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POSTE 1 : Coordonnateur Administration et Logistique Zone Ouest
Type de contrat de travail :
Employé à durée déterminée
Description de l’emploi:
Principales responsabilités
Gestion de la Logistique
- Former les différents administratifs de la Zone sur les différents outils ERP de approvisionnements, inventaires, ainsi qu’autres outils manuels dans la gestion logistique de WV DRC ;
- Coordonner l’expédition des biens et articles présents dans le bureau de la Zone, et veiller à ce qu’ils soient faits à temps et de manière documentée ;
- Organisateur de la gestion des stocks de consommables, fournitures et matériels du bureau de la Zone se trouvant en magasin ou dépôt, en s’assurant de leur entrée et sortie ;
- Mettre à jour la liste des actifs de l’ensemble de la Zone en collaboration avec l’administration de chaque entité ou bureau de cluster, analyser la conformité des numérotations d’inventaire et les mettre à jour ;
- S’assurer de l’étiquetage de tous les actifs du bureau de la Zone et se rassurer que ceux des autres bureaux au sein de la Zone soient conformément fait ;
- Coordonner les inventaires périodiques des biens et ou articles disponibles au sein de la Zone et en tenir les fiches de leurs stocks et déstockages ;
- Envoyer le rapport d’inventaire G et O à transmettre au Bureau national ;
- Organisateur des systèmes classements des dossiers via Box et coacher tous les administratifs sur la mise en place efficace du système ;
- Revoir le rapport de flotte de FY25 ;
- Coordonner les livraisons et réception des biens de la zone ouest.
Gestion des approvisionnements
- Préparer le plan de passation des marchés du bureau de la zone et le mettre dans Provision pour l’année fiscale qui commence.
- Initier les réquisitions des biens et services administratifs pour le bureau de la zone ;
- Mettre dans ProVision les réquisitions du bureau de la zone en vue de répondre au besoin en bien et service de la zone ;
- Suivre et résoudre les problèmes des factures impayées avec plainte de fournisseurs spécifiques
- Harmoniser avec les autres bureaux de la zone, la liste pour la recharge mensuelle de crédit ;
Gestion de l’Administration
- Être le réceptionniste central dans ProVision pour la zone. De ce fait, réception prendre, dans le système, ainsi qu’à travers les GRN, des biens commandés livrés ou reçus au niveau de la zone ;
- Appuyer, s’il le faut, la réservation des billets pour les vols locaux et internationaux de staffs de la zone ;
- S’occuper de la gestion et de l’organisation de la pause-café ;
- à jour le contrat de bail dans REAM et veiller au renouvellement de contrats d’assurances ;
- Réunir les sauvegardes ou sous-bassement de factures réceptionnées et les transmettre aux finances dans les 48h tout au plus ;
- Tracker les factures soumises au niveau des finances en se rassurant de leur paiement et des causes de leur non-paiement, la prise d’action devant permettre le paiement rapide ;
- Faire la revue de protocole de contrat ;
- Organisateur, gérer et superviser l’entretien de bureau et maintenance de matériels et du bureau
- Superviser les nettoyeurs ;
- S’occuper des préparations de déclarations fiscales provinciales ;
- Se rassurer du bon fonctionnement des dispositifs du fonctionnement de charroi automobile de la gestion de l’approvisionnement et de l’utilisation du carburant dans différents bureaux ou clusters de la Zone ;
- Actualiser, si nécessaire, la liste des recharges des unités et forfaits internet des personnels de la Zone, à transmettre au bureau national ;
- Proposer des améliorations pour optimiser les processus logistiques et administratifs, en collaboration avec le Superviseur.
- Faire des évaluations de nouveaux bureaux et en produire les rapports ;
- Faire toutes autres tâches connexes à l’Administration et logistique
- Faire toute autre tâche demandée par sa hiérarchie
Formation et expérience
- Avoir au minimum un diplôme de Licence en administration des affaires, en économie, en gestion ou dans un domaine connexe. Un diplôme de Master dans les domaines évoqués serait un préféré.
- Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience en gestion ou coordination administrative, ou dans un rôle de gestion intermédiaire.
- Au minimum trois (3) ans d’expérience à un poste d’administration dans une entreprise/ONG/Secteur Humanitaire.
Connaissances, Aptitudes et compétences
- Solide connaissance de la gestion de bureau, des achats, de la logistique et des réglementations de conformité.
- Compétences exceptionnelles en organisation, analyse et communication en français. La connaissance de l’anglais est souhaitable.
- Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
- Maîtrise de Microsoft Office et expérience avec les logiciels de gestion de bureau.
- Pensée stratégique et prise de décision
- Solides compétences en leadership et gestion d’équipe
- Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles
- Souci du détail et sens de l’organisation
- Compétences en budgétisation et en finance
- Résolution de problèmes et adaptabilité
POSTE 2 : Responsable de programme
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