Depuis plus de 35 ans, l’organisation humanitaire SOLIDARITÉS INTERNATIONAL s’engage à apporter son aide en cas de conflit ou de catastrophe naturelle. Notre mission est d’apporter une aide aussi rapide et efficace que possible aux populations en danger en répondant à leurs besoins vitaux : eau potable, nourriture et abri.
Responsabilités
Gestion des approvisionnements :
- Réaliser une analyse de l’environnement d’achat au niveau local
- Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
- Gérer les procédures d’achat de Solidarités International et celles des donateurs finançant les programmes.
- Établir et mettre à jour les calendriers d’achat en tenant compte des tableaux d’approvisionnement, des délais d’exploitation et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales
- Recevoir, approuver et traiter les demandes de devis et les bons de commande internes
- S’assurer que les lignes budgétaires liées à la logistique sont suivies et respectées
- Superviser la préparation des documents d’achat et rédiger les contrats
- Participer à la rédaction de l’appel d’offres
- Superviser les achats en veillant au respect des règles et procédures d’approbation
- Sélectionner les fournisseurs et négocier les prix, les délais et les modes de livraison
- S’assurer que les documents d’achat sont complets et archivés conformément aux procédures de Solidarités International
- Veiller à ce que les relations avec les fournisseurs soient surveillées
Gestion de flotte de véhicules :
- Négocier des contrats de location de véhicules
- Superviser la planification et l’exécution des travaux d’entretien et de réparation des véhicules de mission
- Établir des horaires de déplacement des véhicules
- S’assurer qu’un kit de dépannage complet est disponible à bord de tous les véhicules
- S’assurer en permanence que tous les conducteurs ont reçu une formation générale et effectuer des tests réguliers
- S’assurer que les conducteurs sont conscients de leur obligation de respecter les règles et procédures de sécurité de Solidarités International
- Vérifiez que les carnets de bord des véhicules sont en place et sont utilisés correctement
- S’assurer que la consommation de carburant et le kilométrage du véhicule sont surveillés, consolidés, analysés et enregistrés
- Prévenir le détournement de carburant et de pièces détachées
- S’assurer que tous les véhicules sont accompagnés de documents administratifs et que ceux-ci sont correctement classés et suivis
Gestion des équipements / télécommunications :
- Mettre à jour l’inventaire en temps réel
- Optimiser la répartition des matériaux en fonction des besoins de la tâche
- Organiser l’installation, la sécurisation et la surveillance du matériel
- Installer des moyens de communication et veiller à leur entretien régulier
- Former les équipes à l’utilisation de ces moyens de communication
Gestion et suivi des équipements informatiques :
- Mettre à jour le logiciel antivirus
- Mettre en œuvre des procédures de sauvegarde et de protection des données
- Assurer la maintenance et la bonne utilisation du matériel informatique
- Fournir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation
Gestion des fournitures :
- Sélectionner les emplacements de stockage et créer un plan pour le développement et la sécurité de ces sites
- Assurez-vous que le matériel est stocké dans des conditions appropriées et surveillez les dates de péremption
- S’assurer que les procédures sont suivies lors de l’enregistrement et de la sortie des stocks
- Assurez-vous que toute la documentation liée au stock est complète et correcte
- Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks
Gestion des ressources humaines :
- Analyser et quantifier les besoins en personnel logistique
- Recruter, former et superviser l’équipe logistique
- Effectuer des évaluations de performance pour les membres de l’équipe logistique
- Organiser des réunions d’équipe formelles à intervalles réguliers
Sécurité:
- Mettre en œuvre les mesures de sécurité de l’équipe telles que déterminées par l’équipe de coordination
- Former les équipes aux règles et procédures de sécurité
- Transmettre toute information relative à la sécurité à son responsable hiérarchique
Reporting / Capitalisation :
- Assurer l’établissement des listes de prix et de fournisseurs, ainsi que des informations en usage (import-export, exonération, taxes)
- Assurez-vous que les bons de commande internes sont surveillés et que le statut de chaque commande est communiqué à la personne en attente
- Consolider les packs logistiques mensuellement et les transmettre au coordinateur logistique
- Fournir au coordinateur logistique toutes les informations nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux
- Transmettre les rapports d’achat des programmes clôturés aux coordinateurs à la fréquence établie
Exigences
- Études : M.Sc./B.Sc. en logistique, gestion d’entrepôt, achats ou gestion de la chaîne d’approvisionnement ou tout autre domaine connexe.
- Expérience : 3 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire auprès d’une autre ONG internationale et au moins 5 ans d’expérience dans le secteur humanitaire.
- Langue : L’anglais est obligatoire, la connaissance pratique des dialectes locaux est un atout.
- Informatique : Bonne connaissance de MS Office Word, PowerPoint et connaissances avancées de MS Office Excel
- Compétences techniques : Stratégies d’approvisionnement et d’approvisionnement, Gestion des stocks, Gestion des actifs, Gestion de flotte et de transport, Documentation et rapports et Gestion des locaux.
- Compétences transversales : Capacités de résolution de problèmes, Capacités de communication efficaces, Capacités de négociation, Sûreté et sécurité, Capacité à travailler de manière autonome, Excellentes compétences organisationnelles, Flexibilité pour respecter les délais et Compétences en leadership.
