L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.
PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ
Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.
LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES
Il·Elle rend compte au Chef ou à la Cheffe de Mission et au coordinateur ou à la coordinatrice général·e (supérieur·e·s hiérarchiques) et au référent ou à la référente logistique (référent·e technique) du siège.
Il·Elle encadre l’ensemble de l’équipe logistique ; et collabore avec toutes les équipes.
MISSION ET ACTIVITÉS PRINCIPALES
Le Coordinateur ou la Coordinatrice logistique a pour rôle de garantir le support technique et logistique des missions, la pertinence et la cohérence des programmes en termes logistiques. Bien que basé en capitale, le Coordinateur ou la Coordinatrice Logistique est avant tout un acteur de terrain. Ainsi, il·elle y passera au moins 50% de son temps afin de participer activement à l’ouverture et au développement de nos programmes, de former et d’encadrer les logisticiens et logisticiennes de terrain, de veiller à l’application des politiques ainsi qu’à l’utilisation des techniques et des équipements les plus appropriés.
Il doit s’assurer que toutes les activités logistiques supports aux programmes respectent les procédures détaillées dans le TVE (Tableau Engagement des Dépenses). Il s’assure que la mission s’inscrit dans la démarche environnementale dans le cadre de ses attributions.
1 – Participe à l’élaboration des propales, des concept notes des projets sur la mission :
- Détecte les enjeux logistiques dans la mise en œuvre du projet
- Produire des annexes support logistique au nouveau projet
- Effectue les estimations de cout support approvisionnement…pour la rédaction des soumissions de projets.
2- Analyse, définit et ajuste les moyens logistiques de la mission
a- Recueil de données
- Consolide les rapports de toutes les familles logistiques et analyse les données
- Fais des retours sur les packs logistiques des RLP chaque mois au RLP et transmet au ref log desk.
- Suivi qualitatif de l’utilisation des outils log sur la mission
- Contribue à la mise en place des outils permettant au desk et aux équipes de participer au suivi de la mission et aux prises de décisions (sitreps, rapports d’activité, rapports de visites etc.).
b- Analyse, interprète et définit la stratégie logistique de la mission
- Apporter du support logistique et technique aux développements des différents projets de la mission : interaction lors des réunions de coordinations, donne des réponses techniques aux questions logistique de mise en œuvre…
- En collaboration avec les logs projets, le Coordinateur Logistique planifie et assure le suivi des programmes logistiques des divers projets, en adéquation avec les besoins
- Fixer les stratégies logistiques et mettre en œuvre les activités logistiques pour toute la mission.
3 – Mise en œuvre des programmes ALIMA
a Représentation
- Assure une collaboration active et participe activement aux différents clusters UN et forums inter-ONG, en partageant les comptes rendus des réunions au sein de la coordination et avec le Desk si pertinent.
b- Contribue à l’organisation des projets
- Participe aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs :
- Participe à la détection (visites et recherche d’informations) et à la réaction rapide aux urgences,
- Participe à la surveillance des opérations sur les projets,
- Planifie et assure le suivi des programmes logistiques des divers projets en adéquation avec les besoins médicaux (état des lieux, priorités, budget, choix techniques, supervision avancée des projets,).
- Contrôle que l’approvisionnement des projets (Commandes internationales et locales, stockage, réception, livraison, transport,) est assuré dans les meilleurs délais, applique des solutions correctives si nécessaire
- Supervise la qualité des activités d’hygiène dans les structures de santé avec le coordinateur médical : Eau, hygiène, assainissement, lutte anti-vectorielle, …
- Garantit l’adéquation des équipements, leur entretien et leur renouvellement…
- S assure de l’application des procédures de suivi des équipements, contrôle la qualité des outils de suivi….
- Partage les données logistiques de façon pertinente avec les départements support et opérationnels. Ainsi que le Desk.
c- Gestion de la sécurité
- Supervise la gestion sécuritaire en lien avec le Chef ou la Cheffe de Mission (analyse des risques, suivi des mouvements, rédaction des guides sécu,).
- Évalue et coordonne la mise en place et le respect des mesures de réduction de risques sur toute la mission : mis à jour des outils, choix des bâtiments, briefing….
- Limite les risques pris par les équipes, en veillant à la présence, la fiabilité et la bonne utilisation des moyens et méthodes utilisés pour la sécurité (informations, équipements, briefing, formation,).
d- Communication et vie d’équipe
- Assure l’adéquation des conditions de vie des équipes (Bâtiments, standard de confort,
- Organise et encadre le fonctionnement de la logistique des missions (briefing, visite, personnel, appui au log terrain,).
