Save the Children International (SCI) est une organisation internationale indépendante de premier plan qui crée des changements durables pour les enfants dans le besoin dans le monde entier. Save the Children International (SCI) travaille dans plus de 120 pays à travers le monde, dont le Niger, pour aider les enfants à survivre, à apprendre et à être protégés.
Nous travaillons avec le gouvernement pour améliorer l’éducation, la santé, la nutrition, la protection et les opportunités économiques des enfants, et en temps de crise aiguë, nous mobilisons une aide rapide pour aider les enfants à se remettre des effets de la guerre, des conflits et des catastrophes naturelles.
TITRE: CHARGÉ D’ENTREPÔT ET DE BIENS
ÉQUIPE/PROGRAMME : LIEU : MAIDUGURI
GRADE : 4 DURÉE DU CONTRAT : FIXE
PROTECTION DE L’ENFANCE :
Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts fréquents (par exemple une fois par semaine ou plus) ou intensifs (par exemple quatre jours en un mois ou plus ou toute la nuit) parce qu’ils travaillent sur des programmes nationaux ; ou sont en visite dans des programmes de pays ; ou parce qu’ils sont responsables de la mise en œuvre du processus de vérification et de vérification policière par le personnel.
OBJECTIF DU RÔLE :
Le titulaire du poste sera chargé de faciliter et de coordonner les opérations fluides, y compris la réception, le stockage, l’expédition et la déclaration de toutes les marchandises et fournitures qui passent par le système d’entrepôt de Maiduguri.
Le titulaire du poste sera également responsable d’assurer la tenue des stocks, l’utilisation efficace de l’espace disponible et la coordination avec les différents départements, y compris les programmes et les achats sur les besoins de stockage.
PORTÉE DU RÔLE :
Relève de : Coordonnateur de l’éducation/ Chef de sous-bureau
Personnel relevant de ce poste : Conducteur.
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ :
Principales responsabilités :
- Établir une cartographie détaillée des installations de stockage disponibles et tenir à jour les registres des stocks pour chaque zone/installation. Cela inclut les cartes poubelle, les cartes de stock, les feuilles de calcul et les marchandises clairement étiquetées.
- Maintenir le système de gestion totale des stocks (TIM) pour l’entrepôt de Maiduguri AO.
- Maintenir un stock approprié de fournitures fréquemment utilisées en établissant un niveau de réapprovisionnement compatible avec l’utilisation mensuelle
- Assurer la liaison avec l’équipe d’approvisionnement et l’équipe administrative pour s’assurer que tous les matériaux stockés destinés à un emplacement spécifique sont prêts pour le transport ultérieur, soit par affrètement, par véhicules SC ou par camions loués pour maximiser l’espace
de stockage - Protéger les marchandises de tout type de dommage. À cet effet, le magasinier doit s’assurer que :
- L’entreposage est sûr et propre, et protège les marchandises contre les dommages et les pertes
- Les dates de péremption des denrées périssables sont régulièrement respectées
- Les marchandises sont conservées en fonction de leur homogénéité et tous les matériaux doivent être maintenus visiblement séparés.
- Établir des procédures pour le dépôt et le retrait des marchandises des magasins et effectuer des vérifications régulières des stocks
- Préparer et soumettre des rapports hebdomadaires, mensuels et trimestriels sur les stocks au responsable de ligne si nécessaire
- S’assurer que les entrepôts sont propres et que les marchandises sont toujours bien organisées en fonction de leur type et de leur homogénéité
- Assurer l’utilisation efficace et efficiente de toutes les ressources de Save the Children afin de maintenir les coûts bas et d’assurer la sécurité sur le lieu de travail
- Diriger, gérer et motiver une équipe, en s’assurant qu’elle a des objectifs clairs et qu’elle reçoit une rétroaction significative sur sa performance.
- S’assurer que tous les biens entrants sont enregistrés dans la base de données avant de les remettre aux demandeurs et aux bureaux extérieurs.
- Tenir à jour le registre des actifs de Maiduguri AO sur une base mensuelle.
- Informez votre supérieur hiérarchique sur les actifs disponibles potentiels.
- Effectuer régulièrement la vérification des actifs de Maiduguri AO.
- Tenir à jour tous les dossiers de l’entrepôt et des actifs de manière adéquate.
Responsabilités supplémentaires :
Les tâches et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être tenu d’effectuer des tâches supplémentaires dans la limite raisonnable de son niveau de compétences et d’expérience.
Gestion des actifs et des installations :
- Maintenir un contrôle à jour de tous les actifs, y compris le suivi du donateur, de la valeur et de l’emplacement, la gestion des problèmes de personnel et l’enregistrement de tous les mouvements et cessions d’actifs.
- Superviser la remise et la restitution des actifs au personnel et à partir de celui-ci.
- S’assurer du bon état des actifs et tenir à jour les rapports sur l’état des actifs.
- Établir et tenir à jour une liste de coordonnées pour les fournisseurs de services privilégiés, y compris les charpentiers, les électriciens, les plombiers, les services de génératrices et les constructeurs, et mettre cette liste à la disposition du personnel.
- S’assurer que le réseau de données (internet) est opérationnel et rentable. Signalez tout équipement de bureau défectueux au gestionnaire de terrain.
Inventaire total et gestion des stocks :
- Entrez tous les nouveaux articles achetés dans le logiciel SCI TIM et assurez-vous de faire le rapprochement avec le registre des stocks/actifs.
