer, promouvoir et maintenir la confidentialité de toutes les informations enregistrées.
Responsabilités spécifiques à la section/au contexte MSF :
- Contrôler la gestion quotidienne de la trésorerie et des chèques et s’assurer que tous les reçus et documents répondent aux exigences du MSF (procédures, délais, informations, signature). Suivi des factures/bons, factures et autres coûts de fonctionnement et analyse des informations associées (coûts, contrats de service) afin de fournir des informations fiables et à jour.
- Assurer un reporting comptable mensuel et conformément aux procédures MSF, vérifier les écritures individuelles et préparer les documents administratifs nécessaires (originaux) servant de base à la justification et à l’explication des paiements et recettes effectués.
- Vérifiez l’exhaustivité et l’exactitude des factures et des reçus avant de traiter le paiement.
- S’assurer que les retenues à la source sont correctement déduites et versées conformément à la législation fiscale.
- Encodez dans Unifield toutes les factures dans les registres respectifs (caisse, banque, etc.), en respectant les comptes du plan MSF, le tableau de validation de la mission et l’allocation budgétaire du projet (LIGNES BUDGÉTAIRES). La transaction en espèces doit être encodée immédiatement.
- Assurer un suivi étroit et approprié de toutes les avances aux fournisseurs et au personnel
- Exécuter les tâches de caissier (ouverture et clôture des avances de fonds) en respectant les directives et les règles de sécurité financière du projet.
- Assurer le remplissage correct de tous les justificatifs et documents comptables.
- Numérisez les justificatifs comptables mensuels et téléchargez-les sur le point de partage OneDrive.
- Effectuer les rapprochements bancaires et de trésorerie hebdomadaires et mensuels
- Être la personne de contact pour les questions de comptabilité et de paiements des autres services
- Assurer le suivi des relevés bancaires et des paiements aux fournisseurs en collaboration avec les autres services.
- Gérer la gestion des contrats : s’assurer que tous les baux, cadres d’achat, accords de service et autres contrats MSF sont numérisés, conservés et mis à jour dans un point de partage pour référence et suivi
Compétences et qualifications minimales requises
- Éducation : Diplôme essentiel ou qualification professionnelle en comptabilité / finance / administration des affaires
- Expérience : Au moins un (1) an d’expérience en administration et comptabilité auprès de MSF ou d’une autre ONG.
- Langues : Anglais indispensable. Langue locale (Haoussa) souhaitable.
- Connaissances : Connaissances informatiques indispensables (Microsoft Excel/Word)
- Compétences : Travail d’équipe et coopération, Engagement envers les principes de MSF, Flexibilité comportementale, Orienté vers les résultats.
