L’Organisation internationale du travail ou OIT est depuis 1946 une agence spécialisée de l’ONU. Sa devise, si vis pacem, cole justitiam, est gravée dans la pierre de ses locaux. Le Bureau international du travail est le secrétariat permanent de l’OIT.
- Lignes hiérarchiques :
L’assistant(e) administratif(ve) principal(e) de projet travaillera sous la supervision du/de la conseiller(ère) technique principal(e) du projet. Il/elle sera basé(e) à Tripoli et assurera la liaison avec le/la directeur(trice) du bureau de l’OIT à Alger. Il/elle bénéficiera des conseils et du soutien techniques de l’Équipe pour le travail décent (ETD) pour l’Afrique du Nord (ETD/CO-Le Caire), du Département des entreprises durables, de la productivité et de la transition juste (ENTREPRISES), du Bureau des activités pour les employeurs (ACT/EMP) et du Programme d’action pour la promotion du travail décent en situation de crise et d’après-crise (AP/CRISIS) au siège, et collaborera avec eux.
Fonctions spécifiques
- Principales fonctions et responsabilités :
Administration générale et exploitation
- Assurer le bon fonctionnement des fonctions liées à l’administration du projet, à la gestion administrative et au soutien opérationnel, en étroite collaboration avec les autres équipes administratives et de soutien opérationnel, en fournissant un soutien administratif et de gestion au projet. Cela comprend le traitement des droits, l’émission des contrats et la tenue des dossiers.
- Conseiller et assister le personnel du projet dans l’interprétation des règles, réglementations et procédures administratives. Effectuer les réservations de voyage et d’hôtel, préparer les autorisations de voyage et rassembler les informations pertinentes à l’objet du voyage.
- Participer à l’organisation de réunions spéciales et coordonner toutes les dispositions administratives importantes pour la conduite d’ateliers/séminaires et de formations, comme l’exige le projet/programme.
- Maintenir, contacter et assurer la liaison avec les unités techniques concernées au Siège, les mandants de l’OIT, les organisations de partenaires sociaux et les agences des Nations Unies, pour discuter des activités prévues et résoudre les questions sensibles.
5. Préparer, de sa propre initiative, la correspondance et les rapports requis, sur les tâches administratives générales ou connexes, y compris celles de nature confidentielle. Préparer des statistiques administratives, des rapports et de la correspondance périodiques.
6. Informer et assister le personnel international, les experts et les consultants sur tous les aspects administratifs. Interpréter les règles, règlements et procédures administratives.
7. Examiner toute la correspondance entrante qui nécessite une action, faire des recommandations concernant les mesures appropriées à prendre, surveiller les délais de réponse, assurer le suivi avec divers membres du personnel du projet/programme et d’autres unités organisationnelles sur la soumission des rapports et de la correspondance.
8. Préparer des informations générales, des estimations de coûts détaillées et des rapports périodiques et ponctuels destinés à la préparation des programmes et du budget. Participer à l’analyse et aux projections budgétaires, selon les besoins. Fournir des informations sur demande.
9. Effectuer toutes les opérations nécessaires aux dépenses au titre du financement de la coopération au développement, en veillant à l’utilisation la plus rationnelle des fonds. Cela comprend les calculs, les demandes de fonds, la vérification des pièces justificatives et les paiements.
10. Suivre les comptes concernant les allocations et les dépenses et procéder aux ajustements nécessaires pour optimiser l’utilisation des fonds. Rédiger et clarifier la correspondance administrative relative aux questions budgétaires afin de vérifier les données, répondre aux questions et obtenir des informations complémentaires.
11. Exécuter d’autres tâches pertinentes qui lui seront confiées.
Qualifications requises
Éducation
Diplôme d’études secondaires et formation formelle dans un domaine administratif pertinent.
Expérience
Au moins six années d’expérience de travail administratif à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés avec une expérience de supervision.
Langues
Excellente connaissance de l’anglais et bonne connaissance pratique de l’arabe.
Compétences
- Capacité à prioriser les tâches, à organiser son propre horaire, à effectuer des tâches de routine de manière autonome, à respecter les délais et à s’adapter aux demandes changeantes.
- Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres progiciels requis par le Bureau (par exemple IRIS),
- Capacité à obtenir des services d’autres unités de travail à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau pour l’exécution des tâches.
- Capacité à diriger une équipe et à gérer une lourde charge de travail sous pression temporelle.
- Connaissance et compréhension approfondies des directives et procédures administratives complexes, ainsi que de la gamme complète de services administratifs dans des domaines de soutien tels que les RH, les finances et les achats.
- Bonne connaissance du travail du projet/programme et du travail effectué dans d’autres unités de travail.
- Capacité à répondre aux demandes et à traiter les visiteurs avec tact et diplomatie.
- Capacité à rechercher et à récupérer des informations à partir de bases de données et à compiler des rapports.
- Capacité à traiter des questions confidentielles avec discrétion.
La capacité à travailler dans un environnement multiculturel et un comportement et des attitudes sensibles au genre sont également requis.