- Gérer et entretenir l’entrepôt physique et l’entrepôt en ligne TIM.
- Assurer la vérification et le rapprochement trimestriels des stocks.
- S’assurer que tous les stocks et actifs achetés sont saisis dans TIM et que le GRN généré par TIM est utilisé pour le paiement.
- S’assurer que tout le stock du programme est libéré par TIM et accompagné d’une lettre de voiture aux bénéficiaires/point d’utilisation.
- Veiller à ce que les BI et la personne focale TIM du bureau de pays soient informés de toutes les SOF expirées et expirées et d’autres irrégularités ou anomalies dans TIM respectivement.
Communication et sécurité :
- Assurer le respect du protocole de communication sur le terrain.
- Veiller à ce que tous les systèmes de communication du bureau extérieur soient entretenus et à ce que le personnel soit formé à leur utilisation correcte et efficace.
- Signaler tous les incidents de sécurité par écrit en temps opportun par le biais du canal
approprié du bureau extérieur.
Coordination :
- Maintenir et mettre à jour régulièrement la base de données de contacts actuelle d’autres organisations d’ONGI, de donateurs et d’ambassades.
- Tenir à jour et, au besoin, développer des fichiers électroniques et manuels partagés pour assurer un accès facile à l’information.
Administration et rapports :
- Maintenir tous les dossiers logistiques de manière organisée, précise et à jour.
- Assurer la gestion en ligne, la coordination, le suivi et l’orientation du travail des chauffeurs et de tout autre soutien logistique en gérant la performance de façon continue.
- Produire un suivi hebdomadaire des achats et l’envoyer à l’équipe de terrain et au bureau de pays.
- Produire des rapports de chantier logistique, des rapports de performance des coûts des véhicules et des groupes électrogènes.
- Mettre à jour le registre des actifs et l’envoyer chaque mois au bureau extérieur et au bureau de pays.
- Mettre à jour le barème des coûts des véhicules et produire régulièrement des rapports sur les performances et les coûts des véhicules et les envoyer au bureau extérieur et au bureau de pays une fois par mois.
- Effectuer des vérifications périodiques des stocks et envoyer des rapports au bureau extérieur et au bureau de pays
- Se conformer à toutes les politiques et procédures pertinentes de Save the Children en matière de protection de l’enfance, de code de conduite, de fraude, de santé et de sécurité, d’égalité des chances et d’autres politiques pertinentes.
- Travailler en étroite collaboration avec les départements des finances et de l’administration afin d’assurer des opérations efficaces et un fort esprit d’équipe.
- Effectuer toutes autres tâches requises par la lignenager.
COMPORTEMENTS (Valeurs en Pratique)
Responsabilisation :
- se tient responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l’exemple des valeurs de Save the Children
- tient l’équipe et les partenaires responsables de l’exercice de leurs responsabilités – en leur donnant la liberté de livrer de la meilleure façon qu’ils jugent appropriée, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer les performances et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition :
- se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour eux-mêmes et leur équipe, assume la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même
- partage largement leur vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
- orienté vers l’avenir, pense stratégiquement et à l’échelle mondiale.
Collaboration :
- établit et entretient des relations efficaces avec l’équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes
- valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle
- accessible, à l’écoute, avec qui il est facile de parler.
Créativité :
- développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
- volonté de prendre des risques disciplinés.
Intégrité :
- honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; démontre les plus hauts niveaux d’intégrité.
QUALIFICATIONS
- Un minimum de trois ans après le NYSC une expérience pertinente dans l’approvisionnement, l’approvisionnement, la passation de marchés et/ou d’autres domaines techniques directement liés est exigé.
- Un diplôme universitaire de premier cycle (licence) dans un domaine technique pertinent (tel qu’identifié ci-dessus).
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
Essentiel
- La qualification du Chartered Institute of Purchasing and Supply (CIPS) sera un atout supplémentaire.
- Expérience avérée et significative des achats internationaux et de la gestion des contrats, y compris une capacité à examiner les demandes et les tendances en matière d’achats et à élaborer des stratégies pour combler les lacunes identifiées.
- Expérience sur le terrain en logistique pour les ONG internationales dans les programmes
de développement international et d’urgence - Connaissance des principaux donateurs institutionnels et de leurs exigences de conformité en matière de logistique et d’approvisionnement
- Compétences interpersonnelles et de communication très développées, y compris l’influence, la négociation et le coaching.
- Expérience de la résolution de problèmes complexes par l’analyse, la définition d’une voie claire à suivre et l’adhésion assurée.
- Engagement envers les valeurs de Save the Children.
- Capacité et volonté de modifier les pratiques de travail et les heures de travail en cas d’urgences majeures, y compris les déplacements à court préavis et pour de longues périodes
- Très organisé, doté de bonnes compétences en administration pour la gestion des ordres et de l’information, capable de développer des systèmes de classement et des bases de données pour assurer une piste vérifiable.
- Un haut niveau de connaissances en informatique (word, excel, ppt, etc.)
Les tâches et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être tenu d’effectuer des tâches supplémentaires dans des limites raisonnables de son niveau de compétences et d’expérience.
Égalité des chances
Le titulaire du rôle est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de la Save the Children International (SCI) en matière d’égalité des chances et de diversité.
Protection des enfants :
Nous devons assurer la sécurité des enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.
Protection de notre personnel :
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI Santé et sécurité.
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de Save the Children International (SCI) en matière de santé et de sécurité.