4- Respect des procédures
- Assure la gestion financière logistique du programme :
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- Elabore le budget logistique et assure les révisés budgétaires en fonction des travaux en cours et planifie les activités à venir ;
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- Suit les dépenses par axes analytiques et les analyses, en collaboration avec les responsables administratifs.
- Garantir la qualité des dossiers d’approvisionnement sur la base du TVE des différents sites de la mission par la formation des équipées, en mettant un accent sur la rigueur du respect des procédures.
- Veiller l’application des procédures et outils adéquat dans l’exécution des chantiers techniques : construction, WASH…
- Définition des implications logistiques dans les « proposal » (besoin, coût, planning, procédures, dérogation éventuelle).
5- Objectifs spécifiques
- Préparation aux réponses d’urgence : Détails des activités logistique par scénario d’intervention, anticipe les moyens à mobiliser pour répondre aux urgences …
- Revoir le set up RH log dans la stratégie globale de la mission et en particulier dans les zones d’accès difficiles (profilage)…
- S’impliquer activement dans la stratégie « remote contrôle » de certains projets de la mission du au contexte sécuritaire.
- Au niveau sécurité, s’investir avec le chef de mission dans le suivi rigoureux des indicateurs de niveau de sécurité dans le pays …
- Suivi de la mise en place des projet spécifiques (AIRE, vaccination Covid…) : les activites, approvisionnement, reporting.
6-. Encadrement et animation d’équipe
- Mettre en place un département logistique à la coordination dans un esprit et un fonctionnement garantissant les synergies entre service. Impulse des échanges de bonnes pratiques intra et inter départements.
- Définir les profils de poste et les plans d’objectifs de performance des membres de son équipe dans un objectif de développement des compétences. Participer aux bilans de son équipe dans une approche de parcours professionnel et participe aux bilans des responsables du département logistique des bases (RLP, responsable approvisionnement…)
- Rendre possible des formations et changement de poste en renforçant leurs compétences et développant leur autonomie.
- Proposer et anticiper des détachements vers d’autres missions ALIMA.
- Identifier les compétences que les membres de son équipe doivent acquérir pour maîtriser leurs postes et organiser des formations pour les renforcer OU S’assure de l’adéquation des besoins de l’organisation avec les savoir-faire et les motivations de ses collaborateurs.
- Incarne et transmet les valeurs, veille au respect du code de conduite et des politiques institutionnelles, de l’état d’esprit et des comportements individuels et collectifs attendus.
- Organiser et animer des réunions d’équipe.
- Supervision, formation, support et évaluation technique des logisticiens capitaux et bases.
- Organisation du département logistique en l’absence d’un logisticien.
- Organisation de formations logistiques pour les logisticiens terrain (2 fois par an).
- Briefing de tout nouvel expatrié au niveau national (sécurité + information logistique).
- Briefing de tout nouvel expatrié logistique (organisation, description de poste…).
- Prévision des besoins RH expatriés.
7- Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles :
- Participe aux formations et séances de sensibilisation
- Applique les standards relatifs à la prévention des abus
- Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus
- Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur.
8- Responsabilité environnementale au sein du département logistique et de la mission
- Met en œuvre les moyens pertinents en phase avec la politique environnementale : Energie, approvisionnement….
- Gestion des déchets médicaux dans les structures en respectant les protocoles de destruction.
- Gestion des huiles de moteur – cartouches d’imprimantes…
Expériences et compétences
- Expériences
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- Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un même poste similaire (avec un gros volume d’activités).
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- Expérience reconnue dans la mise en place et le suivi des schémas de gestion logistiques et sécurités ONG
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- Expérience dans un contexte d’intervention de prise en charge de la malnutrition.
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- Expérience en gestion d’équipe.
Qualités du candidat
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- Leadership
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- Vision stratégique
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- Sens de la diplomatie
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- Flexibilité et gestion du stress
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- Travail d’équipe et coopération
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- Capacité d’analyse et de synthèse
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- Capacité d’organisation
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- Autonomie, curiosité et sens critique
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- Patience et maturité professionnelle
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- Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels
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- Bonne condition physique
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- Connaissances informatiques de base (Word, Excel et internet).
Langues
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- Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable
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- L’anglais est un atout.
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