L’Organisation internationale du Travail (OIT) se consacre à la promotion de la justice sociale et des droits de l’homme et du travail internationalement reconnus, poursuivant sa mission fondatrice selon laquelle la justice sociale est essentielle à une paix universelle et durable.
Informations générales sur le contexte dans lequel le/la titulaire travaillera):
Dans le cadre de l’initiative du Directeur général de l’OIT pour une réponse intégrée aux crises, deux projets ont été lancés dans les pays du Sahel (Burkina Faso, Mali, Niger) ainsi que dans la région des Savanes au Togo. Ces projets visent à promouvoir le travail décent, renforcer la résilience socio-économique et soutenir la cohésion sociale des populations affectées par les crises sécuritaires et climatiques. À travers des actions ciblées telles que la formation professionnelle, le développement de l’entrepreneuriat, les travaux à haute intensité de main-d’œuvre (HIMO) et le renforcement des compétences, les projets accompagnent les jeunes, les femmes et les personnes déplacées, tout en facilitant leur transition vers une économie plus inclusive et formelle.
Dans ce contexte, le poste d’Assistant administratif et financier joue un rôle clé dans l’appui à la mise en œuvre opérationnelle des projets, notamment ceux relevant de l’initiative « DG Crisis », ainsi que d’autres projets placés sous la responsabilité du Bureau.
Membre de l’Unité Finance du Bureau de Pays de l’OIT à Abidjan, l’Assistant administratif et financier est chargé de soutenir la gestion administrative, logistique et financière des activités. Il/elle veille au respect rigoureux des procédures de l’organisation, à la bonne tenue des documents comptables et à la préparation des rapports financiers. Il/elle contribue également à la coordination des missions, à la gestion des contrats et à l’organisation des événements liés aux projets.
Structure Hiérarchique
L’Assitant(e) administratif(ve) et Financier(ère) sera placé(e) sous la supervision directe du fonctionnaire chargé des Opérations.
Fonctions et responsabilités principales
- Tenir à jour les documents financiers relatifs au projet et les systèmes de suivi en vue d’enregistrer et de faire concorder les dépenses, soldes, paiements, états et autres données aux fins des transactions et des rapports quotidiens.
- Vérifier, réviser, traiter et préparer tous les documents, y compris les contrats, et s’assurer de l’exactitude et de la précision aux fins des approbations financières et des paiements.
- Préparer, de sa propre initiative, les courriers pour vérifier les données, répondre aux questions et assurer le suivi nécessaire avec le personnel du projet et du BIT, les consultants et les homologues. Appeler l’attention des fonctionnaires concernés sur les questions nécessitant une attention immédiate.
- Examiner les rapports financiers des partenaires d’exécution du projet et demander des informations supplémentaires à leur sujet, en veillant à ce que ces rapports respectent les règles de l’OIT avant de les soumettre à l’unité chargée des finances.
- Classer et assigner les codes budgétaires, vérifier et traiter les demandes de paiements, vérifier les bordereaux, les prix et les factures au titre du versement d’indemnités.
- Fournir au personnel de projet et aux consultants un appui administratif et financier et des conseils sur les paiements, les droits, les demandes de remboursement de frais de voyage et les autres exigences comptables et financières.
- Consulter l’unité chargée des finances et l’équipe chargée du projet sur les règles, règlements et procédures et informer le personnel du projet, les partenaires et les consultants des procédures et pratiques nouvelles ou révisées.
- Préparer les rapports récurrents comme prévu et aider à la préparation de rapports spéciaux pour la communication d’informations aux donateurs, la préparation des budgets, les audits ou d’autres raisons.
- Calculer et compiler des estimations de coûts et participer à l’élaboration d’analyses et de projections budgétaires, selon les besoins.
- Fournir un appui, si nécessaire, dans la préparation et l’organisation des ateliers et des réunions du projet.
- S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
Qualifications requises
Formation
Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Un diplôme en comptabilité et/ou finances et dans le domaine administratif serait un atout.
Expérience
Au moins cinq ans de travail financier et administratif, avec des responsabilités croissantes.
Langues
Excellente connaissance français et bonne connaissance pratique de l’anglais.
Compétences
- Connaissance et compréhension d’un ensemble complexe de règles, directives et procédures financières et administratives.
- Connaissance des procédures propres à l’organisation en matière de préparation de documents et de formulaires administratifs ainsi que pour la création et la tenue à jour des systèmes de classement.
- Bonnes facultés d’analyse.
- Aptitude à raisonner et à faire preuve de discernement.
- Aptitude à tenir des registres financiers et à préparer des rapports et des états comptables.
- Sens des responsabilités et aptitude à prêter attention aux détails.
- Aptitude à traiter avec discrétion les questions confidentielles.
- Attitude éthique irréprochable.
- Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres logiciels requis par le Bureau (IRIS, par exemple).
- Aptitude à évaluer le courrier et les demandes de renseignements afin de décider de la marche à suivre.
- Aptitude à répondre correctement aux demandes de renseignements liées au travail.
- Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches.
- Aisance dans la communication orale et écrite.
- Aptitude à travailler seul et en équipe.
- Faculté d’organisation.
- Aptitude à faire preuve de tact et de diplomatie dans les contacts avec des tiers.
- Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement sensible aux considérations de genre.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l’adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l’entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d’addresses email différentes de celles du BIT – [email protected] – ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n’a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.
