Fondé en 1933 à l’appel d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus grandes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde. Présent dans plus de 40 pays et 29 villes américaines, il aide les populations à survivre, à reprendre le contrôle de leur avenir et à renforcer leurs communautés.
Relations de travail clés
Équipe de spécialistes de la conformité des donateurs ; équipes de soutien aux programmes et aux récompenses, unités techniques
Principales responsabilités
Rédaction de contrats de partenariat et de sous-traitance
- Développer des modèles de sous-accords conformes basés sur les règles et les exigences des donateurs (donateurs privés et institutionnels) et diriger le processus d’examen avec les spécialistes de la conformité des donateurs et les services de l’IRC, selon les besoins
- Maintenir et mettre à jour régulièrement les modèles d’accords de partenariat. Garantir des références PEERS précises, des notes standardisées et une mise en page uniforme pour les bureaux de pays. Générer des modèles précis et multilingues.
- En collaboration avec l’OGC et d’autres collaborateurs, développez des modèles de sous-traitance pour les contrats nouvellement attribués, en veillant à ce que les modèles contiennent des notes d’orientation claires et suivent les termes et conditions du contrat principal.
Examen et approbation des sous-accords et contrats de sous-traitance – donateurs privés et statutaires
- En travaillant via le système OTIS (c’est-à-dire le système de demande de gestion des subventions) et conformément aux seuils d’approbation PEERS, examiner et approuver :
- Forfaits de partenariat intensifiés, y compris la documentation de diligence raisonnable et les accords de sous-attribution/partenariat , pour le respect des procédures internes de l’IRC ;
- sous-traitants et documents justificatifs pour s’assurer de leur exhaustivité et, s’ils sont incomplets, travailler avec les équipes pour réviser la soumission en conséquence.
Conseils, mentorat et renforcement des capacités
- Assurer la conformité globale aux systèmes et politiques de l’IRC en fournissant un soutien et une assistance directs et quotidiens pour l’élaboration, la révision et l’exécution des contrats de sous-traitance et des accords de sous-subvention. Agir comme point focal de conformité pour les partenariats financés par des fonds privés et d’autres donateurs statutaires, en fournissant des orientations et des conseils sur le traitement et la mise en œuvre du PEERS, des politiques internes de l’IRC et des règles et réglementations rigoureuses des donateurs.
- Développer les connaissances du personnel de l’IRC et assurer un encadrement sur les due diligences relatives aux accords de sous-traitance et de partenariat, ainsi que sur les processus PEERS, en mettant l’accent sur l’élaboration de dossiers complets de contrats/accords afin de garantir que le personnel de l’IRC identifie et atténue efficacement les risques associés à des partenariats spécifiques. Renforcer les capacités du personnel de l’IRC sur les processus d’examen des accords en proposant un encadrement ponctuel et en animant des séances d’information et des formations d’intégration spécifiques à PEERS pour améliorer leurs compétences. Développer une bibliothèque interne de ressources et mettre à jour régulièrement les ressources de formation et les processus de partenariat.
Renforcement des systèmes
- Collaborer entre les services (par exemple, les spécialistes des donateurs C&P, les finances, l’éthique et la conformité et le bureau du conseiller juridique général) pour trouver des solutions plus larges en ce qui concerne les sous-contrats et les accords de partenariat
- Répondre aux questions et préoccupations des partenaires. Coordonner et mobiliser d’autres services (par exemple, l’OGC) pour obtenir des contributions, si nécessaire. En étroite collaboration avec les autres services de l’AMU, contribuer à l’amélioration et à la mise à jour continues de PEERS et développer des outils et des formations pour les partenariats, en tenant compte des aspects pratiques de mise en œuvre et des directives des principaux donateurs afin de garantir une application cohérente de PEERS.
- Explorer les possibilités d’analyse de données supplémentaires et de prise de décision fondée sur les données avec d’autres équipes (finances, RPAS, spécialistes des donateurs, etc.). Faciliter la communauté de pratique sur la conformité, les partenariats et le soutien aux partenaires dans tous les bureaux de pays.
- Participer et s’engager dans les activités de préparation des contrats et diriger ou soutenir l’élaboration des procédures opérationnelles standard (SOP) de sous-traitance et mettre à jour/réviser les manuels de sous-traitance.
- Au besoin et sur demande, aider à d’autres tâches assignées.
Exigences:
- Expérience professionnelle démontrable de travail sur des contrats et des sous-contrats dans le cadre de projets financés par l’USAID ou le FCDO**
- Solide compréhension des politiques et procédures de l’USAID et/ou du FCDO, en particulier en matière de contrats et de sous-contrats
- Expérience démontrée dans l’élaboration de sous-contrats et d’accords de partenariat
- Excellente attention aux détails
- A démontré sa capacité à communiquer des sujets sophistiqués, liés à la conformité des donateurs ou à la conformité légale, aux finances, à la gestion des contrats et aux procédures à un public plus large (par exemple, à travers les cultures et les niveaux de personnel)
- Excellentes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité de converser de manière optimale et efficace avec les donateurs, les partenaires et les autres services internes**
- Capacité à apprendre et à déployer de nouveaux systèmes et procédures opérationnelles. Une expérience préalable dans le développement d’outils, de modèles et/ou de formations de conformité pour des environnements multiculturels est un atout.
- Capacité à résoudre des problèmes dans un environnement d’équipe au rythme rapide et à établir des priorités en conséquence ;
- Capacité à voyager jusqu’à environ 20 % du temps ;
- Excellente maîtrise du numérique : MS Word, Excel, PowerPoint et logiciels de messagerie/Internet.**
- Excellente maîtrise écrite et verbale de l’anglais et du français
