Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante, une association caritative ou à but non lucratif [sélectionner le cas échéant] qui œuvre pour les droits des enfants et l’égalité des filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant, mais nous savons que ce potentiel est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En collaboration avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous œuvrons pour un monde plus juste, en nous attaquant aux causes profondes des difficultés rencontrées par les filles et les enfants vulnérables. Nous défendons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte et leur permettons de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre rayonnement, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons le changement des pratiques et des politiques aux niveaux local, national et mondial.
Depuis plus de 85 ans, nous rassemblons d’autres optimistes déterminés pour transformer la vie de tous les enfants dans plus de 80 pays.
L’opportunité
Le/La coordinateur(trice) des subventions dirige le démarrage et la clôture des projets, l’élaboration et la gestion des accords de financement (AF) ; les systèmes de gestion des subventions, la tenue des registres des subventions et les rapports aux donateurs. Il/Elle fournit également des informations à Plan International Burkina et assure le suivi technique des subventions, le cas échéant, afin de garantir leur conformité avec les exigences des donateurs et les politiques et procédures de Plan.
Le coordinateur des subventions soutiendra et assistera le responsable du développement commercial (BDM) et l’équipe du programme dans l’identification et la recherche de financement auprès de multiples sources, la coordination et la gestion du portefeuille de subventions.
Principales responsabilités
Subventions et gestion de fonds
- Élabore le budget du donateur en fonction du budget du projet
- Établit les documents d’accord de financement (FAD)
- Établit la tenue de registres de subventions électroniques
- Élabore un calendrier pour suivre l’état des rapports sur les FAD
- Organise, en coordination avec le personnel du programme, les processus de démarrage des subventions, y compris la participation aux ateliers de démarrage des subventions, les budgets, l’élaboration des grandes lignes du projet, etc., selon les besoins.
- Élabore un calendrier des dates de rapport des subventions et des analyses de données (par exemple, les tendances)
- Vérifie la cohérence des rapports narratifs/d’avancement, s’assure que les modèles de rapport des donateurs sont utilisés et garantit une soumission en temps opportun
- Visite régulièrement l’unité de programme et les projets de subvention pour suivre l’avancement et la mise en œuvre des subventions et pour collecter les données nécessaires.
- Prépare et s’assure que les objectifs des visites des donateurs et des bureaux nationaux (BN) sont atteints.
- Organise des appels trimestriels avec le NO sur l’état d’avancement des projets.
- Signale tous les problèmes liés aux subventions au responsable des subventions et du développement commercial ou à tout responsable concerné.
Gestion du système
- Agit en tant qu’expert en la matière pour le module de gestion des subventions et des fonds du système.
- S’assure que tous les documents d’approbation de financement approuvés (FAD) sont correctement administrés dans le système en tant que lots de financement et correctement classés.
- Assure la bonne maintenance de toutes les subventions, fonds, SPAD et GMFAD du système.
- Assure la configuration rapide et appropriée des données principales de la subvention et du fonds, y compris la liaison de la subvention ou du fonds au projet.
- Met à jour et maintient le pipeline de subventions dans le système concerné.
- Clôturez la subvention dans le système une fois les processus nécessaires entrepris et la notification reçue du NO ou du donateur.
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de financement du projet pour garantir que les revenus sont reflétés dans les subventions.
- Assumer toute autre responsabilité liée à la mise à niveau ou à l’amélioration du système.
Conformité
- Soutenir le développement du cadre de conformité, en maintenant un système structuré de politiques, de procédures et de contrôles qui garantit que les fonds sont utilisés conformément aux réglementations et aux conditions fixées par le donateur.
- Soutenir le PM dans la mise en place du projet en adéquation avec les exigences des donateurs.
- Veiller à ce que tous les projets (subventions et fonds (parrainage)) soient conformes aux politiques, procédures et processus opérationnels internes établis.
- Communiquer les exigences et les réglementations des donateurs au personnel concerné.
- Travailler avec différentes équipes pour assurer le respect des règles de conformité des donateurs.
- Identifier les risques de conformité dans le portefeuille de subventions.
Formation et développement
- Renforce les capacités techniques des PIIA et des partenaires de mise en œuvre en matière de conformité des donateurs et de rédaction de rapports de qualité.
- Former tous les nouveaux employés au système dans les domaines du module de subventions et de fonds.
Acquisition
- Coordonne la décision d’accepter ou de refuser les acquisitions de subventions
- Participe activement aux processus d’élaboration des propositions en collaboration avec le personnel du programme et des opérations.
- Collecte des données pour l’élaboration de propositions
- mettre à jour le pipeline de subventions et partager des rapports trimestriels sur le même sujet
Responsabilités supplémentaires
- Accompagnement dans le processus annuel de planification et de budgétisation.
- Soutenir les processus d’audit.
- Soutenir le reporting final.
- Assurez-vous que le système BD SharePoint est mis à jour régulièrement, ainsi que tous les documents justificatifs et les rapports soumis pour garantir l’accessibilité et le partage des informations entre tout le personnel concerné.
Ce que nous recherchons
- Solides compétences en rédaction et en révision
- Souci du détail et compétences organisationnelles
- Connaissance des bases de données de subventions et des plateformes de financement
- Connaissance de la budgétisation et des rapports financiers
- Capacité à gérer plusieurs délais
Pour plus d’informations concernant ce poste, veuillez cliquer sur le lien suivant :
Description du poste de coordonnateur des subventions BFA
Lieu : Ouagadougou, Burkina Faso
Type de poste : Contrat à durée déterminée local (un an renouvelable en fonction des performances et de la disponibilité budgétaire)
Responsable du développement commercial
Niveau : Niveau 14. Nous serons heureux de divulguer le salaire et les avantages sociaux applicables aux candidats dans le cadre de ce processus, cependant, veuillez noter que le salaire et les avantages sociaux seront fixés conformément aux échelles salariales du bureau de pays de Plan Burkina Faso.
Date limite de candidature : 25 octobre 2025, 12 h 00 GMT
Dates prévues des tests du premier tour : 31 octobre 2025
L’égalité, la diversité et l’inclusion sont au cœur même de tout ce que représente Plan International.
