Mercy Corps est animé par la conviction qu’un monde meilleur est possible. Pour y parvenir, nous savons que nos équipes donnent le meilleur d’elles-mêmes lorsqu’elles sont diversifiées et que chaque membre se sent intégré. Nous accueillons des profils, des perspectives et des compétences variés afin d’être plus forts et d’avoir un impact à long terme.
Le poste
Le responsable des opérations est une personne clé au sein du programme national, qui veille à ce que les ressources soient planifiées et utilisées de manière à soutenir efficacement le programme. Le responsable des opérations joue un rôle clé dans la gestion des opérations sur le terrain du programme national et partage la responsabilité de la direction sous la supervision du directeur des opérations.
Responsabilités essentielles
- Gérer des opérations fiables et rentables et mettre en œuvre efficacement les stratégies de Mercy Corps dans la bonne direction, y compris la supervision de la gestion des installations et des bureaux, des technologies de l’information, des achats, de la gestion des actifs, de la flotte et de l’entrepôt.
- Mettre en place des systèmes pour assurer la fluidité des flux de marchandises dans le pays par différents canaux.
- Identifier les différentes catégories de fournisseurs afin de répondre aux besoins du programme.
- Servir de point de contact pour toute la coordination interne et externe.
- Fournir un soutien opérationnel global aux programmes et faciliter la coordination, la supervision et le suivi des activités de soutien destinées à aider à la réalisation des objectifs du programme.
- Établir et maintenir un pipeline d’approvisionnement, superviser les aspects logistiques de l’opération ; superviser le stockage et les mouvements de marchandises selon les besoins.
- Superviser la gestion des installations, y compris les logements, les baux de bureaux et les entrepôts ; veiller au respect des normes de sécurité dans tous les locaux.
- Travailler en étroite collaboration avec la direction du programme afin de faciliter la planification du programme et les besoins futurs en matière de ressources d’approvisionnement.
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes chargées du programme et des finances afin de mener à bien les programmes tout en faisant preuve d’une excellente gestion des fonds des donateurs et en respectant les réglementations de MC et des donateurs.
- Être responsable de la gestion de toutes les fonctions d’approvisionnement du projet, de la conformité et du contrôle, comme décrit dans le FP3 de Mercy Corps.
- Soutenir l’équipe du programme en fournissant en temps opportun un soutien opérationnel à un niveau de qualité supérieur.
- Veiller au respect des exigences de Mercy Corps et des règles et réglementations spécifiées par les donateurs et, parfois, par les gouvernements hôtes.
- Fournir des informations de gestion pour la prise de décision, selon les besoins.
- Soutenir l’élaboration des budgets pour les activités opérationnelles des programmes nationaux dans le cadre de l’élaboration des propositions de programmes et de la budgétisation au niveau national.
- Représenter Mercy Corps, selon les besoins, en coordination avec la direction nationale. Le responsable des opérations itinérant aura une certaine représentation à la discrétion du directeur des opérations. Le niveau de représentation peut varier en fonction du contexte national (c’est-à-dire le cluster logistique local, les groupes de travail des ONG, etc.).
Responsabilités du responsable des opérations
En tant que membre de l’équipe des opérations, le responsable des opérations est chargé, entre autres, de la supervision de la gestion, de l’élaboration et de la mise en œuvre des politiques et procédures, ainsi que de la gestion des ressources.
MISE EN ŒUVRE DES POLITIQUES ET PROCÉDURES
Mettre en œuvre des politiques et procédures opérationnelles appropriées, conformes aux politiques et procédures de Mercy Corps et aux règles et réglementations des donateurs, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :
- Conformité totale des opérations avec les politiques, procédures et processus mondiaux de Mercy Corps en matière d’approvisionnement et de logistique.
- Assurer le leadership technique et managérial dans la mise en œuvre de l’approvisionnement et de la logistique dans le programme du Nord-Est.
- Garantir le respect total et continu des politiques et procédures financières de Mercy Corps et autres (c’est-à-dire le manuel de gestion des programmes, le manuel du personnel national, etc.).
- Fournir des conseils d’expert sur les politiques de Mercy Corps en matière de gestion des ressources, d’outils, etc.
GESTION DES RESSOURCES
Gestion efficace et efficiente des ressources dans les domaines de l’administration, des achats, de la logistique et des technologies de l’information afin d’atteindre les résultats suivants :
- Assurer une gestion efficace des ressources administratives/logistiques et rendre compte de manière systématique, transparente et efficace à la direction nationale.
- Être responsable de la fourniture d’un soutien de haute qualité et en temps opportun en matière d’approvisionnement et d’autres programmes.
- Exercer un contrôle sur les processus d’approvisionnement et la logistique en veillant au respect des politiques et procédures d’approvisionnement de Mercy Corps ainsi que des règles et réglementations des donateurs.
- Superviser la fourniture d’un soutien en matière de transport et de déplacements (internationaux et nationaux).
- Superviser la bonne conservation des actifs de Mercy Corps, des stocks de l’entrepôt et des stocks généraux.
GESTION D’ÉQUIPE
- Développer les capacités de l’équipe, approfondir la compréhension de leurs rôles et les aider dans leur développement de carrière.
- Aider les membres de l’équipe en leur fournissant des informations, des outils et des ressources pour améliorer leurs performances et atteindre leurs objectifs.
- Promouvoir la responsabilité, communiquer les attentes et fournir des commentaires constructifs de manière informelle et formelle par le biais d’entretiens individuels réguliers et de performances.
SÉCURITÉ
- Veiller au respect des procédures et politiques de sécurité définies par les dirigeants du pays.
- Veiller de manière proactive à ce que les membres de l’équipe travaillent dans un environnement sécurisé et connaissent les politiques en vigueur.
Responsabilité hiérarchique
Responsable administratif senior, responsables opérationnels seniors
Responsabilité
Relève directement du directeur des opérations.
Responsabilité envers les participants et les parties prenantes
Les membres de l’équipe Mercy Corps sont tenus de soutenir tous les efforts en matière de responsabilité, en particulier envers les participants à nos programmes, nos partenaires communautaires, les autres parties prenantes et les normes internationales qui régissent les activités internationales d’aide humanitaire et de développement. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires à part entière dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
Qualifications minimales et compétences transférables
- Licence dans un domaine pertinent.
- Au moins 3 ans d’expérience en gestion dans une entreprise ou une ONG internationale, y compris une expérience dans le soutien opérationnel.
- Une bonne connaissance des procédures administratives et logistiques est fortement souhaitée.
- Capacité avérée en matière de supervision et/ou compétences techniques combinées à des qualités de leadership.
- Solides compétences interpersonnelles et capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec des collègues dans un environnement de travail multiculturel et multiethnique diversifié.
- Compétences en matière de gestion, d’organisation, de planification et de mise en œuvre des tâches assignées sous la pression de délais fréquents et serrés.
- Grande capacité à faire preuve de bon sens et à prendre des décisions dans des environnements de travail difficiles et complexes.
- Compétences avérées en matière d’analyse et de résolution de problèmes dans le traitement des questions de gestion et de coordination au niveau des programmes nationaux.
- Communication verbale et écrite efficace, sens de l’organisation, capacité à établir des priorités et maîtrise des applications Microsoft Office.
- Excellentes compétences en anglais oral et écrit requises.
- Capacité à travailler efficacement avec une équipe ethniquement diversifiée dans un environnement sensible.
