Le HCR, l’Agence des Nations Unies pour les réfugiés, joue un rôle moteur dans la protection des personnes contraintes de fuir les guerres et les persécutions à travers le monde. Il leur fournit une aide vitale, notamment des abris, de la nourriture et de l’eau, afin de garantir leur sécurité, leurs droits et leur dignité.
Termes de référence
Le/La candidat(e) idéal(e) pour le poste de coordonnateur/coordonnatrice du classement est un professionnel/une professionnelle très organisé(e) et minutieux(se), doté(e) de solides compétences en leadership et en coordination. Il/Elle doit justifier d’une expérience préalable de la supervision de petites équipes et du travail transversal avec différentes unités. La maîtrise des systèmes de classement électronique et de la tenue de dossiers est essentielle, ainsi que la capacité à suivre les mouvements de dossiers, à assurer la mise à jour régulière des documents et à maintenir une structure de classement ordonnée. Le/La candidat(e) devra également faire preuve d’excellentes compétences en communication et être capable d’assurer une liaison efficace avec la direction et de contribuer à la modernisation continue de la gestion et de la numérisation des dossiers.
Description de poste standard
Assistant principal aux archives
Cadre organisationnel et relations de travail
L’assistant principal aux archives travaille sous la supervision directe d’un archiviste professionnel qui fournit des orientations et des conseils réguliers. Sous réserve de la nature de la tâche/affectation, le titulaire travaillera de manière indépendante sur des tâches de routine et demandera et suivra les instructions du superviseur pour les questions plus complexes.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exécution de leurs tâches telles que reflétées dans leur description de poste. Ils le font dans les limites des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière cohérente avec les compétences essentielles, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Fonctions
– Guider et aider de manière proactive les unités, les bureaux et les groupes de travail à mettre en œuvre des structures de classement conformes aux normes du HCR et adaptées à leurs besoins.
– Mettre en œuvre les procédures et les directives du HCR relatives aux archives et aux dossiers.
– Surveiller les centres d’archives numériques et physiques et les dépôts d’archives.
– Maintenir l’accès et les autorisations des systèmes de classement électronique.
– Soutenir et former les utilisateurs.
– Organiser les espaces numériques et physiques.
– Surveiller le respect des procédures et des directives de tenue de dossiers et prendre les mesures nécessaires pour corriger les erreurs.
– Produire des inventaires précis des dossiers physiques transférés aux Archives. –
Appliquer les calendriers de conservation des dossiers aux dossiers électroniques et physiques.
– Gérer les transferts de dossiers des unités et bureaux du HCR.
– Maintenir les dépôts électroniques et physiques en bon état et utiliser l’espace efficacement.
– Prendre les mesures nécessaires pour assurer l’intégrité et la sécurité des dossiers dans les dépôts.
– Rechercher et fournir des informations aux utilisateurs et aux chercheurs conformément à la politique d’accès du HCR.
– Préparer les dossiers pour les chercheurs.
– Surveiller la salle de recherche.
– Numériser les dossiers et les archives pour la préservation et la diffusion à la demande de l’archiviste.
– Faciliter l’accès numérique aux dossiers physiques dans les Archives.
– Coordonner avec les prestataires de services d’archives et de logistique.
– Corriger les erreurs dans les systèmes de tenue de dossiers.
– Rechercher, accéder et visualiser tous les types de documents dans les systèmes de tenue de dossiers et dans les Archives.
– Retirer ou expurger des documents confidentiels, selon les instructions de l’archiviste.
– Gérer l’accès et les autorisations dans les systèmes de tenue de dossiers du HCR.
– Préparer les dossiers pour la destruction.
– Capturer les enregistrements importants spécifiés pour la maintenance dans les systèmes de tenue de dossiers et les dépôts d’archives.
– Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurer la prise de décision en matière de risques en fonction du domaine de travail fonctionnel. Signaler les risques, les problèmes et les préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
– Accomplir d’autres tâches connexes, selon les besoins.
Qualifications minimales
Années d’expérience / Niveau de diplôme
Pour G5 – 2 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études secondaires ; ou 1 an d’expérience professionnelle pertinente avec une licence ou un équivalent ou supérieur
Domaine(s) d’études
Sans objet.
Certificats et/ou licences
Archives/Gestion des documents
(Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)
Expérience professionnelle pertinente
Essentielle
Expérience de l’utilisation de systèmes de tenue de documents numériques.
