Le Programme alimentaire mondial est la plus grande organisation humanitaire au monde. Il sauve des vies en situation d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire un chemin vers la paix.
OBJECTIF DU POSTE :
Fournir un soutien spécialisé et coordonner la prestation de services de haute qualité dans l’ensemble du portefeuille de services de gestion, contribuant ainsi à l’efficacité opérationnelle, à la conformité et à l’amélioration continue.
RESPONSABILITÉS/RESPONSABILITÉS :
Gestion des locaux
- Superviser les opérations quotidiennes et l’entretien des installations louées par le PAM à Bissau, qui accueillent d’autres agences des Nations Unies.
- Coordonner les contrats de location, l’attribution des espaces et la prestation de services.
- Assurer la liaison avec les agences hébergées et les prestataires de services afin de résoudre les problèmes opérationnels.
- Surveiller les contrats de service, les services publics et les calendriers d’entretien.
Gestion de flotte
- Gérer le parc de véhicules du PAM, y compris la planification, l’entretien, la consommation de carburant et la supervision des conducteurs.
- Garantir l’exactitude des registres d’utilisation des véhicules et le respect des politiques relatives à la flotte.
- Coordonner l’acquisition et la mise au rebut des véhicules.
Gestion d’actifs
- Tenir à jour l’inventaire des biens du PAM, en veillant à leur étiquetage, leur suivi et leur élimination.
- Effectuer des vérifications physiques régulières et corriger les écarts.
- Assurer le support des transactions et des rapports liés aux actifs.
Services douaniers
- Coordonner le dédouanement des envois du PAM.
- Assurer la liaison avec les autorités douanières et les partenaires logistiques.
Gestion des carburants et des consommables
- Surveiller les niveaux de stock de carburant et assurer un réapprovisionnement en temps opportun.
- Gérer les stocks de fournitures de bureau et de consommables opérationnels.
Gestion des fournisseurs et des prestataires de services
- Assistance à la sélection, à l’intégration et au suivi des performances.
- Traiter les paiements et assurer le règlement des factures dans les délais impartis.
- Conserver les dossiers des contrats et des accords de service.
Soutien administratif et technique général
- Assurer la coordination du soutien administratif et technique afin de garantir une prestation de services efficace et de haute qualité.
- Surveiller les besoins en ressources et contribuer à identifier les nouveaux besoins.
- Collecter et analyser les données pour préparer et consolider les rapports.
- Surveiller et traiter les actions liées aux achats, aux finances, aux RH et à d’autres domaines dans les systèmes d’entreprise.
- Examiner et recommander des améliorations aux procédures.
- Résoudre efficacement les requêtes complexes.
- Utilisez les outils numériques et adoptez les nouvelles technologies.
- Participer aux initiatives interinstitutions dans le cadre de la réforme des Nations Unies.
- Assurer la liaison avec les autres services et les prestataires externes.
- Fournir des conseils et un soutien au personnel junior.
- Dispenser des formations et des conseils sur les politiques et les systèmes des services de gestion.
- Contribuez à la préparation et à la réponse aux situations d’urgence.
- Agir comme point de contact alternatif pour les voyages
- Effectuer toute autre tâche requise/demandée
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES :
Expérience : Au moins 5 à 7 ans d’expérience à responsabilités croissantes dans l’administration, la logistique ou la gestion des installations, idéalement au sein du système des Nations Unies ou d’organisations internationales similaires.
Éducation:
Un certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel concerné, assorti de plusieurs années d’expérience professionnelle. Un premier diplôme universitaire en administration, en administration des affaires, en logistique ou dans un domaine connexe. Une maîtrise dans ces mêmes domaines constitue un atout.
Langues requises :
Maîtrise du portugais, de l’anglais ou du français (niveau C).
Connaissances et compétences :
- Solides compétences en matière d’organisation et de coordination
- Maîtrise de la suite MS Office et des systèmes ERP (par exemple, WINGS/SAP)
- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs priorités
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
