Family Health International (FHI 360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présent dans plus de 60 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et de la technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement.
POSTE 1 : Assistant aux achats
Au Sénégal, FHI 360 met en œuvre différents projets visant à améliorer la qualité de vie de la population et à soutenir le développement humain. En appui à la stratégie nationale de lutte contre les maladies, les différents projets fournissent une assistance technique stratégique et des prestations directes de services pour améliorer la prévention, le dépistage et le traitement des populations cibles, en particulier les groupes les plus vulnérables et populations prioritaires.
FHI 360 Sénégal recrute pour son bureau de Dakar Un (1) Assistant Achats.
DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la Supervision du Senior Procurement Officer, le Procurement Assistant aura pour mission de soutenir les processus d’approvisionnement du bureau FHI360 Sénégal. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les équipes des programmes et des finances basées au Sénégal et au siège dans tous les aspects de la gestion des achats pour assurer le bon fonctionnement et la mise en œuvre du programme. Il/elle collaborera étroitement avec l’équipe des programmes et des finances pour l’achat de fournitures de bureau et programmatiques, d’équipements et d’autres demandes d’achat.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
- Coordonner la gestion des agents de sécurité et des techniciens de surface en respectant les procédures du bailleur et de FHI 360.
- Veiller au respect strict du cycle complet de la procédure d’achats.
- Appuyer, maintenir et examiner les dossiers d’achat, les rapports et les listes de prix de tous les départements
- Contacter les fournisseurs pour planifier ou accélérer les livraisons, résoudre les pénuries, les livraisons oubliées ou tardives, s’assurer que les conditions contractuelles et les besoins de l’entreprise sont satisfaits.
- Comparer les prix, les spécifications et les dates de livraison afin de déterminer la meilleure offre parmi les fournisseurs
- Maintenir la documentation des bons de commande et vérifier les factures avec la comptabilité pour le paiement
- Aide à l’élaboration et à la révision des procédures et politiques opérationnelles en rapport avec l’approvisionnement
- Aide à la formation et à l’élaboration de politiques et de procédures pour le personnel et les domaines fonctionnels ;
- Participer à l’évaluation préalable des candidats potentiels, en particulier à l’examen des procédures financières, comptables et administratives pour le contrôle des fonds et des dépenses, y compris les rapports et les autorisations appropriées.
- S’assurer de la conformité totale avec les politiques d’achat de l’entreprise et les règlements applicables du bailleur de fonds ;
- Procéder au classement sans exception de tous les documents physiques et électroniques
- Appuyer à la mise à jour de la liste des fournisseurs disponibles
- Appuyer à la gestion des contrats et au suivi des services
- Appuyer au suivi des documents administratifs des véhicules (admission temporaires, visites techniques…)
- Appuyer sur l’inventaire des immobilisations
- Appuyer la gestion du carburant et à la réconciliation mensuelle
- Effectuer d’autres tâches assignées.
Exigences minimales :
- Licence en, gestion économique, gestion des achats, ou de la chaîne d’approvisionnement, du secteur public ou d’un domaine connexe.
- Au moins 2 à 3 ans d’expérience de préférence pour des projets de développements financés par des bailleurs de fonds
- Connaissance démontrée du processus de gestion des Achats et des règlements des bailleurs
- Connaissance des processus d’approvisionnement
- Capacité de travailler avec un personnel et des partenaires culturels et géographiquement diversifiés
- Bonne compétence en communication et en rédaction de rapports
- Aptitude démontrée à travailler à la fois en équipe et de manière indépendante
- Polyvalence et intégrité démontrées
- Compétence professionnelle à l’oral, à la lecture et à l’écrit français obligatoire, compétence en anglais aussi préférée.
CONDITIONS DE VOYAGE :
- 5 à 10 % de voyages domestiques.
