Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique.
Historique de la mission
Présente au Tchad depuis 2004, Première Urgence Internationale (PUI) y mène des interventions humanitaires principalement dans la province du Ouaddaï, à l’est du pays. Dans un contexte marqué par une instabilité régionale, des crises prolongées et un afflux important de réfugiés soudanais depuis 2023, PUI développe une approche intégrée en santé, nutrition, sécurité alimentaire et eau, hygiène et assainissement (WASH).
A travers des actions adaptées et des partenariats stratégiques, la mission vise à renforcer l’accès aux services essentiels, à soutenir les communautés hôtes et déplacées, et à répondre aux besoins les plus urgents des communautés. PUI travaille en étroite collaboration avec les acteurs humanitaires, les autorités locales et les acteurs communautaires pour améliorer durablement la prise en charge des besoins humanitaires. La mission met actuellement en œuvre plusieurs projets financés par des bailleurs internationaux (CDCS, ECHO, AFD, CIAA) et poursuit une stratégie de développement de son portefeuille et de renforcement de capacités pour pérenniser ses actions.
Dans ce cadre, PUI recherche un (e) Superviseur (se) Liaison et Administration.
Objectif global :
Sous la supervision et l’encadrement du coordinateur RH, Le/la Superviseur (se) Liaison et Administration aura pour rôle d’appuyer la mission, facilitant la coordination et l’application des démarches Administratives, du suivi des dépenses et du suivi logistique. Son objectif principal sera de faciliter la coopération entre le bureau de coordination et le bureau terrain. Il/Elle interviendra en tant que support, sous la responsabilité hiérarchique du coordinateur RH et en liaison direct avec différents interlocuteurs du bureau terrain.
Responsabilités et champs d’actions
- Gestion administrative
- Gestion financière
- Suivi Logistique.
- Suivre et s’assurer que les SOP Intermissions et autres procédures administratives associées soient respectés.
- Soutenir le département finance, en assurant la liaison entre la base et la Coordination (transfert bancaires, suivi des factures à Ndjamena, préparation des dossiers de paiement) ainsi qu’en initiant l’ensemble des dépenses et autres opérations réalisées depuis Ndjamena (Centralisation des dossiers, supervision des paiements, suivi des perdiems, tout autre type de paiement opérationnel).
- Aider à la gestion du personnel, spécifiquement expatrié, faire un suivi rapproché de toutes les démarches administratives (Visa, autorisation de circuler, renouvellement de Visa, gestion de leur sante, organisation des entrées/sorties du territoire, gestion de la Guest house & hôtels).
- Piloter et mettre à jour les mouvements des collaborateurs de passage et des biens (Staff, flux de marchandises, équipements etc …. ).
- S’assurer que tous les expatriés sont briefés sur le fonctionnement des démarches administratives au Tchad et que les personnels ont reçu un briefing sécurité du point focal désigné par la mission Tchad et dispose des moyens de communication appropriés durant leur séjour dans le pays.
GESTION ADMINISTRATIVE
- Ilelle veille au suivi et à la concrétisation de l’ensemble des procédures administratives pour les expatriés.
- Il/elle s’assure que les démarches administratives nécessaires à la réalisation des activités sont effectuées permettant le déroulement des opérations et des déplacements des collègues dans des conditions optimales.
- Il/elle veille à la mise à jour des différents outils de suivi concernant les mouvements des équipes.
- Il/elle veille à la prise en charge des accommodations lors de l’arrivée et des départs des équipes Inter Missions.
- Il/elle veille à assurer une communication régulière avec le coordinateur RH, le directeur pays et l’Area Coordinateur, afin de prévenir des sujets qui méritent leurs attentions.
- Il/elle tient et met à jour la contact list du personnel inter Missions (numéros professionnels et whatsapp) afin de faciliter la communication.
- Ilelle tient et met à jour la contact list avec ses principaux interlocuteurs au niveau des administrations publiques locales.
GESTION FINANCIERE
- Il/elle veille à assurer les paiements de l’ensemble des démarches administratives dont il est responsable, et en particulier tous les paiements opérationnels.
- Il/elle est responsable de la préparation des documents de paiement et de l’archivage.
- Il/elle fait le suivi de la vérification des pièces justificatives présentées.
- Il/elle fait le suivi des avances opérationnelles qui sont délivrées par la mission Tchad à N’Djamena.
- Il/elle assure la liaison avec le département logistique du Tchad lors des procédures d’achat.
- Il/elle aide à la préparațion et à l’archivage des documents de paiements destinés aux transferts bancaires initiés par la mission Tchad.
- Il/elle s’assure que l’ensemble des documents et preuves de paiements soient correctement archivés dans le SharePoint.
SUIVI LOGISTIQUE
- Il/elle assure la gestion et l’inventaire du magasin basé à Ndjamena (Ordinateurs, carte Sim et crédit de communication).
- Il/elle réceptionne et délivre les outils et moyens de communication aux expatriés.
- Il/elle assure la bonne réception et les bons retours des outils mis à disposition des équipes expatriées (via la signature d’une fiche d’entrée et de sortie).
- Il/elle assure la mise à jour de l’outil de suivi de consommation de crédit et le communique.
- Il/elle assure le suivi de l’achat de crédit et l’approvisionnement sur les téléphones de manière mensuelle.
- Il/elle assure la liaison avec le département logistique entre le bureau de coordination et le bureau terrain.
Profil recherché :
Être titulaire d’au moins un Bac + 3 en gestion administrative et des ressources humaines et / ou autres diplômes pertinent (sciences économiques, sciences de gestion … ).
Tout autre diplôme(s) et/ou formation(s) amenant une plus-value pour occuper le poste serait apprécié.
Expérience Professionnelle Requise :
3 ans d’expériences professionnelles minimum sur un poste de gestion administrative, management ou gestion des ressources humaines ou un poste ou similaire.
Expérience Professionnelle Requise :
Expérience(s) dans la gestion administrative, liaison et financière dans une ONG internationale ou nationale apprécié.
Connaissances et compétences obligatoires
- Microsoft Excel – Bon niveau
- Capacite redactionnelle
- Base en gestion logistique
- Base en gestion des Ressources Humaines
- Base en gestion informatique
- Français lu, parlé et écrit
- Anglais lu, parlé et écrit
- Microsoft Office.
Caractéristiques personnelles requises :
- Capacité d’analyse (discernement, pragmatisme) et de synthèse
- Flexibilité
- Organisation, rigueur et respect des deadlines
- Grande capacité d’écoute et de négociation
- Bonne capacité de communication
- Capacité à rester calme et à garder son sang-froid.
- Capacité à travailler dans des conditions stressantes et avec de nombreuses tâches à accomplir au même moment.
- Attitude responsable et rigoureuse dans l’exercice de ses fonctions
- Transparence et honnêteté irréprochable
- Discrétion totale, en interne comme en externe, concernant les procédures, le fonctionnement et la situation financière de Première Urgence Internationale
- Confidentialite relative aux elements RH dont il aurait connaissance
- Disponibilité en fonction des tâches et de l’importance du travail à réaliser. Prévenir la hiérarchie à l’avance en cas d’indisponibilité
- Respect des relations hiérarchiques propres à l’organisation
- Rester poli et courtois en toutes circonstances.
Conditions :
- Poste base à NDJAMENA
- Contrat de Travail a Durée Déterminée
- Salaire defini selon la grille salariale PUI
- Entrée en poste en septembre 2025.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Comment postuler ?
1. LE (LA) CANDIDAT(E) DOIT RENSEIGNER LE QUESTIONNAIRE EN LIGNE A TRAVERS LE LIEN :
RECRUTEMENT POUR LE POSTE D’UN (E) SUPERVISEUR (SE) LIAISON ET ADMINISTRATION
2. LE (LA) CANDIDAT(E) DOIT ENVOYER SON DOSSIER DE CANDIDATURE COMPOSE D’UN CV ACTUALISE ET D’UNE LETTRE DE MOTIVATION A L’ADRESSE: [email protected] EN PRECISANT EN OBJET « SON NOM + SUPERVISEUR LIAISON ET ADMINISTRATION »
3. PUI SE RESERVE LE DROIT DE NE PAS TRAITER LES DOSSIERS INCOMPLETS
4. SEUL(E)S PERSONNELLEMENT LES CANDIDAT(E)S PRESELECTIONNE(E)S SERONT CONTACTES
5. DATE LIMITE DE DEPOT DES DOSSIERS : JEUDI, 21 AOÛT 2025.
Procédure de recrutement :
- Présélection sur analyse des dossiers ;
- Test écrit ;
- Entretien d’embauche ;
- Prise de références professionnelles.
